MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO KHẢ NĂNG THẮNG THẦU TẠI CÔNG TY CPDT&PTDT LILAMA
2.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu tại công ty CPDT&PTDT Lilama
2.2.2 Hoàn thiện kỹ năng xây dựng hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu luụn phải rừ rang, đỏp ứng đầy đủ cỏc yờu cầu bờn mới thầu.
Việc nhà thầu có giành được hợp đồng hay không phụ thuộc hoàn toàn vào hồ sơ dự thầu. Do đó hoàn thiện kỹ năng xây dựng hồ sơ dự thầu là điều cần thiết với công ty.
- Nghiờn cứu kỹ hồ sơ mời thầu: Từ đú giỳp cỏn bộ lập hồ sơ dự thầu hiểu rừ hơn về dự án từ đó đáp ứng tốt các yêu cầu bên mời thầu( chủ đầu tư) đặt ra. Sau khi nghiên cứu hồ sơ mời thầu Công ty cử cán bộ đi điều tra khảo sát hiện trường, môt trường xung quanh nơi công trình sắp thi công.
- Quản lý tài liệu sử dụng trong đấu thầu: : thiết lập thư viện lưu trữ các tài liệu chứng minh năng lực nhà thầu, các tài liệu liên quan đến văn bản pháp lý, hợp đồng kinh tế… Nếu có thể thì thiết lập một cơ sở dữ liệu về khách hàng( các chủ đầu tư, các nhà cung cấp vật liệu…) để khi cần có thể sử dụng ngay. Việc quản lý tài liệu này khá quan trọng, tạo được một cơ sở dữ liệu tốt sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí khác khi quản lý thông tin đồng thời đây cũng là bước cần thiết để công ty có thể xây dựng quản lý doanh nghiệp theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000
- Nâng chất lượng hồ sơ: : Tăng cường việc sử dụng máy móc, các phần mềm chuyên dụng kết hợp với kinh nghiệm thi công của các chuyên gia để có thể xây dựng được các phương án thi công hợp lý nhất, xây dựng được tiến độ phù hợp với năng lực thi công của công ty.
- Về quá trình bóc tách khối lượng: Hiện nay lực lượng chuyên làm bóc tách khối lượng tại công ty là rất ít và có những công trình hầu như không có người để bóc tách kiểm tra lại khối lượng. Do đó cần thiết lập 1 nhóm chuyên bóc tách lại khối lượng từ bản thiết kế dự toán, điều này cũng cần thiết vì từ việc bóc tách khối lượng này nhà thầu có thể đề xuất thêm ý kiến tăng hoặc giảm khối lượng thi công, đó cũng là yếu tố làm ảnh hưởng đến giá chào thầu của công ty. Trong thực tế phần lớn các công ty đưa ra đề xuất giảm khối lượng thi công để có thể giảm giá dự thầu so với các đối thủ.
- Chuyên môn hóa công tác lập hồ sơ dự thầu: hồ sơ dự thầu có nhiều nội dung khác nhau do đó cần chia nhỏ nội dụng nên yêu cầu cần phải có những cán bộ phụ trách từng nội dung. Các cán bộ này phảu là những cán bộ có năng lực và kinh nghiệm trong việc lập hồ sơ sự thầu
2.2.3 Điều chỉnh giá dự thầu
Đối với một gói thầu thì giá dự thầu là yếu tố quan trọng khi xem xét hồ sơ dự thầu. Do đó cần phải tính toán giá dự thầu cho hợp lý
Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng tới việc điều chỉnh giá dự thầu như việc xác định khối lượng nguyên vật liệu, lượng công nhân tham gia thi công, máy móc thiết bị rồi việc lựa chọn phương án giá. Chính vì vậy mà các cán bộ dự toán cần lựa chọn phương án chính xác tiết kiệm và phù hợp nhất với công ty.
