II. TÌNH HÌNH KINHDOANH CỦA CƠNG TY 1 TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CƠNG TY.
4.2.Thu thập và kiểm tra chứng từ 1 Thu thập chứng từ
4. TỔ CHỨC THỰCHIỆN HỢPĐỒN G 1 Chuẩn bị tài chính để thực hiện hợp đồng.
4.2.Thu thập và kiểm tra chứng từ 1 Thu thập chứng từ
4.2.1. Thu thập chứng từ
Điều kiện pháp lý để làm thủ tục xuất nhập khẩu lơ hàng là bộ chứng từ phải đầy đủ và hợp lệ, vì vậy trước khi làm thủ tục phải thu nhập đầy đủ bộ chứng từ. Bộ chứng từ hàng nhập khẩu đầy đủ gồm cĩ:
+ Vận đơn (Bill of lading) + Hĩa đơn thương mại (Invoice)
+ Phiếu đĩng gĩi hàng hĩa (Packing list) + Hợp đồng ngoại thương (Contract)
+ Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurrance) + Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Original)
+ Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, thành phần (nếu cĩ)
+ Giấy phép của bộ thương mại hay các bộ ngành cĩ liên quan đến mặt hàng nhập khẩu
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch
Thơng thường, bộ chứng từ mà người bán (người xuất khẩu) ký phát cho người nhập khẩu – khách hàng bao gồm: Vận đơn bản gốc và bản sao, hĩa đơn thương mại, bảng kê chi tiết hàng hĩa…Chỉ khi người nhập khẩu cĩ đầy đủ các loại chứng từ này thì mới cĩ thể nhận hàng được. Do vậy, trước khi đi làm các thủ tục nhận hàng thì nhân viên giao nhận và chứng từ phải thu thập đầy đủ bộ chứng từ. Bộ chứng từ này cơng ty cĩ thể nhận từ nhà nhập khẩu là khách hàng của mình, hay trực tiếp nhận từ phía nhà xuất khẩu nếu được khách hàng ủy quyền nhập.
- Bộ chứng từ gởi trục tiếp đến cho người nhập khẩu qua DHL, PCN… đến người nhận hàng. Trường hợp này là do hai bên thỏa thuận phương thức thanh tốn là T/T Advance hay D/A. Khách hàng của Điện Biên hay sử dụng phương thức này là các cơng ty: Kinh Đơ, Tribeco, Siêu Thanh..
- Bộ chứng từ được gởi qua ngân hàng thường thì phương thức thanh tốn bằng D/P và L/C thì mới áp dụng cách này. Ngân hàng sẽ gởi thơng báo bộ chứng từ về đến ngân hàng là hợp lệ hay bất hợp lệ đến cho người nhập khẩu, hình tức gởi thơng thường là fax. Người này sẽ trả lời trong thời hạn quy định cho ngân hàng
biết là cĩ chấp nhận bộ chứng từ hay khơng. Nếu chấp nhận bộ chứng từ thì nhân viên giao nhận của cơng ty sẽ đến ngân hàng xuất trình giấy “thơng báo hàng đến” để lấy chứng từ (giấy “thơng báo hàng đến” là do ngân hàng ký phát, được gửi đến cơng ty bằng đường fax).
- Người nhập khẩu sẽ ký quỹ (trường hợp khi thanh tốn bằng L/C) để vay nợ (đem hợp đồng và hồ sơ vay đến ngân hàng) hoặc trích tài khoản trong ngân hàng để trả tiền dịch vụ phí cho ngân hàng và để ngân hàng trả tiền cho người bán. Khi đĩ ngân hàng sẽ trả tồn bộ chứng từ (cĩ ký hậu B/L hoặc khơng ký hậu B/L) cho cơng ty làm thủ tục nhận hàng. Các khách hàng của cơng ty hay sử dụng như: Thép khơng rỉ Kim Vĩ với ngân hàng Sacombank, Kem KiDo với ngân hàng Vietcombank
Ở đây cơng ty Điện Biên với vai trị là người giao nhận thì người nhập khẩu sẽ điện thoại hoặc fax “thơng báo tàu đến” và yêu cầu cơng ty cử người đến để nhận bộ chứng từ gốc mà khách hàng mới nhận được từ người bán hoặc từ ngân hàng, cũng cĩ khi nhân viên cơng ty trực tiếp liên hệ với những người này nếu cĩ sự ủy quyền của khách hàng.
Khi nhận D/O, nhân viên giao nhận phải chú ý kiểm tra thật kỹ xem các chi tiết về hàng hĩa ghi trên lệnh cĩ phù hợp, giống với vận đơn hay khơng và kiểm tra mã số thuế cĩ đúng với cơng ty hay chưa.
Khi nhận D/O, yêu cầu nhân viên giao nhận phải chú ý kiểm tra thật kỹ xem các chi tiết về hàng hĩa ghi trên lệnh cĩ phù hợp, giống với vận đơn hay khơng và kiểm tra mã số thuế cĩ đúng với cơng ty hay chưa.Trong thực tế tại cơng ty đã xảy ra trường hợp nhầm lẫn khi lấy lệnh. Đĩ là trường hợp thực hiện hợp đồng cho cơng ty Vinafood, hàng nhập về là thịt gà đơng lạnh. Hãng tàu đã ghi nhầm lẫn số container khi đưa lệnh giao hàng cho nhân viên giao nhận, và nhân viên này đã khơng kiểm tra. Hậu quả tất yếu dẫn đến rất nghiêm trọng đĩ là đã nhận nhầm container của cơng ty khác. Và chi phí cho việc này là khơng hề nhỏ vì đĩ là những container hàng lạnh, hàng đã bị hư một số khi tiến hành mở và bên cĩ container bị mở nhầm đã kiện địi bồi thường thiệt hại.
