III. ĐÁNH GIÁ CƠNG TÁC TỔ CHỨC VÀ THƯC HIỆN HỢPĐỒNG GIAO NHẬN NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN CỦA CƠNG TY ĐIỆN BIÊN
1. Những mặt đạt được:
Cĩ thể nĩi rằng từ khi cơng ty Điện Biên thành lập đến nay thì mảng giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đã đĩp gĩp rất nhiều vào sự thành cơng chung của tồn cơng ty:
- Số hợp đồng giao nhận nhập khẩu hàng đường biển thực hiện luơn gia tăng và giá trị đĩng gĩp vào doanh thu hàng năm của cơng ty đạt trên 95%.
- Giải quyết tốt cơng ăn việc làm cho người lao động, nâng cao đời sống cho tập thể nhân viên cơng ty trong thời gian qua.
- Đã đào tạo ra một lực lượng nhân viên hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng xuất nhập khẩu chuyên nghiệp, cĩ trình độ chuyên mơn cao, nắm vững quy trình nghiệp vụ thủ tục
- Được khách hàng tín nhiệm cao, cơng ty đã cĩ một lực lượng khách hàng lớn và nổi tiếng trung thành lâu năm như: Kinh Đơ, Tribeco, Perfetti, Nuntifood…
Xét về những mặt đạt được nội tại của cơng ty thì cĩ thể thấy những điều sau:
Đối với cơng tác quản lý:
+ Ban giám đốc điều hành cơng việc với tinh thần trách nhiệm cao cùng với trình độ chuyên mơn giỏi. Ban giám đốc luơn quan tâm khuyến khích nhân viên giúp đỡ nhau trong cơng tác, trao đổi thơng tin nội bộ cùng nhau giải quyết cơng việc, tạo được tinh thần đồn kết giúp cho cơng ty ngày càng phát triển vững mạnh hơn.
+ Hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp đã được nối mạng nội bộ và internet phục vụ đắc lực cho hoạt động giao nhận của cơng ty. Trình độ ngoại ngữ khá tốt đã giúp cho các nhân viên cĩ thể tiếp cận với bộ chứng từ hàng nhập một cách nhanh nhất để phục vụ cho cơng việc: cơng tác Kiểm hĩa, chỉnh sửa bộ chứng từ cho phù hợp.
+ Cơng ty áp dụng hình thức lương khốn bên cạnh lương cố định đã thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên lên cao. Càng hồn thành tốt nhiều lơ hàng thì nhân viên đĩ sẽ được hưởng mức lương khốn càng cao.
Đối với khả năng phục vụ khách hàng và khả năng làm hàng.
+ Số lượng khách hàng và số lơ hàng thực hiện ngày một tăng cao đã giúp cho cơng ty đã giúp cho cơng ty thu về một khoản doanh thu lớn.
+ Kết cấu hàng hĩa, loại hình giao nhận thực hiện đa dạng và phong phú, hoạt động giao nhận rất linh hoạt vì vậy việc tìm kiếm khách hàng trở lên dễ dàng hơn. Tránh phụ thuộc quá nhiều vào một nhĩm khách hàng số ít cũng là để đề phịng chống rủi ro khi cĩ một khách hàng vì một lý do nào đấy đột ngột cắt hợp đồng với cơng ty
Đối với cơng tác chứng từ.
+ Bộ phận chứng từ cĩ những được những nhân viên rất trẻ và năng động, tinh thần làm việc chuyên nghiệp cao, cĩ kiến thức vững vàng về các loại chứng từ. Trình độ tiếng Anh đặc biệt tốt.
+ Thường xuyên cập nhật các Thơng tư, Quyết định, văn bản pháp luật của nhà nước về quản lý các mặt hàng mà cơng ty thực hiện dịch vụ giao nhận. Với trình độ chuyên mơn cao các nhân viên đã tạo được sự tin tưởng với các cơ quan hữu quan: các cơ quan kiểm định chất lượng, kiểm dịch thực vật, vệ sinh y tế. Vì vậy đối với các mặt hàng yêu cầu phải cĩ các chứng từ này thì thời gian làm việc hồn tất kiểm tra được diễn ra rất nhanh chĩng và thuận tiện. Điều này đã đẩy tốc độ giao nhận lên cao, thời gian rút ngắn lại đáng kể.
Cơng tác giao nhận:
- Nhân viên trong bộ phận giao nhận cĩ sức khỏe tốt và năng lực chuyên mơn khá cao, hầu hết đã được đào tạo cơ bản về cơng tác giao nhận. Vì vậy họ cĩ thể làm việc dưới áp lực cơng việc cao để hồn thành các thủ tục Hải quan, cơ quan Cảng để việc giao nhận được diễn ra với thời gian nhanh nhất và hiệu quả làm việc tốt nhất.
