4.1 Các phát hiện qua nghiên cứu
Để công ty đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh như hiện nay đòi hỏi nhà quản lý phải quán triệt chất lượng toàn bộ công tác quản lý, phối hợp tổng hoà nhiều biện pháp. Từ đó thực hiện đầy đủ chức năng, phản ánh và giảm sát mọi hoạt động kinh tế, kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính toán khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định.
+ Công tác quản lý nguyên vật liệu:
Các nghiệp vụ tăng giảm nguyên vật liệu được kế toán hạch toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành và được phản ánh một cách thường xuyên liên tục. Việc kết hợp giữa kế toán nguyên vật liệu với kho trong việc đối chiếu số liệu nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn trong tháng đã tránh được tình trạng nguyên vật liệu thừa thiếu nhưng không phát hiện sớm để xử lý.
Việc xác định thường xuyên số liệu tồn kho đó giúp cho việc cung cấp vật tư, vật liệu được thường xuyên, kịp thời tránh được tình trạng thiếu vật tư đồng thời không gây ứ đọng vốn do số lượng tồn kho quá nhiều gây thất thoát NVL.
Sản xuất xây lắp thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp của các yếu tố về điều kiện tự nhiên nên việc thi công xây lắp mang tính thời vụ và nhiều rủi do bất ngờ như : khí hậu, thời tiết, tình hình địa chất, thuỷ văn mà các ngành khác ít bị ảnh hưởng, làm ảnh hưởng đến kỹ thuật thi công, tiến độ thi công và phải có biện pháp quản lý bảo quản máy thi công, vật liệu ngoài trời, gây thiệt hại phá đi làm lại, thiệt hại ngừng sản xuất …
Sản phẩm xây dựng đòi hỏi phải có khối lượng vật liệu xây dựng lớn, nhất là phần thô chủ yếu là vật liệu nặng nên nhu cầu vận chuyển nhiều, chi phí vận chuyển lớn đòi hỏi phải tổ chức cung ứng vật liệu phù hợp để đưa vật tư đến tận chân công trình đáp ứng tiến độ thi công, tránh phải bảo quản vật liệu thừa tại nơi thi công vì dễ xảy ra thất thoát do không có kho tàng hoặc do kho tàng tạm bợ. Cũng do khối lượng vật tư lớn nên đơn vị sản xuất thường không thể dự trữ đủ vật liệu cho sản xuất, hơn nữa do thiếu vốn và thiếu kho tàng nên chi phí vật liệu trong sản xuất xây dựng thường phụ thuộc vào giá vật liệu trên thị trường tại các thời điểm khác nhau.
Tất cả những điểm trên khiến công tác kế toán của Công ty gặp nhiều khó khăn, phải theo dõi chi tiết sự biến động của giá cả NVL trên thị trường, làm phát sinh tăng chi phí NVL, tăng giá thành công trình.
Vì đặc điểm của ngành xây dựng nên các kho dựng tạm bợ tại các công trình làm cho các vật tư bị ảnh hưởng không nhỏ của thời tiết.
+ Công tác kế toán nguyên vật liệu:
Công ty đã tiếp cận và áp dụng chế độ kế toán được quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp xây dựng.
Trong Công ty, kế toán không theo dõi chi phí cho từng công việc mà theo dõi chung cho toàn bộ công việc theo TK 621, TK 622, TK 627. Kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng, giá trị chi phí NVL cho từng công trình, hạng mục công trình, chưa theo dõi được về mặt số lượng chi phí NVL cho từng hạng mục công việc. Đó là những hạn chế của kế toán trong việc kiểm soát chi phí theo công việc.
Hình thức kế toán Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức với việc tổ chức kế toán trên máy vi tính vì mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu. Hơn nữa kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên bất cứ thời điểm nào cũng tính được giá trị nhập, xuất, tăng, giảm, hiện có của nguyên vật liệu. Như vậy Công ty có điều kiện để quản lý tốt NVL và hạch toán chặt chẽ, đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại Công ty.
Đối với việc quản lý NVL : có hai trường hợp mua vật tư (cán bộ phòng vật tư mua hoặc cử người đi mua) thì phòng vật tư đều tiến hành lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, đây là cách quản lý vật tư chặt chẽ nhưng trong trường hợp vật tư do đội mua mua đến đâu xuất đến đó, không tồn kho, nếu các công trình ở xa thì việc lập phiếu nhập kho khi có yêu cầu sản xuất các đội phải lập phiếu lĩnh vật tư do đội trưởng ký xác nhận sau đó gửi về cho phòng vật tư để lập phiếu xuất kho rồi lại chuyển về cho các đội sau đó mới được phép xuất kho. Đây là việc làm không cần thiết có thể dẫn đến mất thời gian và làm việc thi công công trình bị chậm chễ.
Việc xây dựng định mức dự trữ NVL thực tế ở công ty chưa xây dựng định mức dự trữ NVL. Mặc dù trong nền kinh tế thị trường, việc cung cấp các loại NVL rất thuận tiện nhưng cũng có không ít biến động, mà mỗi sự biến động nhỏ cũng ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất cũng như tiến độ thi công công trình. Nếu Công ty không xây dựng định mức dự trữ thì công việc sẽ bị đình đốn khi NVL trở nên khan hiếm hay khi giá cả thị trường đột nhiên tăng lên.
Về tình giá NVL : Chi phí như xăng dầu cho xe vận chuyển trong trường hợp Công ty sử dụng phương tiện của mình vận chuyển, kế toán tập hợp chi phí này vào tài khoản 627. Như thế trị giá thực tế của vật tư không đúng với quy định của Bộ tài chính.
Về phương pháp hạch toán : Trong công ty kế toán áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Tuy phương pháp này đơn giản dễ thực hiện nhưng không còn phù hợp với mô hình kinh doanh của Công ty.
Về phân loại NVL : Công ty đã dựa vào vai trò công dụng của vật liệu để đưa ra nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế … việc phân loại NVL của Công ty dựa trên cơ sở như vậy là hợp lý nhưng Công ty chưa vận dụng việc phân loại trên để lập sổ danh điểm vật tư, vì việc sử dụng sổ danh điểm vật tư sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý hạch toán NVL ở Công ty được thống nhất, dễ dàng, thuận tiện khi tìm thông tin về một thứ hay một nhóm vật liệu nào đó.