Yêu cầu của giai đoạn thứ hai này là: áp dụng các biện pháp tổ chức quản lý để bảo đảm tiến hành nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai đúng kế
hoạch, đúng yêu cầu đã được phê duyệt, thực hiện các nghiệp vụ quản lý theo quy chế. Bao gồm các khâu sau:
2.3.3.1. Ký kết hợp đồng thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai.
Đây là thủ tục quản lý để bảo đảm quan hệ giữa giao và nhận thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai. Có 2 cách thực hiện quan hệ giao và nhận này:
- Ký kết hợp đồng thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai, được tiến hành giữa bên giao là cơ quan quản lý nghiên cứu – triển khai và cơ quan chủ quản của đơn vị chủ trì, với bên nhận (bên B) là người chủ trì và đơn vị chủ trì nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai. Hình thức ký kết hợp đồng thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai thích hợp với các loại hình tổ chức của Chương trình NCKH, Đề tài NCKH, Dự án SXTN, Điều tra khảo sát. Hợp đồng được ký cho toàn bộ quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai có thể nẩy sinh nhu cầu cần điều chỉnh và được hai bên nhất trí, sẽ ký kết văn bản bổ sung Hợp đồng.
Hợp đồng thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai quy định phải làm thành bao nhiêu bản, có giá trị như nhau, và được lưu giữ tại các nơi thuộc bên A, bên B, và tại các cơ quan quản lý nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai, cơ quan quản lý tài chính, cơ quan chủ quản của đơn vị chủ trì.
- Giao nhiệm vụ theo chỉ tiêu kế hoạch KH&CN, được thực hiện với các tổ chức khoa học và công nghệ của Nhà nước theo hệ thống chỉ đạo dọc của cơ chế kế hoạch hoá. Cách giao nhiệm vụ theo chỉ tiêu kế hoạch thường chỉ tiến hành mỗi năm 1 lần vào kỳ giao chỉ tiêu kế hoạch, trường hợp đặc biệt có thể giao chỉ tiêu kế hoạch bổ sung. Việc ký kết Hợp đồng thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai cũng được tiến hành cho các nhiệm vụ giao theo chỉ tiêu kế hoạch.
2.3.3.2. Tổ chức quản lý hoạt động nội bộ nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai.
Người chủ trì nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai cần làm những việc sau đây:
Thống nhất kế hoạch tổ chức công việc trong các thành viên tham gia,
từng việc, phân công người thực hiện từng việc, phân bổ kinh phí cho toàn bộ các khâu việc trong quá trình triển khai nhiệm vụ.
- Người chủ trì nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai ký hợp đồng giao việc
với từng thành viên, hoặc giao việc trực tiếp cho từng người tham gia. Những việc có thể xác định rõ ràng nội dung và khối lượng công việc, thì nên tiến hành theo cách ký hợp đồng giao việc, nêu rõ: tên việc, yêu cầu đạt được, thời hạn hoàn thành, mức kinh phí được cấp. Những việc khó xác định rõ nội dung và khối lượng, sẽ áp dụng cách giao việc khi cần thực hiện.
- Thực hiện các công việc quản lý, gồm có:
+ Lập sổ ghi chép theo dõi hoạt động, định kỳ bổ sung thông tin để thuận tiện trong theo dõi quản lý tiến độ thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai. + Làm báo cáo định kỳ 6 tháng và cả năm theo quy định, bao gồm cả báo cáo hành chính, báo cáo nội dung chuyên môn, báo cáo sử dụng kinh phí.
+ Làm báo cáo quyết toán kinh phí hàng quý và cả năm theo đúng thời hạn quy định của chế độ quản lý tài chính do Nhà nước ban hành.
+ Lập kế hoạch hoạt động hàng năm, trong đó có kế hoạch sử dụng kinh phí, theo thời hạn quy định chung của xây dựng kế hoạch Nhà nước.
+ Tiến hành kiểm tra nội bộ thường kỳ, nhằm nhắc nhở đôn đốc các thành viên thực hiện đúng tiến độ các phần việc đã được phân công. Hợp tác với các cơ quan quản lý khi tiến hành kiểm tra đối với nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai do mình phụ trách.
+ Tổ chức nghiệm thu nội bộ từng phần việc trong nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai. Chuẩn bị báo cáo tổng kết khi hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu và báo cáo trước HĐKHCN nghiệm thu.
- Đăng ký kết quả nghiên cứu khi kết thúc Đề tài NCKH.
2.3.3.3. Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai.
Công tác kiểm tra là một hoạt động bình thường nhằm hỗ trợ bảo đảm cho nhiệm vụ được triển khai sát đúng với kế hoạch và yêu cầu đã xác định. Hoạt động kiểm tra được tiến hành do cơ quan quản lý khoa học và công nghệ tổ chức, theo 2 phương thức:
- Kiểm tra định kỳ, tiến hành theo chế độ quản lý quy định, với yêu cầu chủ yếu là xác nhận tiến độ thực hiện kế hoạch triển khai nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai, xem xét tình hình tổ chức quản lý nội bộ trong các đơn vị
thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai, phát hiện các vấn đề cần giúp đỡ và cần giải quyết để hỗ trợ cho đơn vị thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai được giao. Qua kiểm tra có thể phát hiện kịp thời để đình chỉ hoặc giảm bớt yêu cầu nội dung nghiên cứu không có khả năng thực hiện hoặc không cần tiến hành nữa, xác nhận nhu cầu cần bổ sung nội dung nghiên cứu mới, xác nhận những chỗ có thể cần điều chỉnh lại trong cơ chế quản lý cho thích hợp hơn. Cũng qua kiểm tra, nắm được tình hình sử dụng kinh phí như thế nào, có gì khó khăn cần giúp đỡ cơ sở, nhắc nhở việc chấp hành đúng các quy định của chế độ kế toán tài chính để tiến hành thuận lợi các hoạt động của nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai. Trong hoạt động kiểm tra định kỳ, có thể tổ chức kiểm tra có quy mô toàn diện thường gọi là tổng kiểm tra, hoặc kiểm tra gọn nhẹ với quy mô có giới hạn.
- Kiểm tra bất thường, được tiến hành khi phát hiện có vấn đề không bình thường trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai, ví dụ: có khiếu nại trong phân công tổ chức công việc, có dấu hiệu sử dụng kinh phí không hợp lý. Kiểm tra bất thường nhằm xác nhận tình hình được phát hiện có thực hay không, nếu không phải sẽ đính chính ý kiến dư luận phản ảnh, nếu đúng sẽ làm rõ thực trạng vấn đề và kịp thời tìm biện pháp giải quyết hợp lý, không để cho vấn đề trở nên phức tạp gây khó khăn cho việc thực hiện có kết quả nhiệm vụ nghiên cứu – triển khai.