thuật tại kho công trường Yên Sơn A 265m ống thép tráng kẽm D40 với đơn giá là 64.000 đ/m. Như vậy giá thực tế xuất kho là: 265 x 64.000 = 16.960.000
3.2.2 Kế toán chi tiết NVL tại Công ty TNHH Tư vấn Thiết kế và Xây dựng QuảngNam Nam
3.2.2.1 Chứng từ sử dụng
Quá trình nhập kho
- Hợp đồng kinh tế - Hoá đơn GTGT
- Biên bản kiểm kê, kiểm nghiệm vật liệu - Phiếu nhập kho
- Các chứng từ khác có liên quan
Quá trình xuất kho
- Giấy đề nghị xuất NVL - Lệnh xuất kho NVL - Phiếu xuất kho
- Các chứng từ có liên quan khác
3.2.2.2 Trình tự hạch toán chi tiết NVL
- Để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty, kế toán chi tiết NVL phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm vật tư, được điều hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ. Công ty TNHH Tư Vấn Thiết Kế và Xây Dựng Quảng Nam hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song.
+ Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho thủ kho tiến hành trên thẻ kho.Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình Nhập – Xuất – Tồn của từng loại
NVL theo chỉ tiêu số lượng, thẻ kho được mở theo từng danh điểm NVL. Hàng ngày, từ các phiếu nhập kho NVL sau khi đã đối chiếu, kiểm tra với số lượng thực nhập, xuất kho thủ kho ghi vào các thẻ kho của các NVL liên quan và chuyển toàn bộ phiếu và chứng từ liên quan lên phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho cộng tổng số lượng nhập, xuất, tồn đối chiếu với các bảng tổng hợp do kế toán lập.
+ Ở phòng kế toán: Thông thường 4 đến 5 ngày, kế toán viên nhận chứng từ nhập, xuất do thủ kho chuyển đến. Kế toán NVL kiểm tra, đối chiếu chứng từ với số liệu ghi trên thẻ kho, nếu khớp sẽ ký vào thẻ kho. Sau đó kế toán tiến hành tính toán và định khoản trên các chứng từ kế toán. Từ những chứng từ này, kế toán vào sổ nhật ký chung, đồng thời ghi vào các sổ kế toán chi tiết 152 (theo dõi cho từng loại vật tư), sổ chi tiết 331( chi tiết cho từng đơn vị) …. Kế toán Sử dụng sổ kế toán chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn theo chi tiết hiện vật, giá trị trên “Bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên liệu, vật liệu”. Từ sổ nhật ký chung làm căn cứ để ghi vào sổ cái các tài khoản 152, 331, 621, …
3.2.2.3Tổng quát quá trình nhập – xuất nguyên vật liệu tại Công ty
Chi phí NVL trực tiếp là một chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm, nó chiếm khoảng từ 50 – 70% tổng chi phí. Do đó việc hạch toán chính xác, đầy đủ chi phí này có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công và đảm bảo tính chính xác của giá thành xây dựng.
Chi phí NVL là loại chi phí trực tiếp nên nó được hạch toán trực tiếp vào các đối tượng là công trình, hạng mục công trình theo giá thực tế của từng loại vật liệu xuất kho.
Chi phí NVL chính trong Công ty bao gồm giá trị vật liệu xây dựng như: Gạch, xi măng, sắt, vôi, cát … dùng trực tiếp vào xây dựng công trình, hạng mục công trình.
Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho NVL
Sơ đồ 3.3 : Sơ đồ khái quát chung thủ tục nhập kho
Hoá đơn Biên bản kiÓ ki Vật liệu
Biên Bản kiểm
kiểm nghiệm
Biên bản kiểm nghiệm,
Hoá đơn, phiếu nhập kho
Do đặc thù ngành xây dựng nên kho được xây dựng và đặt tại công trình, mỗi công trình một kho. Trước khi công trình khởi công, Phòng kế hoạch có trách nhiệm bóc tách dự toán của công trình đó, lập kế hoạch cung ứng vật tư theo tiến độ thi công từng hạng mục công trình từ đó tìm nhà cung cấp và ký hợp đồng kinh tế.
Khi vật liệu về tới chân công trình trên cơ sở hợp đồng kinh tế,hoá đơn GTGT, biên bản giao hàng, công ty cử cán bộ vật tư thuộc phòng kế toán kết hợp với thủ kho và nhân viên giao hàng tiến hành kiểm tra quy cách, số lượng, chất lượng, chứng chỉ của nhà sản xuất, hoá đơn GTGT nếu đúng và đầy đủ theo đúng quy định trong hợp đồng thì sẽ tiến hành lập “Biên bản kiểm nghiệm” có xác nhận của hai bên. Thủ kho sẽ căn cứ vào “Biên bản kiểm nghiệm”, biên bản giao hàng, hoá đơn GTGT để làm thủ tục nhập vật tư “Phiếu nhập kho”. Do điều kiện công trình ở xa nên để giảm bớt chi phí đi lại và đơn giản trong quá trình làm thủ tục nhập kho, cán bộ vật tư lập phiếu nhập kho thành 3 liên đối với trường hợp mua ngoài, 2 liên đối với trường hợp tự gia công chế biến. Phiếu nhập kho do Công ty chyển đến cho thủ kho của từng công trình, số phiếu được đánh theo thứ tự từ nhỏ tới lớn cho từng năm.
- Liên 1: Người lập phiếu giữ
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó cuối tháng chuyển cho kế toán để làm căn cứ vào sổ kế toán
- Liên 3: Giao cho khách hàng để sau này dùng làm căn cứ thanh toán Quy trình xuất kho
Căn cứ vào nhu cầu thi công của công trình, cán bộ kỹ thuật hoặc chủ nhiệm công trình lên kế hoạch đề nghị xuất vật tư gửi ban giám đốc và phòng kế hoạch, sau khi ban giám đốc và phòng kế hoạch duyệt sẽ gửi lệnh xuất kho xuống phòng cung ứng
vật tư, phòng cung ứng vật tư sẽ xuất kho và lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Người lập phiếu giữ
Liên 2: Giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho, sau đó cuối tháng chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ vào sổ kế toán
Liên 3: Người nhận vật tư giữ