Trách nhiệm của sai lầm này khơng thuộc riêng về phía cơng ty Điện Biên mà cịn cĩ trách nhiệm của hãng tàu, Hải quan giám sát nhưng qua sự việc này cĩ
thể thấy rằng từng cơng đoạn dù là nhỏ nhưng nhân viên thực hiện cũng phải hết sức thận trọng và cẩn thận nếu khơng sẽ dẫn đến những sai lầm khơng đáng cĩ và làm hỏng đi uy tín của cơng ty mình.
Trong quá trình thực hiện, đối với hàng nhập khẩu đường biển, các chứng từ thường cĩ sớm hơn ngày hàng về. Do đĩ, việc đi lấy lệnh giao hàng cĩ thể đến ngày đi làm thủ tục Hải quan rồi lấy luơn. Tuy vậy, nhân viên giao nhận nên lấy D/O trước để nếu cĩ sai sĩ gì thì cĩ thời gian điều chỉnh. Nếu trường hợp lấy lệnh D/O bằng bản B/L Sunrrendered thì khơng cần B/L bản gốc nhưng trong quá trình lấy D/O vẫn phải thực hiện giống như lấy D/O bằng bản gốc.
Đối với Lơ hàng Kinh Đơ vì thanh tốn theo phương thức thanh tốn T/T thì bộ chứng từ được gởi bằng DHL về cơng ty Kinh Đơ, và nhân viên giao nhận cĩ nhiệm vụ đi nhận về, bộ chứng từ gồm cĩ:
+ Hợp đồng thương mại 1 bản chính + Hĩa đơn thương mại 1 bản chính + Bảng kê chi tiết hàng hĩa 1 bản chính + Vận tải đơn bản chính
+ C/O FROM D gồm 3 bản, 1 bản Original và 1 bản Triplicate, 1 bản Quadruplicate do Hải quan Singapore chứng nhận
+ Giấy chứng nhận bảo hiểm + Giấy chứng nhận chất lượng
Liên hệ với hãng tàu để nhận D/O (Delivery Order) – lệnh giao hàng:
Sau khi cĩ được bộ chứng từ như đã nĩi ở trên, nhân viên giao nhận đến đại lý hãng tàu để lấy lệnh giao hàng.
Đối với hàng vận chuyển bằng đường biển: “lệnh giao hàng” chỉ cĩ thể nhận khi cĩ B/L bản gốc.
Khi đi lấy D/O phải mang theo:
+ Giấy giới thiệu của cơng ty, ghi tên nhân viên đi nhận lệnh
+ Giấy chứng minh nhân dân (khơng cần thiết trừ trường hợp nhận hàng tại sân bay)
Nhân viên đại lý hãng sẽ thu phí D/O, phí Handling (phí đại lý), phí vệ sinh container đồng thời đĩng tiền cược container (vì hàng giao nguyên container cho khách hàng). Tất cả hĩa đơn sẽ ghi cho cơng ty Kinh Đơ. Sau đĩ nhân viên giao nhận sẽ nhận 3 bản D/O ghi người nhận là cơng ty cổ phần Kinh Đơ.
Tiếp đĩ tiến hành kiểm tra các thơng tin trên D/O cĩ chính xác hay chưa, cần kiểm tra những thơng tin sau dựa trên B/L bản chính (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Kiểm tra số B/L, tên tàu, ngày đi, ngày đến, cảng dỡ hàng + Kiểm tra tên hàng
+ Tên và địa chỉ của người nhận hàng là cơng ty Kinh Đơ đã chính xác hay chưa
+ Kiểm tra số container, số seal đã khớp hay chưa.
Nếu những thơng tin trên là chuẩn xác thì sẽ ký nhận với đại lý là đã nhận đủ. Nếu cĩ bất kỳ một sai sĩt gì thì phải báo ngay với đại lý để họ kịp liên lạc với hãng tàu để chỉnh cho khớp. Cĩ như thế mới tiến hành nhận hàng được.
Trong quá trình thực hiện cần chú ý: Với hàng nhập bằng đường biển nhân viên
giao nhận cần phải biết chính xác và cụ thể ngày tàu đến để tiến hành làm thủ tục cho kịp thời gian và tránh phí lưu container.
+ Đối với container hàng lạnh: thì ngay ngày hơm cĩ lệnh giao hàng thì phải ra cảng làm thủ tục Hải quan ngay tránh phí lưu container. Phí lưu container tùy hãng tàu cĩ giá khác nhau. Đối với hãng tàu China shipping phí lưu container là 750.000đ/ngày, hãng Đơng Nam Á là 500.000đ/ngày
+ Đối với container thường: nếu hàng khơng gấp, cĩ thể đến ngày hơm sau mới ra làm thủ tục cũng được. Nếu quá hạn lưu container thường là 5 – 7 ngày từ ngày dỡ container xuống tàu thì phải trả tiền phí lưu container là 5 USD/ngày đối với container 20’ và 7 USD/ngày đối với container 40’.