- Báo cáo thuế
3.2.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty CP Phân Lân Ninh Bình
3.2.4.1Thủ tục nhập, xuất kho NVL
• Thủ tục nhập kho và trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho * Thủ tục nhập kho:
- Tất cả NVL của Công ty do mua ngoài khi nhập kho phải có chứng từ chứng minh nguồn gốc. Chứng từ gốc làm căn cứ lập phiếu nhập kho là: Hợp đồng mua bán, hóa đơn, các chứng chỉ về chất lượng, nguồn gốc (nếu có), biên bản kiểm định, biên bản giao nhận và kiểm tra vật tư hoặc biên bản kiểm nghiệm vật tư.
- Trường hợp mua NVL nhập kho bị hao hụt , mất mát, thiếu hụt trong quá trình thu mua, vận chuyển thì chỉ nhập kho theo số lượng thực tế và số lượng hao hụt, mất mát sẽ được xử lý khi có biên bản giữa bên giao và bên nhận xác định nguyên nhân và ý kiến giải quyết của cấp có thẩm quyền.
- Trường hợp vật tư nhập kho nhưng chưa có hóa đơn thì căn cứ biên bản giao nhận và kiểm tra của hàng nhập kho, căn cứ vào hợp đồng và các biên bản kiểm nghiệp. Bộ phận vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho, giá ghi trên phiếu nhập kho được ghi theo giá hợp đồng. Phiếu nhập kho này được lưu riêngđể theo dõi, khi có hóa đơn chính thức thì kèm theo phiếu nhập kho đã lập và chuyển lên Phòng tài chính kế toán lưu theo dõi chứng từ gốc theo đúng quy định.
- Vật tư mua về nếu có chi phí vận chuyển, bốc dỡ thì phải có hóa đơn, chứng từ. - Trường hợp vật tư nhập xuất thẳng thì phải làm đầy đủ thủ tục nhập, xuất kho. - Đối với vật tư đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn, khi công trình hoặc hạng mục công trình hoàn thành bàn giao, vật tư thừa và vật tư thu hồi phải được phân loại đánh giá nhập kho và hạch toán theo quy định hiện hành.
- Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa thì phải có biên bản xác nhận của hội đồng kiểm kê của cấp có thẩm quyền, Phòng tài chính kế toán căn cứ quyết định để hạch toán theo đúng chế đọ hiện hành.
* Trình tự luân chuyển chứng từ
NVL nhập kho phải căn cứ vào kế hoạch NVL theo nhu cầu phục vụ cho sản xuất và dự trữ. Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết với người bán .
hàng hoá đảm bảo đúng quy cách và chất lượng), kế toán lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận, của Kế toán trưởng và Giám đốc công ty. NVL nhập kho được xếp riêng từng loại và được bảo quản suốt trong quá trình sử dụng.
- Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho người nhập, 1 liên lưa tại bộ phận vật tư, 1 liên được lưu tại cuống phiếu nhập làm căn cứ để phòng kế toán vào sổ và đối chiếu với thủ kho vào cuối tháng
Việc thu mua nguyên vật liệu được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên : Công ty và bên cung cấp. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước, trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng hoặc công ty trả theo hình thức trả chậm.
Sau khi việc mua bán giữa 2 bên được thoả thuận, cán bộ phòng kế hoạch vật tư phụ trách việc mua nguyên vật liệu sẽ mang hoá đơn GTGT về để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Em xin trích một số nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất phân lân nung chẩy trong tháng 12 của công ty CP Phân Lân Ninh Bình.
• Kế toán tăng :
+ Ở Công ty nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tăng chủ yếu là do mua ngoài . Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng là rất nhiều . Một số nghiệp vụ diễn ra trong tháng 12 năm 2013:
Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư và định mức kỹ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật tư. Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, phòng vật tư lấy báo giá vật tư, lập bảng dự trù mua vật tư và chuyển qua giám đốc duyệt, xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng kế toán. Như vậy, phòng kế hoạch vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng vật tư, thu mua, dự trữ và cung cấp nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng.