Trường hợp hàng nhập là hàng lẻ (LCL)

II. TÌNH HÌNH KINHDOANH CỦA CƠNG TY 1 TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CƠNG TY.

4.2.5.2Trường hợp hàng nhập là hàng lẻ (LCL)

g, Nhận hàng về kho riêng:

4.2.5.2Trường hợp hàng nhập là hàng lẻ (LCL)

Hàng là hàng lẻ thì khi tàu cập cảng, việc chuyển container vào bãi rút ruột và mở container, chuyển hàng vào kho…tất cả đều do hãng tàu kết hợp với Hải quan và bộ phận kho hàng của cảng thực hiện. Người nhận hàng khơng phải bận tâm gì cả, chỉ cần theo dõi khi nào hàng vào kho để xắp xếp thời gian lấy hàng cho hợp lý. Đơi khi, cơng ty muốn lấy hàng gấp mà hàng vẫn chưa chuyển vào kho thì nhân viên giao nhận cĩ thể liên hệ với hãng tàu và quản lý kho để đốc thúc, nhờ họ chuyển hàng vào kho nhanh chĩng. Cịn với các bước thủ tục Hải quan của hàng LCL thì tương tự như như hàng FCL chỉ khác

trong khi làm thủ tục với cơ quan cảng và vận chuyển về kho hàng cho khách hàng

Đối chiếu kho tại cảng – tìm hàng:

Trong thời gian chờ đội trưởng kiểm hĩa phân cơng cán bộ kiểm hĩa, nhân viên giao nhận cĩ thể thực hiện các cơng việc sau:

Đến kho và trình 02 bản D/O, 01 lệnh cho

Hải quan đối chiếu Manifest (đối chiếu hàng) và một lệnh trình cho thủ kho để xác nhận hàng đã vào kho chưa, nếu hàng đã vào kho thì nhân viên giao nhận vào tìm hàng và ghi nhớ vị trí hàng của mình

Chú ý: Trường hợp hàng nhập về tới cảng bị thiếu hay hư hỏng trước khi

nhận hàng.

Nhân viên giao nhận phải báo về cơng ty và sau đĩ mời Hải quan giám sát, điều độ cảng, giám sát kho (nếu là hàng kho), đại diện hãng tàu, nhân viên bảo hiểm (nếu là hàng cĩ mua bảo hiểm) cùng tới chứng kiến và tiến hành lập biên bản về tình trạng hàng hĩa. Ví dụ như trong khi làm hợp đồng giao nhận cho cơng ty

Perfetti: hàng nhập khẩu là đường Sobitol một nguyên liệu dùng trong ngành thực phẩm. Khi nhân viên giao nhận tiến hành tìm hàng thì đã thấy hàng bị hư hại nặng: bao bì, nhãn mác bị hư hỏng và bong ra làm hàng hư hại khoảng 1/3 số lượng. Khi này nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng để cử người xuống cảng xem xét, mời thêm bên bảo hiểm cho hàng (hàng nhập theo giá CIF nhưng khách hàng cĩ mua bảo hiểm) cùng hãng tàu. Cuối cùng lỗi này được xác định là của cảng do trong quá trình vận chuyển hàng vào kho nhân viên vận chuyển đã khơng cận thận khi lấy hàng từ container chuyển vào kho CFS. Và cảng với bảo hiểm đã thỏa thuận để chi

trả bồi thường cho khách hàng.

Thanh lý và nhận hàng:

Bước này cĩ thể làm sau bước đăng ký tờ khai, khi này tờ khai Hải quan đã cĩ số tờ khai và chờ cán bộ Hải quan phân cơng kiểm hĩa.

Trình tờ khai và D/O cĩ đối chiếu cho Hải quan để xác nhận lượng hàng thực xuất. Nhân viên Hải quan giữ lại D/O và trả tờ khai đã xác nhận, sau đĩ sang thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho

Nộp lệnh giao hàng cĩ xác nhận của thủ kho cho phịng thương vụ cảng, nhân viên thương vụ sẽ giữ lại D/O và cấp cho nhân viên giao nhận 02 phiếu xuất kho (trường hợp hàng cĩ qua 01 đại lý hãng tàu khác thì đơi khi phịng thương vụ sẽ giữ lại D/O của đại lý)

Khi đã cĩ 02 phiếu xuất kho, nhân viên giao nhận sẽ mang xuất trình cho thủ kho để nhận hàng và đem hàng ra khỏi kho. Thủ kho giữ lại một phiếu và trả cho nhười nhận 02 phiếu vận chuyển cĩ đĩng dấu xác nhận của kho và số xe vận chuyển hàng của nhân viên giao nhận. Tiếp theo, nhân viên giao nhận sẽ xuất trình phiếu xuất kho cho Hải quan kho xác nhận và đĩng dấu.

