1. Chức năng :
Chức năng của hoạch định giữ một vai trò hết sức quan trọng trong việc xác định những nhiệm vụ cụ thể của công tác này. Ngoài ra nó còn giúp cho việc đánh giá thẩm định các kế hoạch đã được soạn thảo khoa học và dễ dàng hơn. Hoạch định có những chức năng sau :
Định hướng đúng đắn mọi hoạt động chiến lược của doanh nghiệp.
Lựa chọn phương thức tối ưu để hoàn thành các nhiệm vụ đã được xác định.
Đảm bảo huy động và sử dụng tốt nhất những nguồn tiềm năng hiện có để thực hiện có hiệu quả những quyết định quản trị đã được xác định.
Đảm bảo phản ứng linh hoạt, năng động và có hiệu quả với mọi yếu tố tác động từ bên ngoài, đặc biệt là từ phía đối thủ cạnh tranh.
Đảm bảo phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng về lâu dài.
Phối hợp các mặt hoạt động của tổ chức sao cho các hoạt động này ăn khớp, đồng bộ, nhịp nhàng và có hiệu quả. V.v…
Thực hiện chức năng : Không phải mọi loại hoạch định cũng như mọi loại kế hoạch đều phải nhất thiết thực hiện đầy đủ tất cả các chức năng ở trên. Vấn đề là ở chỗ xét về mặt tổng thể công tác hoạch định phải hướng tới và thực hiện cho được những chức năng cơ bản này. Trong từng trường hợp cụ thể có linh hoạt vận dụng để đạt được mục tiêu cuối cùng đó.
2. Nguyên tắc hoạch định :
Nội dung của những nguyên tắc chủ yếu :
Nguyên tắc hệ thống. Nguyên tắc khoa học.
Nguyên tắc tập trung vào mắt xích chủ yếu. Nguyên tắc thừa kế.
Nguyên tắc xuất phát từ nhu cầu của khách hàng.
Nguyên tắc kết hợp quyền hạn, quyền lợi và trách nhiệm. Nguyên tắc hiệu quả.
Nguyên tắc năng động, linh hoạt và tận dụng thời cơ. Nguyên tắc chuyên môn hóa.
Nguyên tắc phát huy tối đa tính năng động và tự chủ của các cấp thừa hành.
Nguyên tắc bí mật trong kinh doanh. Nguyên tắc mạo hiểm khoa học.
3. Quản trị bằng mục tiêu (Management By Objectives – MBO)
Một trong những phát triển đáng lưu ý nhất trong quản trị học hiện đại là chương trình quản trị theo mục tiêu (MBO). Đặc tính của MBO là mỗi thành viên trong tổ chức tự nguyện ràng buộc và tự nguyện cam kết hành động trong suốt quá trình quản trị theo mục tiêu, từ hoạch định đến kiểm tra.
Yếu tố căn bản của chương trình MBO hiện nay là :
Sự cam kết của quản trị viên cao cấp với hệ thống MBO Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục
tiêu chung.
Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản để thi hành kế hoạch chung.
Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch này.
Những yếu tố Những bước đi chính
1. Trình bày những mục tiêu và chiến lược dài hạn
2. Thể hiện những mục tiêu toàn bộ của tổ chức.
3. Thiết lập mục tiêu của ngành
4. Đặt những mục tiêu của những công việc cá thể.
5. Trình bày những kế hoạch hành động. 6. Thực hiện và tiến
hành sửa chữa.
7. Duyệt xét và tiến tới mục tiêu. Đặt mục tiêu Thiết kế hành động Tự kiểm soát Duyệt xét định kỳ
8. Đánh giá toàn bộ việc thực hiện và tăng cường huấn luyện, bổ sung…
Hình 5.1 : Quá trình MBO