- Sử dụng hiệu quả số liệu và cố gắng đưa ra quyết định dựa vào thực tế.
6. Liên hệ với ISO 9000 7 Các ý chính
7. Các ý chính
BẢNG 14.1 - KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO
Các mục chỉ ra trong bảng sau phải được thực hiện nhằm cải tiến cáhc tư duy và kiến thức kỹ thuật và các kỹ năng, thông qua việc tự phát triển và phát triển lẫn nhau, việc thực hiện các mục này rất cần thiết để nâng cao năng lực giải quyết vấn đề tại nơi làm việc và để nhận thức về chất lượng, hiểu rõ vấn đề và sẵn sàng thực hiện cải tiến.
Mục Nội dung và mục đích
1 Hội thảo dành cho
các trưởng nhóm
• Hội thảo dành cho các trưởng nhóm được chuẩn bị để đào tạo về cơ sở của các hoạt động nhóm QC, vai trò và sự lãnh đạo của một cán bộ lãnh đạo để bổ nhiệm trưởng nhóm QC mới.
2 Hội thảo dành cho
các cán bộ điều hành nhóm QC (cán bộ quản lý)
• Hội thảo dành cho các cán bộ điều hành nhóm QC được tổ chức để đào tạo cơ sở của hoạt động nhóm QC, vai trò của người điều hành nhóm QC và hướng dẫn phương pháp cho các thành viên của nhóm để bổ nhiệm mới người điều hành nhóm QC.
• Hội thảo này cũng được tổ chức để hướng dẫn thực tế về giải quyết vấn đề.
3 Hội thảo dành cho
các cán bộ tổ chức nhóm QC
• Hội thảo cán bộ tổ chức nhóm QC được tổ chức để đào tạo cơ sở của nhóm QC cho người tổ chức nhóm QC.
• Hội thảo này cũng được tổ chức để cung cấp các hướng dẫn về phương pháp theo dõi, xem xét, và giải quyết vấn đề (tổ chức 1 hoặc 2 lần 1 năm).
4 Hội thảo dành cho
các thành viên hội đồng nhóm QC bộ phận.
• Hội thảo cho các thành viên hội đồng nhóm QC được tổ chức để tuyên truyền các khái niệm cơ bản của hoạt động nhóm QC và vai trò của các thành viên hội đồng nhóm QC.
• Hội thảo này cũng được tổ chức để đưa ra cho các thành viên nhóm QC cơ hội hiểu biết lẫn nhau hơn và để luyện tập phương pháp giải quyết vấn đề mà chúng được sử dụng tại hội thảo dành cho các trưởng phòng và bộ phận.
• Tại hội thảo này các thành viên hội đồng nhóm QC nghiên cứu phương pháp Q7 sử dụng máy tính cá nhân (1 năm /1 lần).
5 Hội thảo cho thư ký phòng ban.
• Hội thảo cho thư ký phòng ban về cơ bản giống như hội thảo cho các thành viên hội đồng nhóm QC. Hội thảo này cũng tổ chức 2 năm /1 lần.
6 Đào tạo phương
pháp QC
• Người hướng dẫn phương pháp QC tương lai là người từ các phòng và bộ phận tham gia vào khoá giảng phương pháp QC do văn phòng giới thiệu.
[15] ĐÁNH GIÁ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM QC 1. Mục đích 1. Mục đích
Tiến hành đánh giá để xác định hoạt động nhóm QC đã phát triển một cách phù hợp chưa và có đạt được kết quả thoả mãn không, đồng thời chỉ ra những chỗ cần cải tiến và thực hiện hành động khắc phục cần thiết. Sự đánh giá này giúp cho việc huy động các thành viên và phát triển hoạt động nhóm QC.
2. Định nghĩa
Đánh giá cần xem xét theo các câu hỏi sau: hoạt động nhóm QC có đúng như kế hoạch hành động đã phác thảo và mục tiêu hay không; các hoạt động này diễn ra như thế nào, cần phải trao dồi những năng lực gì, hoạt động QC có đạt kết quả mong muốn chưa, làm thế nào để so sánh các hoạt động này với các nhóm QC khác.
3. Nội dung
Đánh giá hoạt động nhóm QC bao gồm 2 quá trình: Tự đánh giá bởi các thành viên của nhóm QC và đánh giá của các cán bộ quản lý.
3.1 Đành giá bởi các thành viên nhóm QC
(1) Tự đánh giá theo cách giải quyết vấn đề
Các thành viên nhóm phản ánh tất cả các quá trình liên quan đến việc giải quyết vấn đề, đánh giá quá trình hoạt động của họ, tìm ra điểm không phù hợp và cố gắng chỉ ra nguyên nhân để khắc phục và cải tiến các điểm đó.