Chú ý: Trường hợp trong quá trình nhận hàng nếu cĩ xảy ra hư hỏng đổ vỡ

thì cũng tiến hành lập biên bản về tình trạng hàng hĩa: nguyên nhân gây ra đổ vỡ, thời gian, địa điểm gây ra đổ vỡ và phải cĩ chữ ký của các bên cĩ liên quan để cĩ cơ sở quy trách nhiệm sau này.

Ví dụ khi hồn tất thủ tục Hải quan, nếu là hàng kho thì nhân viên giao nhận tiến hành nhận hàng. Trong quá trình nhận hàng cĩ trường hợp nhân viên cảng nâng

hàng lên xe đã gây hư hỏng, đổ vỡ hàng hĩa. Trong trường hợp này nhân viên giao nhận tiến hành lập biên bản về tình trạng hàng hĩa trước và sau khi đổ vỡ hàng hĩa và mời đại diện cảng tới chứng kiến việc lập biên bản. Biên bản này sẽ làm cơ sở cho việc quy trách nhiệm sau này. Nhân viên giao nhận cĩ thể hỏi ý kiến giám đốc để làm việc với khách hàng và nếu khách hàng đồng ý thì cĩ thể giao hàng về kho cơng ty khách hàng.

Liên hệ vận tải để chở hàng về kho khách hàng:

Sau khi hồn tất các thủ tục nhận hàng thì nhân viên giao nhận sẽ liên với nhân viên chứng từ thơng báo đã hồn tất thủ tục lấy hàng và yêu cầu sắp xếp xe để cĩ thể giao hàng cho khách hàng một cách sớm nhất.

Nhân viên chứng từ sẽ xem xét xe của cơng ty cĩ khả năng chạy hay khơng hay thuê xe bên ngồi và thơng báo trở lại cho nhân viên giao nhận biết.

Khi xe chở hàng ra khỏi cổng, phải xuất trình tờ khai và 02 phiếu vận chuyển cho Hải quan cổng ký xác nhận. Nhân viên Hải quan giữ lại một phiếu vận chuyển.

Nộp phiếu vận chuyển cịn lại cho bảo vệ cổng để được phép vận chuyển hàng ra khỏi cảng.

Chú ý: Trong quá trình xếp hàng lên xe và vận chuyển hàng thì nhân viên giao nhận cần nắm chắc số lượng hàng đầy đủ, được xếp một cách an tồn tùy theo đặc điểm của hàng hĩa. Nếu xảy ra tình trạng đổ vỡ hư hỏng hay mất mát trong quá trình vận chuyển thì nhân viên giao nhận phải hồn tồn chịu trách nhiệm

 Hiện nay vận tải là một trong những vấn đề cơng ty đang gặp nhiều khĩ khăn nhất. Hiện tại với số lượng xe chở container chỉ đủ một cách tương đối đã làm cơng ty thường xuyên rơi vào tình thế bị động trong khâu giao nhận hàng cho khách hàng và cịn tồn tại những điều sau:

 Cơng ty phải thường xuyên thuê ngồi cho các hợp đồng giao nhận là hàng LCL, vì vậy chi phí cho thực hiện hợp đồng tăng lên dẫn đến mức giá chào khách hàng tăng lên và như vậy sức cạnh tranh giảm.

 Mức độ an tồn cho hàng hĩa và container trong khi chuyên chở của cơng ty hiện vẫn chưa được đảm bảo. Đã cĩ một số trường hợp hàng hĩa bị thiệt hại, mất mát và container bị xây xát trong khi vận chuyển từ kho Hải quan về kho của khách hàng, và kết quả là cơng ty Điện Biên phải bồi thường thiệt hại này.

 Khơng thể thực hiện trọn vẹn một quy trình nhập khẩu hàng hố vì khơng cĩ phương tiện chuyên chở ngoại thương.