Trước sự ảnh hưởng của giá dự thầu đến khả năng thắng thầu của công ty thì chúng ta cần làm sao phải cho giá dự thầu luôn hợp lý và giữ ở mức thấp nhất có thể nhưng cũng không quá thấp. Do đó để hoàn thiện giá dự thầu thì phải nâng cao công tác tính toán giá dự thầu một cách hợp lý
Trước hết phải thu thập đầy đủ cỏc tài liệu, thụng tin chi tiết rừ rang về quy mô, yêu cầu của gói thầu phù hợp với quy định của nhà nước và sát với thực tế thị trường. Đồng thời phải có sự nghiên cứu và tính toán kỹ lưỡng các chi phí. Từ chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị, chi phí chung…sao cho có thể giảm một cách tối đa. Tuy nhiên, cũng phải chú ý đến chất lượng công trình đảm bảo. Tránh việc giảm giá quá thấp khiến chủ đầu tư nghi ngờ về chất lượng hoặc gây thua lỗ, lợi nhuận quá thấp cho công ty. Muốn vậy phải tính kỹ được trước lợi nhuận và chi phí bỏ ra.
Tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tranh để đưa ra giá dự thầu hợp lý. Vì thông thường các HSDT đều phải đảm bảo yêu cầu kỹ thuật của chủ đầu tư đầu tiên, yếu tố quyết định khả năng thắng thầu sẽ là giá dự thầu. Sau khi xem xét đảm bảo yêu cầu kỹ thuật thì chủ đầu tư sẽ so sánh giá của các nhà thầu đưa ra. Các nhà thầu đều phải đảm bảo bí mật giá của mình nhưng nếu biết nhiều thông tin về đối thủ, có thể phỏng đoán được giá mà đối thủ có thể đưa ra thì công ty sẽ có lợi thế trong việc đưa ra giá dự thầu. Trong thực tế công ty đã áp dụng các biện pháp giảm giá dự thầu bằng cách giảm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy móc thiết bị, đẩy nhanh tiến độ thi công để giảm chi phí gián tiếp. Tuy nhiên, hiệu quả chưa cao. Về lý thuyết muốn giảm giá dự thầu thì phải giảm các chi phí trực tiếp, chi phí chung nhưng làm được điều này là rất khó. Mục tiêu của các công ty đều là giảm thiểu các chi phí này để giành hợp đồng về cho mình. Đối với Công ty thì các biện pháp sau có thể áp dụng một cách hiệu quả.
Giảm chi phí nguyên vật liệu trước hết phải phát huy, nâng cao mở rộng qui mô sản xuất nguyên vật liệu xây dựng của công ty. Đồng thơi duy trì các nguồn cung cấp cũ và tích cực tìm kiếm các nguồn cung cấp mới để đảm bảo giá vật liệu mà công ty sử dụng là thấp nhất và có thể chủ động trong vấn đề đảm bảo nguyên vật liệu đúng chất lượng và tiến độ. Quan hệ tốt với các nhà cung cấp nguyên vật liệu, khai thác chính sách bán hàng của họ tốt.
Ngoài ra còn một số biện pháp sau: xác định chính xác định mức vật tư cho mỗi loại công việc, hạn chế hao hụt một cách tối đa. Khi lập đơn giá cần phải tính đến các biện pháp lãng phí nguyên vật liệu có thể. Áp dụng biện pháp, công nghệ vận chuyển và sắp xếp phù hợp, tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu.
Giảm lãng phí trong quá trình gia công vật liệu hợp lý, nâng cao độ chính xác của phương pháp pha cắt, tận dụng phế liệu, tìm kiếm và thử nghiệm, khai thác các phương pháp thi công tiên tiến không chỉ tác dụng tiết kiệm mà còn đảm bảo chất lượng công trình. Sử dụng và khai thác tối đa công suất của các tài sản luân chuyển như giàn giáo, giá đỡ…
Để hạ thấp chi phí nhân công và chi phí sử dụng máy móc thi công có thể áp dụng một số biện pháp sau: Cơ sở xác định là bậc thợ bình quân cho từng loại công việc dựa theo thực tế đã được kiểm nghiệm qua nhiều công trình và giá nhân công trên thị trường xây dựng và khối lượng công việc mà họ sẽ thực hiện.
