I. NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CƠNG TÁC THỰCHIỆN HỢP ĐỒNG GIAO NHẬN NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY ĐIỆN
5.Nhân tố Quản lý doanh nghiệp
Với cách làm phân cơng từng lơ hàng cụ thể cho từng nhân viên như tại cơng ty Điện Biên thì vấn đề đặt ra là làm sao quản lý từng nhân viên của mình một cách tốt nhất. Đặc biệt đối với nhân viên giao nhận với tính chất của cơng việc là phải thường xuyên hoạt động bên ngồi, tại các cảng. Vì vậy, để cơng tác giao nhận hoạt động cĩ hiệu quả, thơng suốt thì cơng ty cần cĩ một bộ máy quản lý điều hành thật tinh gọn, linh hoạt và phù hợp thực tế cơng việc của cơng ty. Bộ máy phải đáp ứng những yêu cầu là luơn luơn quan sát và theo dõi các vấn đề nhân viên gặp phải trong quá trình thực hiện để cĩ các biện pháp kịp thời thúc đẩy tiến độ thực hiện hợp đồng một cách nhanh nhất để đạt hiệu quả tối đa và giữ uy tín với khách hàng.
TRƯỞNG PHỊNG XUẤT NHẬP KHẨU CHỨNG TỪ CHỨNG TỪ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN GIAO NHẬN GIAO NHẬN GIAO NHẬN GIAO NHẬN GIAO NHẬN GIAO NHẬN GIAO NHẬN GIAO NHẬN
Trong cơng ty thì hai bộ phận trực tiếp chịu trách nhiệm việc thực hiện hợp đồng giao nhận là bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận. Hai bộ phận này quan hệ rất chặt chẽ, gắn bĩ trong cơng việc và nằm dưới sự quản lý của Trưởng phịng xuất nhập khẩu đồng thời cũng là phĩ giám đốc. Ngồi ra, hai bộ phận này cịn thường xuyên nhận được sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc cơng ty.
Sau đây là sơ đồ thể hiện mối liên hệ giữa hai bộ phận:
SƠ ĐỒ 4: MỐI LIÊN HỆ CƠNG VIỆC GIỮA 2 BỘ PHẬN CHỨNG TỪ VÀGIAO NHẬN GIAO NHẬN
Cĩ thể giải thích sơ đồ trên như sau:
Bắt đầu một ngày làm việc, trưởng phịng xuất nhập khẩu sẽ phân cơng cơng việc cho từng nhân viên giao nhận, dựa trên các thơng tin từ bộ phận chứng từ về các hợp đồng mới và tình hình thực hiện các hợp đồng trước đang làm tới đâu và khi nào thì xong.
Tiếp đĩ nhân viên giao nhận sẽ trực tiếp liên hệ với nhân viên chứng từ để nhận đầy đủ thơng tin và những chứng từ cần thiết về lơ hàng để thực hiện tốt cơng việc của mình.
Một nhân viên chứng từ sẽ phụ trách chứng từ cho nhiều khách hàng cùng một lúc và cung cấp chúng cho 3 – 5 nhân viên giao nhận vì vậy cơng việc của bộ phận này rất bận rộn. Bên cạnh đĩ nhân viên chứng từ cũng thường xuyên theo dõi tiến trình làm hàng của nhân viên giao nhận và sẽ bổ sung kịp thời những chứng từ nào cịn thiếu để nhân viên giao nhận cĩ thể hồn tất lơ hàng của mình. Đồng thời
nhân viên này cũng báo cáo lại tình hình thực hiện hợp đồng cho trưởng phịng và khách hàng nếu khách hàng yêu cầu.
Nhân viên giao nhận cĩ nhiệm vụ trực tiếp giải quyết các thủ tục để cĩ thể nhận và giao hàng cho khách hàng. Trong trường hợp chứng từ cĩ sai sĩt hoặc thiếu thì liên hệ với bộ phận chứng từ, đối với một số trường hợp nhất định cĩ thể xin ý kiến hướng dẫn trực tiếp từ trưởng phịng hoặc giám đốc để cĩ hướng giải quyết tiếp hợp đồng.
Qua việc bố trí tổ chức của cơng ty, cĩ thể nhận thấy rằng đây là một hình thức quản lý khá chặt chẽ và mang tính hiệu quả cao của cơng ty. Các nhân viên đều nắm rõ cơng việc của mình vì vậy họ luơn cĩ tinh thần trách nhiệm rất cao.
Nhưng bên cạnh đĩ cĩ thể thấy là cơng tác quản lý vẫn cịn cĩ một số vấn đề cần phải xem xét lại, đĩ cũng là tình hình chung của nhiều cơng ty vừa và nhỏ. Các vấn đề này tập trung chủ yếu ở việc bố trí các nhân viên sao cho đồng đều, tận dụng hết được năng lực của từng người. Hiện nay dù nhu cầu cơng việc cao, đơi khi cơng ty phải điều động từ các nhân viên phịng
ban sang giúp đỡ lẫn nhau để tiến độ cơng việc được kịp thời.