- Giám Đốc: Điều hành mọi hoạt động của Công ty theo định hướng
a)Trước phiên đấu giá
* Đơn vị có tài sản bán đấu giá
Các hoạt động trước phiên đấu giá được coi là một trong những bước quan trọng nhất của quy trình bán đấu giá tài sản.
Đối với đơn vị có tài sản, các công việc liên quan trước phiên đấu giá bao gồm: Gửi yêu cầu bán đấu giá tài sản, hồ sơ tài sản ủy quyền bán đấu giá, ký hợp đồng bán đấu giá, nội quy phiên bán đấu giá, Hồ sơ bán đấu giá tài sản, thông báo bán đấu giá tài sản trên các phương tiện thông tin đại chúng, niêm yết thông báo bán đấu giá tài sản.
+ Khâu tiếp nhận hồ sơ và nghiên cứu hồ sơ tài sản bán đấu giá, tư vấn cho đơn vị có tài sản.
- Với những hồ sơ vụ việc đơn giản, rõ ràng hoặc những hồ sơ mà đơn vị có tài sản đã cung cấp đầy đủ các giấy tờ, tài liệu có liên quan, đã thực hiện việc xử lý tài sản trước khi đưa ra bán đấu giá theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định thì ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, công ty liên hệ để thỏa thuận luôn với đối tác về việc tổ chức bán đấu giá, các điều khoản của Hợp đồng bán đấu giá (với các nội dung chính theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Nghị định số 17/2010/NĐ-CP).
- Với những hồ sơ vụ việc có tính chất phức tạp, đấu giá viên cùng luật sư nghiên cứu một cách chi tiết, cụ thể, từng giấy tờ tài liệu có trong hồ sơ hồ sơ. Qua đó nắm bắt được toàn bộ công việc theo một quá trình từ khi xử lý tài sản, yêu cầu bán đấu giá, các trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật mà người có tài sản bán đấu giá phải thực hiện trước khi yêu cầu tổ chức bán đấu giá thực hiện bán đấu giá một loại tài sản nào đó.
Sơ đồ 4.1: Quy trình tổ chức bán đấu giá tài sản
Báo phí dịch vụ
KÝ HỢP ĐỒNG BÁN ĐẤU GIÁ TÀI SẢN Thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng. Niêm yết thông báo
theo quy định Bán hồ sơ tham gia
đấu giá
Xem tài sản bán đấu giá
Nộp hồ sơ tham gia đấu giá, nộp tiền đặt trước
Thông báo thời gian, địa điểm tổ chức bán đấu giá Tổ chức phiên bán đấu giá tài
sản Trả lại tiền đặt trước cho
khách hàng tham gia đấu giá nhưng không trúng đấu giávà
không vi phạm quy chế.
Lập biên bản bán đấu giá tài sản
Bàn giao tài sản bán đấu giá
Thanh lý hợp đồng mua bán tài sản bán đấu giá. Thanh lý hợp đồng bán đấu giá tài sản.
Thu phí dịch vụ bán đấu giá.
Không có khách hàng
mua hồ sơ Có khách hàng
mua hồ sơ Công văn bán đấu
giá không thành Ký Phụ lục hợp đồng bán đấu giá Có khách hàng nộp hồ sơ và tiền đặt trước Không có khách nộp hồ sơ và tiền đặt trước Ký hợp đồng mua bán tài sản bán đấu giá
Thanh toán tiền mua tài sản
+ Việc soạn thảo nội quy bán đấu giá, hoàn thiện hồ sơ bán đấu giá: Đối với mỗi tài sản, tùy theo tính chất, đặc điểm của tài sản mà công ty thiết lập một nội quy bán đấu giá cụ thể theo quy định chung, sau đó chuyển tới cho đơn vị có tài sản để đơn vị có tài sản xem xét, tham gia, góp ý kiến, từ đó hoàn thiện bộ hồ sơ bán đấu giá hoàn chỉnh. Theo Nghị định 17, công ty có trách nhiệm đưa ra nội quy, hồ sơ bán đấu giá phù hợp với tài sản. Nhưng trên thực tế, đối với những tài sản có tính chất đặc biệt, đơn vị có tài sản nắm bắt rõ nhất những vấn đề đó, do đó lắng nghe, tham khảo ý kiến của đơn vị có tài sản một phần là tôn trọng sự hợp tác giữa các bên, một phần cũng là để nội quy và hồ sơ bán đấu giá được hoàn thiện, phù hợp với tài sản hơn. Đặc biệt đối với một số tài sản lớn, đặc thù, yêu cầu người mua, đơn vị mua phải đáp ứng một số điều kiện theo quy định của pháp luật, công ty đã chủ động nghiên cứu các văn bản pháp luật, đưa ra quy chế bán đấu giá phù hợp, chặt chẽ, đúng quy định, hạn chế thấp nhất các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình bán đấu giá tài sản. Chính vì vậy, công ty luôn được đối tác đánh giá cao khi cùng hợp tác.
+ Niêm yết thông báo bán đấu giá tài sản, thông báo bán đấu giá tài sản trên phương tiện thông tin đại chúng đối với những tài sản được quy định: Thông báo bán đấu giá tài sản được công ty thực hiện đúng theo quy định của Nghị định 17, tài sản bán đấu giá đều được đăng thông báo công khai trên báo, đài, hoặc truyền hình 02 lần, mỗi lần cách nhau 03 ngày. Tại nơi có tài sản bán đấu giá công ty đều cử người đến tận nơi để dán niêm yết thông báo, chụp ảnh và lưu hồ sơ. Đối với bất động sản công ty ngoài dán niêm yết tại nơi có tài sản, UBND địa phương nơi có tài sản, còn có xác nhận dán niêm yết thông báo của đơn vị có thẩm quyền tại địa phương (Thường là xác nhận của UBND).