- Cơng việc được thực hiện theo một quy trình linh hoạt, được thực hiện một cách đan xen để tiết kiệm thời gian giữa các khâu trong cùng một cơng đoạn hay giữa các cơng đoạn. Kết quả này dẫn đến là một nhân viên giao nhận cĩ thể làm
được nhiều hợp đồng trong khoảng một thời gian. Do đĩ, hoạt động của họ đã tạo ra được hiệu quả một cách tổng hợp, tiết kiệm chi phí một cách tối đa và tạo ra lợi nhuận thu được là lớn nhất.
- Nhân viên này vừa cĩ khả năng độc lập rất cao vừa lại biết gắn bĩ chặt chẽ với nhau. Vì vậy họ thường xuyên học hỏi và giúp đỡ lẫn nhau trong cơng việc hàng ngày. Chính bởi vì các lơ hàng mà cơng ty đảm nhiệm là đa dạng ở nhiều lĩnh vực, các lơ hàng này lại về ở nhiều cảng khác nhau và ở những Chi cục Hải quan khác nhau nên các thủ tục, các bước làm cụ thể tại các nơi này lại cĩ sự khác nhau tương đối. Nếu mỗi nhân viên mà khơng chịu học hởi từ các nhân viên khác thì khi thực hiện sẽ gặp khơng ít khĩ khăn vì đơi khi một sai lầm nhỏ cũng cĩ thể làm chậm tiến độ giao hàng hay làm thiệt hại giá trị hàng hĩa làm ảnh hưởng tới uy tín của cơng ty với khách hàng.
- Việc phân chia cơng việc hợp lý theo từng ngày (phân theo nhân viên nào phụ trách lơ hàng nào, cơng ty gì) đã tạo điều kiện nâng cao nhiệm vụ cho từng nhân viên. Tạo tính chuyên mơn hĩa đối với từng lơ hàng, tùng cảng và từng chi cục Hải quan. Như vậy cơng việc sẽ diễn ra trơi chảy và nhanh chĩng hơn.
2.Những mặt hạn chế.
Bên cạnh những mặt đạt được thì cơng ty vẫn cịn một số những hạn chế trong hoạt động giao nhận nĩi chung và giao nhận hàng nhập khẩu đường biển nĩi riêng của cơng ty:
Phạm vi doanh nghiệp
- Việc thiết lập các chính sách, chiến lược kinh doanh dài hạn chưa được quan tâm một cách đúng mức. Vì vậy, cơng ty chưa cĩ sự đầu tư chuyên sâu để hướng sự phát triển của mình trong tương lai.
- Các phương tiện chuyên chở và kho bãi để bảo quản hàng hĩa phục vụ cịn rất thiếu khơng đáp ứng hết nhu cầu cần thiết của cơng ty, chủ yếu phải thuê ngồi. Do vậy làm giảm nguồn thu của cơng ty, hàng hĩa khơng được đảm bảo trong quá trình giao nhận và cơng ty khơng chủ động về mặt thời gian giao hàng cho khách hàng.
- Chưa cĩ một bộ phận chuyên trách nào về cơng tác điều hành chuyên chở hàng hĩa, mà bình thường phải giao việc này giao cho bộ phận chứng từ đảm nhiệm
thay. Trong dịch vụ giao nhận thì hoạt động chuyên chở là rất quan trọng, nĩ chiếm chi phí lớn và do vậy cũng thu về cho cơng ty những khoản lời. Hiện tại cơng ty chỉ mới đảm nhận việc thuê phương tiện chuyên chở, liên hệ với hãng tàu từ đĩ thu các khoản hoa hồng do chủ tàu trả.
- Nguồn nhân sự mới chưa được bổ sung một cách thường xuyên và phải mất thời gian và chi phí đào tạo vì cịn quá ít trường địa tạo nghiệp vụ cho lực lượng lao động làm việc trong lĩnh vực giao nhận hàng hĩa xuất nhập khẩu. Các trường Giao thơng, Hàng hải thì chỉ đào tạo các cán bộ chuyên về vận tải. Cịn những trường đạo tạo ngành kinh tế thì chuyên về giao dịch hơn là về vấn đề giao nhận. Phần lớn các nhân viên đều tự học trong quá trình cơng tác.
- Lượng tiền mặt của cơng ty thường xuyên rơi vào tình trạng thiếu thốn khơng đáp ứng kịp thời nhu cầu cơng ty. Khi số hợp đồng cần thực hiện tăng, số tiền cần ứng nhiều (cĩ ngày lên tới 100 triệu đồng) thì nhân viên giao nhận thường xuyên phải mất thời gian chờ đợi để cơng ty chuẩn bị tiền.
