- Sử dụng hiệu quả số liệu và cố gắng đưa ra quyết định dựa vào thực tế.
6. Liên hệ với bộ ISO 9000 7 Những ý chính
7. Những ý chính
Bảng 18.1 - Quy trình lập kế hoạch quảng bá các hoạt động của nhóm QC và các điều mục cần kiểm tra và xác nhận.
Các bước Các mục cần kiểm tra và xác nhận
1) Định hướng Thông hiểu các nguyên tắc cơ bản sau các hoạt động của nhóm QC.
Xác nhận chính sách cơ bản của các cán bộ lãnh đạo liên quan đến các nhóm QC.
Chỉ rõ cách thức hoạt động của các nhóm QC trong bộ phận, phòng ban hoặc công ty.
Xác nhận dự định và các chính sách của các cán bộ lãnh đạo về thời hạn.
Xác định các vấn đề liên quan đến việc quản lý kinh doanh của công ty, phòng ban, bộ phận và việc quảng bá các hoạt động của nhóm QC.
Các vấn đề liên quan đến các hoạt động quảng bá bao gồm: • Những hoạt động liên quan đến việc nâng mức
• Những hoạt động nảy sinh khi quảng bá
• Những hoạt động theo kế hoạch nhưng chưa được quảng bá nhiều
Tiếp thu yêu cầu của các nhóm QC, hội nhập vào kế hoạch cụ thể và chỉ các mức độ mục tiêu cho thời gian này.
2) Xác định tầm quan trọng của các biện pháp cụ thể
Xác định tầm quan trọng bằng cách lắng nghe ý kiến của các thành viên trong nhóm QC.
3) Ấn định các biện pháp cụ thể cho những chi tiết cần được quảng bá
Xem xét thực chất các biện pháp và đưa những biện pháp đó vào bảng kế hoạch dưới dạng những chi tiết cần được quảng bá.
Xem xét mục tiêu cho từng chi tiết đó và đưa ra chỉ tiêu. Chọn các bộ phận xử lý các chi tiết tương ứng
• Cần quyết định người thi hành biện pháp tại nơi làm việc hay là các thành viên của ban quảng bá.
• Xác định rõ ràng nhiệm vụ công tác của nhóm QC Chỉ rõ thời hạn của các hoạt động quảng bá.
Đưa các chi tiết vào tài liệu tham khảo, và chú ý đến phần ghi chú.
4) Nên để ban quảng bá xem xét mọi nội dung
Hiệu đính và xác nhận những chi tiết cần được quảng bá đã đề cập.
5) Hoàn thành kế hoạch quảng bá bằng văn bản.
Chọn phương pháp quản lý những vấn đề cần được quảng bá Lên lịch trình
• Nghiên cứu lịch trình từng tháng một đối với kế hoạch quảng bá hàng năm.
• Đưa vào những điểm cần lưu ý cần cho mỗi vấn đề đang được quảng bá.
[19] CÁC HỘI THẢO VỀ NHÓM QC GIỮA CÁC CÔNG TY 1. Mục đích 1. Mục đích
Khi các hoạt động của nhóm QC chỉ giới hạn trong phạm vi nơi làm việc thì các thành viên nhóm cũng có chiều hướng hạn chế triển vọng và do đó những ý tưởng cũng mất đi sự mới mẻ và tính sáng tạo. Các nhóm QC phải tổ chức các cuộc họp trao đổi định kỳ với các nhóm khác trong và ngoài công ty để tránh hiện tượng đó và đẩy mạnh lại các hoạt động của nhóm.
2. Định nghĩa
Các cuộc họp trao đổi giữa các công ty là dịp để các trưởng nhóm QC, các thành viên làm việc tại các văn phòng ở xa và xưởng sản xuất hoặc tại các công ty khác nhau trong và ngoài phạm vi nước Nhật cùng nhau phát triển. Những hội thảo như vậy tạo điều kiện cho trưởng nhóm và thành viên các nhóm QC khác nhau gặp gỡ, thảo luận và cùng xem xét, nghiên cứu việc quản lý nhóm QC.