Chỉ nên hạ thấp chi phí nhân công bằng cách tăng năng suất lao động, nâng cao trình độ cơ giới hóa và tự động hóa trong thi công, tận dụng tối ưu phần công nghệ công ty sở hữu. Tuyệt đối không tính đến việc trả công lao động rẻ mạt, sẽ tác động ngược lại đến hiệu suất xây dựng và chất lượng công trình.
Phải tính đến những phân tích trên khi lập đơn giá dự thầu. Dựa trên nhứng gì đã làm được ở các công trình tương tự để ước tính chi phí nhân công hợp lý nhất có thể.
Đây là các khoản chi phí rất khó định lượng chính xác vì thực tế diễn ra không phải lúc nào cũng như chúng ta tính toán trước. Việc hạ thấp chi phí này chủ yếu phụ thuộc vào khả năng phán đoán và những ước tính có kinh nghiệm của người lập đơn giá dự thầu. Người có khả năng phán đoán và kinh nghiệm tốt sẽ có thể lập được một đơn giá phù hợp vì vậy công ty phải chọn được cán bộ tốt nhất cho công
tác này.
Để tiết kiệm chi phí sản xuất chúng có thể áp dụng một số biện pháp: Hiện nay công ty tính chi phí chúng theo tỷ lệ % so với chi phí nhân công theo quy định hiện hành. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ phù hợp với những công trình thi công nhỏ, thi công chủ yếu bằng thủ công. Ngày nay khoa học công nghệ phát triển, việc thi công là sự kết hợp giữa thủ công và máy móc thiết bị hiện đại. Do vậy, chi phí chung này không phản ánh hết chi phí cho công trình.
Để phù hợp với điều kiện thực tế hiện nay nên sử dụng phương pháp tính chi phí chung theo tỷ lệ % của chi phí trực tiếp. Tỷ lệ % do công ty lập lên dựa theo những kinh nghiệm cho từng loại công trình và những chi phí thực tế phát sinh trong điều kiện cụ thể.
Nếu thực hiện những biện pháp trên thì công ty sẽ luôn đưa ra được đơn giá hợp lý và nâng cao khả năng thắng thầu.
Sau khi đã tính được đơn giá các hạng mục công việc ở mức cạnh tranh nhất và cộng thêm phần lãi dự tính, giá bỏ thầu chính thức hình thành và được niêm phong nộp cho chủ đầu tư. Nhưng trong quá trình chờ đến ngày mở thầu các nhà thầu có thể có những thay đổi về mức giá do thu thập được các thông tin khác về công trình, hoặc thay đổi lại đơn giá chi tiết vì tìm được nguồn nguyên vật liệu cung cấp rẻ hơn, có thêm thông tin về các đối thủ cạnh tranh… Giá dự thầu là yếu tố đặc biệt quan trọng vì vậy ngoài việc áp dụng các biện pháp giảm giá phải tính đến các thay đổi có thể đến với giá dự thầu. Do đó, phải nghiên cứu kỹ đặc điểm của công trình, đặc biệt là những đặc điểm có thể làm ảnh hưởng đến giá dựu toán. Nghiên cứu kỹ các nhân tố làm thay đổi giá dự thầu như thị trường vật liệu xây dựng, mạng lưới cung cấp nguyên vật liệu tại công trình, địa phương, khu vực lân cận, mạng lưới giao thông vận tải, nguồn lao động ở địa phương, giá cả máy móc thiết bị…
Thường xuyên cập nhật những văn bản pháp quy, các định mức kinh tế kỹ thuật của nhà nước, các quy chuẩn, tiêu chuẩn mới nhất để xác định giá dự thầu một cách chính xác.