Dưới đây là đánh giá của đơn vị có tài sản đối với các hoạt động trước phiên đấu giá của công ty.
Hình 4.3: Đơn vị có tài sản đánh giá các hoạt động trước phiên đấu giá
Có thể nói, trong suốt quá trình bán đấu giá tài sản, khâu quan trọng nhất là việc đàm phán, ký kết được hợp đồng ủy quyền bán đấu giá tài sản. Đơn vị có tài sản khi ủy quyền bán đấu giá cho tổ chức bán đấu giá đều hy vọng mọi công việc đều được những người am hiểu về bán đấu giá hướng dẫn cụ thể, đảm bảo pháp luật, đáng tin cậy. Theo biểu đồ trên, có 89.29% ý kiến khách hàng đánh giá các hoạt động trước phiên đấu giá của công ty là tốt, điều này chứng tỏ các hoạt động trước phiên đấu giá được thực hiện mà trực tiếp liên quan tới đơn vị có tài sản được công ty thực hiện tốt và cần tiếp tục phát huy. Tuy nhiên, 7.14% ý kiến cho rằng các hoạt động trên ở mức bình thường vì đối với các công ty, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức thường xuyên có tài sản bán đấu giá khi có những tài sản đặc biệt, cần có yêu cầu cao hơn về cả lĩnh vực am hiểu tài sản, pháp luật liên quan tới tài sản, và kỹ năng mềm xử lý các tình huống phát sinh. Dựa trên các yêu cầu trên và so sánh với các tổ chức bán đấu giá khác, khách hàng đánh giá Công ty Cổ phần Đấu giá
Thành An thực sự chưa nổi bật và thực hiện tốt hơn các đơn vị khác. Có 3.57% cho rằng công ty đã thực hiện chưa tốt các bước trên là do đối với các đối tác có tài sản bán đấu giá ở quá xa so với trụ sơ, chi nhánh của công ty, thì việc liên hệ, đi lại giữa nơi có tài sản, nơi trụ sở đơn vị có tài sản có phần gặp khó khăn, do đó việc liên hệ qua lại, tư vấn chủ yếu được thực hiện thông qua các phương tiện thông tin (điện thoại, gmail, fax...) nên việc tư vấn cho đơn vị có phần gặp trở ngại, vì vậy phần nào làm giảm hiệu quả của các hoạt động trước phiên đấu giá.
*Đối với khách hàng tham gia đấu giá.
Những việc chính trong khâu trước phiên đấu giá có liên quan trực tiếp tới khách hàng tham gia mua tài sản bao gồm: Trưng bày cho khách hàng xem tài sản bán đấu giá và tổ chức đăng ký tham gia đấu giá. Đánh giá của khánh hàng tham gia mua tài sản bán đấu giá cho các hoạt động trên được thể hiện cụ thể qua bảng sau:
Bảng 4.2: Đánh giá các hoạt động trước phiên đấu giá của khách hàng đăng ký tham gia đấu giá
Chỉ tiêu Mức độ đánh giá
Tốt Bình thường Chưa tốt
Các hoạt động trước
phiên đấu giá (%) 52,94 35,29 11,77
Thu hút được càng đông khách hàng tham gia mua tài sản thì cơ hội bán được tài sản càng cao hơn, giá bán tài sản được hợp lý hơn, hạn chế được các tiêu cực xảy ra trong bán đấu giá tài sản. Vì vậy, khi khách hàng đến xem tài sản đều nhận được sự hướng dẫn cụ thể của nhân viên trong công ty, giúp khách hàng có ý định mua tài sản được hiểu rõ hơn về tài sản muốn mua. Việc hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục cũng được nhân viên trong công ty tư vấn cụ thể, tỉ mỉ. Ngoài ra, khách hàng có thể gọi điện hỏi những vướng
mắc về thủ tục và một số điều chưa rõ qua số điện thoại nóng của công ty. Qua khảo sát ý kiến của khách hàng, chỉ có 52,94% khách hàng muốn mua tài sản đánh giá hoạt động trước phiên đấu giá của công ty là tốt, có 35,29% khách hàng đánh giá ở mức độ bình thường và 11,77% đánh giá ở mức độ chưa tốt. Điều này cho thấy, Công ty Cổ phần Đấu giá Thành An chưa thực sự thực hiện tốt được các bước trong khâu trưng bày, hướng dẫn khách hàng xem tài sản, cũng như chưa thực hiện tốt khâu hướng dẫn các khách hàng làm tốt thủ tục đăng ký tham gia đấu giá. Trên thực tế, khi đưa khách hàng đi xem tài sản, đòi hỏi phải có sự am hiểu nhất định về tài sản bán đấu giá để có thể trả lời được những thắc mắc của khách hàng xem tài sản. Tuy nhiên, tài sản bán đấu giá phong phú, đa dạng (ô tô, xe máy, tàu sông, tàu biển, block, thiết bị máy móc, nhà xưởng ....), mỗi tài sản lại có đặc điểm khác nhau (về mặt pháp lý, đặc điểm riêng của tài sản, mức độ hao mòn tài sản ....) nên việc am hiểu rõ, và giải thích được rõ ràng, hướng dẫn cụ thể cho khách hàng còn gặp khó khăn. Ngoài ra, đối với một số tài sản ở xa, Công ty để khách hàng tự đến nơi có tài sản để xem xét, và xin xác nhận của đơn vị có tài sản hoặc của đơn vị trông giữ tài sản, do đó không thể trực tiếp hướng dẫn khách hàng.