3. Nội dung
3.1 Tác dụng của các cuộc hội thảo nhóm QC giữa các công ty.
So sánh các nhóm QC khác nhau cho chúng ta những hướng dẫn về các hoạt động của nhóm.
Nhận được nhiều thông tin khác nhau giúp cho nhóm giải quyết được các vấn đề về quản lý (về mặt kỹ thuật cũng như những lời khuyên nhận được) và đẩy mạnh các hoạt động của nhóm.
Tạo điều kiện cho mọi người tiếp xúc, trao đổi thông tin với nhau, cải thiến mối quan hệ giữa con người với con người và đẩy lui những bức tường chia cách các nơi làm việc (các xưởng sản xuất với nhau).
3.2 Quy trình cơ bản để tổ chức hội thảo nhóm QC giữa các công ty.
Bước 1 - Xác định mục đích của việc tổ chức hội thảo, gửi văn bản yêu cầu tới những người chịu trách nhiệm của nhóm kia (và người chịu trách nhiệm của nhóm này).
Bước 2 - Chọn từ 5 - 10 người tham gia, gồm cả trưởng nhóm.
Bước 3 - Yêu cầu ban thư ký bố trí ngày, thời gian, địa điểm và nội dung cho buổi hội thảo.. Cần quyết định xem ai sẽ là người chịu trách nhiệm về tài liệu, và cử người phụ trách việc tiếp đón các đoàn đại biểu đến họp.
Bước 4 - Tổ chức hội thảo về nhóm QC ngoài công ty.
Trình bày về thực trạng quản lý chất lượng, các tổ chức quảng bá nhóm QC, và tình hình quản lý các nhóm QC (bên tổ chức)
Tổ chức đoàn khảo sát.
Tổ chức bàn luận về các chủ đề chính. Những quan sát viên nên hạn chế phát biểu ý kiến của mình.
Cảm ơn và bế mạc cuộc họp.
Bước 5 - Sau khi quay trở về công ty, những người tham dự phải báo cáo lại nội dung cuộc họp cho cấp trên, và chia sẻ ý kiến với trưởng nhóm QC và các cuộc họp nhóm QC. Ban thư ký phải lên hồ sơ các bản báo cáo đó.
Bước 6 - Gửi thư cám ơn chính thức trong vòng 2 ngày sau hội thảo. Ban thư ký phải gửi biên bản họp cho đối tác của mình và bày tỏ lòng cảm ơn.
4. Ví dụ
Chương trình mẫu của cuộc họp trao đổi về nhóm QC ngoài công ty.
CHƯƠNG TRÌNH MẪU CỦA CUỘC HỌP TRAO ĐỔI VỀ NHÓM QC NGOÀI CÔNG TY
Thời gian Phút Nội dung Người chịu trách nhiệm
13:00 - 13:05 5 Chào mừng Đại diện nhóm QC của
cả hai công ty. 13:05-13:20 15 Khái quát về công ty và các hoạt động
của nhóm QC.
Bên tổ chức
13:20-14:00 40 Các bảo cáo, hỏi và đáp 1 báo cáo/công ty
14:00-15:00 60 Đoàn khảo sát và các câu hỏi đáp liên quan.
Bên tổ chức
15:00-16:35 95 Thảo luận nhóm Mọi thành viên
16:35-16:55 20 Trình bày các nội dung thảo luận, hỏi và đáp.
Mọi thành viên
16:55-17:00 5 Bế mạc Đại diện nhóm cảu cả 2
công ty.
Ghi chú: Sử dụng một quy trình đơn giản để tổ chức các buổi hội thảo nhóm QC trong công ty.
5. Các ghi chú khác
6. Liên hệ với bộ ISO 9000 7. Những ý chính 7. Những ý chính