2.4.1.1 Thụng tin hồ sơ mời thầu.
Thu thập thụng tin trước khi bắt đầu một cuộc đấu thầu là một khõu hết sức quan trọng trong quy trỡnh đấu thầu và tỡm kiếm đơn hàng của Cụng ty. Người cú nhiệm vụ tỡm kiếm thụng tin và thu thập thụng tin về cỏc cụng trỡnh đấu thầu, bỏo cỏo lónh đạo để làm cỏc thủ tục phỏp lý đăng ký dự thầu hoặc nhận thầu và phương ỏn lựa chọn đối tỏc liờn doanh, liờn kết để tham gia dự thầu trong cỏc trường hợp cần thiết.
Cụng ty thu thập thụng tin hồ sơ mời thầu cú thể được tiếp cận qua nhiều nguồn: -Thụng qua phương tiện thụng tin đại chỳng: như truyền hỡnh, truyền thanh, internet;
-Từ cỏc cỏ nhõn, cỏc đơn vị trong Cụng ty, cỏc phũng ban trong Cụng ty; -Trực tiếp lónh đạo Cụng ty được tập hợp tại ban dự ỏn.
-Từ cỏc mối quan hệ của Cụng ty.
Để thu thập thụng tin được chớnh xỏc đầy đủ cỏn bộ thu thập thụng tin phải nghiờn cứu kỹ cỏc vấn đề: -Chủ đầu tư. -Ban quản lý. -Cơ quan lập dự ỏn. -Nguồn vốn thực hiện dự ỏn. -Đối thủ.
Mặt khỏc vấn đề xử lý trang thiết bị cho việc xử lý thụng tin cũng hết sức quan trọng. Được thể hiờnh qua phương tiện truyền thụng, mỏy tớnh, internet…
2.4.1.2 Đăng ký dự thầu.
Khi đó tiếp nhận được thụng tin về dự ỏn Phũng Dự ỏn trỏch nhiệm xem xột thực tế năng lực của Cụng ty cú phự hợp với yờu cầu dự ỏn khụng. Sau đú bỏo cỏo ban lónh đạo Cụng ty (Giỏm đốc, Phú Giỏm đốc) xem xột quyết định tham gia hồ sơ dự thầu.
Đơn vị trực thuộc Cụng ty phải bỏo cỏo với Phũng Dự ỏn để đăng ký xin tham gia dự thầu cụng trỡnh. Phũng Dự ỏn cú trỏch nhiệm theo dừi việc tham gia dự thầu cụng trỡnh của cỏc đơn vị nhằm trỏnh tỡnh trạng đăng ký chồng chộo giữa cỏc đơn vị.
Nếu cụng trỡnh lấy danh nghĩa Tổng Cụng Ty, Phũng Dự ỏn làm đơn xin đăng ký danh nghĩa Cụng ty và gửi lờn phũng Phũng Dự ỏn Cụng ty để đăng ký.
2.4.1.3 Mua hồ sơ mời thầu.
Sau khi bỏo cỏo ban lónh đạo Cụng ty (Giỏm đốc, Phú Giỏm đốc) xem xột quyết định tham gia dự thầu Phũng Dự ỏn đó tham gia dự thầu và cú trỏch nhiệm tiến hành mua hồ sơ mời thầu.
2.4.1.4 Lập hồ sơ dự thầu.
Khi cú hồ sơ mời thầu Phũng Dự ỏn cú trỏch nhiệm lập hồ sơ dự thầu
Nếu cỏc cụng trỡnh mà đơn vị trực thuộc đề nghị Cụng ty (Phũng Dự ỏn) chuẩn bị hồ sơ dự thầu thỡ nội dung của hồ sơ mời thầu tựy thuộc vào yờu cầu của hồ sơ mời thầu.
2.4.1.5 Nộp hố sơ dự thầu.
Phũng Dự ỏn sau khi lập xong hồ sơ dự thầu, tiến hành đúng gúi theo quy định và nộp thầu theo đỳng thời gian quy định của chủ đầu tư và lưu lại một bản sao tại Phũng Dự ỏn.
2.4.1.6 Theo dừi kết quả.
Phũng Dự ỏn sau khi nộp hồ sơ dự thầu đợi kết quả.
Nếu trỳng thầu Phũng Dự ỏn cú trỏch nhiệm chuyển cho Phũng Kế Hoạch và chuyển cho Đội thi cụng 1 bộ để thực hiện. Hồ sơ dự thầu được lưu giữ đến hết thời hạn bảo lónh của cụng trỡnh.
Nếu cụng trỡnh khụng trỳng thầu. Hồ sơ dự thầu được lưu giữ ở Phũng Dự ỏn và khụng cú giỏ trị để thi cụng.
2.4.1.7 Thương thảo ký kết hợp đồng.
Khi cú quyết định trỳng thầu Phũng Dự ỏn cú trỏch nhiệm phối hợp với chủ đầu tư nghiờn cứu nội dung cỏc điều khoản giỏ thầu, thời gian thi cụng, phương thức thanh toỏn của hợp đồng. Sau khi đó thống nhất được nội dung hợp đồng, Phũng Dự ỏn lập hợp đồng chớnh thức trỡnh Giỏm đốc Cụng ty ký kết.