- Hiện tại với tình hình các văn bản luật mới, các quy định của chính phủ và các bộ ban hàng liên tiếp được đưa ra. Trong khi đĩ cơng ty khơng cĩ biện pháp nào để cĩ thể cập nhật một cách tốt nhất. Những điều này đã ảnh hưởng trực tiếp đến tiến trình thực hiện các hợp đồng giao nhận hàng nhập khẩu của cơng ty
- Việc gom hàng và nhận hàng thường xuyên khơng diễn ra một cách tập trung để tận dụng tối đa phương tiện chuyên chở,đồng thời với việc cơng ty phải thuê xe ngồi thì chi phí thực hiện hợp một đồng giao nhận đã khơng được tiết kiệm một cách đúng mức
- Uy tín của cơng ty trên thương trường nĩi chung và đối với các cơ quan hữu quan nĩi riêng cịn chưa được cao, đặc biệt là đối với cơ quan Hải quan, cơ quan Cảng biển. Một phần là do cơng ty luơn cĩ những nhân viên mới, năng lực chuyên mơn chưa thật sự vững nên trong thao tác thủ tục Hải quan, cảng cịn một số vướng mắc nên đã khơng tạo được sự tin tưởng.
- Hiện tại cơng ty cũng cĩ dịch vụ phục vụ tư vấn miễn phí cho khách hàng như về thị trường nước ngồi, thủ tục cần cĩ. Nhưng hoạt động chỉ dừng lại ở một số mặt hàng mà cơng ty thường xuyên nhập khẩu chưa cĩ sự đa dạng và cập nhật
thường xuyên nên khi cĩ những khách hàng mới với loại hàng mới thì cơng ty lại lúng túng trong khâu tìm kiếm tư liệu phục vụ cho khách hàng.
Đối với bộ phận chứng từ.
- Bởi vì cơng ty khơng hướng hoạt động dịch vụ của mình chuyên sâu vào một mặt hàng nào, loại hình giao nhận gì nên bộ phận chứng từ hoạt động rất vất vả, cùng một lúc phụ trách nhiều hợp đồng, mỗi hợp đồng lại cĩ những yêu cầu khác nhau về chứng từ, và quy định của từng ban ngành thì luơn thay đổi liên tục. Vì vậy đơi khi cơng tác chứng từ bị chậm lại, gây ảnh hưởng khơng nhỏ tới thời gian hồn tất việc giao hàng cho khách hàng.
- So với khối lượng cơng việc mà bộ phận này đảm nhiệm tại thời điểm hiện tại thì số lượng nhân viên chứng từ đáp ứng khơng đủ yêu cầu của cơng việc. Việc tuyển chọn nhân viên cho bộ phận này cũng khơng hề dễ dàng vì yêu cầu của bộ phận này là khá cao: nhân viên phải cĩ khả năng làm việc độc lập, hiểu biết về các loại chứng từ, các quy định chung của pháp luật về cơng tác chứng từ và phải cĩ trình độ tiếng Anh và vi tính văn phịng cao để xử lý cơng việc một cách nhanh nhất.
Bộ phận giao nhận
- Đây là bộ phận mà cơng việc được thực hiện trong mơi trường nhiều áp lực địi hỏi tính năng động cao cĩ thể tự mình xoay sở với các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Chính vì vậy nhân viên ở bộ phận này ít khi làm việc trong một thời gian dài nhiều năm, điều này đã làm ảnh hưởng đến tính ổn định trong kế hoạch nhân sự của cơng ty. Việc phải thường xuyên tuyển dụng các nhân viên mới được tiến hành liên tục đã tạo lên một đội ngũ làm việc thiếu về kinh nghiệm, và uy tín với các cơ quan Hải quan cũng như cơ quan cảng.
- Trong khi làm thủ tục Hải quan, đặc biệt trong khâu kiểm tra thực tế hàng hĩa các nhân viên thường xuyên gặp các khĩ khăn khi phải giải trình về lơ hàng nhập khẩu: về tính năng, cơng dụng và cách thức sử dụng. Điều này là do các nhân viên đã khơng cập nhật các thơng tin của khách hàng về lơ hàng.
- Khả năng nắm bắt thơng tin về các quy định văn bản pháp luật của nhà nước của các nhân viên giao nhận là chưa cao, cịn phụ thuộc nhiều vào bộ phận chứng từ. Điều này thể hiện rõ nhất ở khâu đăng ký tờ khai và kiểm tra giá thuế. Vì
vậy khi nhân viên giao nhận thực hiện các bước này nếu cĩ những vấn đề phát sinh liên quan đến những quy định của nhà nước thì lại phải liên hệ cho bộ phận chứng từ để tìm cách giải quyết. Điều này là ảnh hưởng khơng nhỏ tới thời gian thực hiện lơ hàng. CHƯƠNG 4 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CƠNG TY TNHH TM - DV