(2) Đánh giá tất cả các hoạt động nhóm QC cuối kỳ và cuối năm.
Nhóm QC lập kế hoạch giải quyết các vấn đề mới theo cách giải quyết một vấn đề nào đó, sau đó tiếp tục theo phương pháp này. Hoạt động nhóm QC cũng bao gồm việc nghiên cứu để nâng cao khả năng và triển khai hoạt động, khuyến khích phát triển tương hỗ với các bộ phận khác. Cuối kỳ và cuối năm, thành viên nhóm QC xem xét tất cả các hoạt động này và đánh giá.
(3) Ghi chú đối với quá trình tự đánh giá
Theo nguyên tắc, trưởng nhóm và các thành viên nhóm QC cần đánh giá hoạt động của họ theo phương pháp tự giác. Tuy nhiên, sự đánh giá của bản thân nhóm có khuynh hướng không khách quan. Để tạo một thái độ khách quan và cải tiến mức hoạt động, nhóm QC cần được cán bộ quản lý và người hướng dẫn đánh giá, và hiểu rõ vấn đề và định hướng cho nhóm QC.
3.2 Đánh giá của các cán bộ quản lý
(1) Đánh giá các hoạt động giải quyết vấn đề liên quan.
Cán bộ phụ trách trực tiếp tại cơ sở phải nhận được các bản báo cáo hoạt động dạng viết tay hoặc dạng khác, đánh giá nội dung của chúng và đưa ra các chỉ dẫn và lời khuyên phù hợp tại mỗi bước khi nhóm QC hoàn thành quy trình giải quyết vấn đề. Theo cách làm như vậy, cán bộ phụ trách trực tiếp tại cơ sở cần phải đưa ra các hướng dẫn phù hợp với từng mức của nhóm QC. Điều rất cần thiết đối với cán bộ phụ trách tại cơ sở là khuyến khích và hướng dẫn để các thành viên của nhóm có thể hiểu các điểm mạnh của họ và những nơi cần thiết cải tiến để trợ giúp các hoạt động tương lai.
(2) Đánh giá tại các cuộc họp trình bày kinh nghiệm nhóm QC và hội thảo nhóm QC.
Các cuộc họp trình bày kinh nghiệm nhóm QC và hội thảo nhóm QC được tổ chức là sự kiện để tuyên truyền hoạt động nhóm QC tại công ty và phòng kinh doanh. Các cán bộ quản lý và cán bộ phụ trách đánh giá các bản trình bày tại cuộc họp.
(3) Đánh giá tất cả các hoạt động nhóm QC cuối kỳ và năm.
Cán bộ quản lý đánh giá tất cả các hoạt động nhóm QC đã tiến hành tại công ty hoặc phòng kinh doanh trong năm vừa qua hoặc trong một giai đoạn đã qua và công nhận kết quả đạt được của nhóm. Điều này được xem là loại hình đánh giá quan trọng nhất vì hoạt động nhóm QC nhấn mạnh vào tính liên tục.
3.3 Mục tiêu đánh giá và công nhận các hoạt động nhóm QC
Việc hướng dẫn hàng ngày của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ phụ trách về việc triển khai các hoạt động của nhóm QC là hết sức quan trọng. Đồng thời, họ cần phải đánh giá cao các công việc khó khăn của các thành viên nhóm QC, công nhận các quan sát và hành động của họ, trao thưởng cho các thành tích mà họ đạt được. Những người hướng dẫn cũng nên rút kinh nghiệm từ thực tế hoạt động nhóm QC. Đây là một điểm hết sức quan trọng trong việc tuyên truyền các hoạt động TQM. Sau đây là các mục tiêu của việc triển khai đánh giá và công nhận các hoạt động đáng khen thưởng.
(1)Lãnh đạo, cán bộ quản lý và người phụ trách cần đánh giá các hoạt động nhóm QC, phản ánh về phương pháp hướng dẫn đã được sử dụng và cải tiến.
(2)Đánh giá và thừa nhận rộng rãi giúp cho các thành viên nhóm QC thấy được kết quả đạt được và sự thoả mãn. Họ trở nên năng động và mong muốn tiến nhanh hơn các nhóm khác.
(3)Cán bộ quản lý và cán bộ phụ trách đánh giá kịp thời để xem xét các hướng dẫn và phương pháp triển khai của họ. Cán bộ quản lý cũng nên đánh giá lại quy trình quản lý hàng ngày khi có các vấn đề mà nhóm QC đưa ra.
(4)Lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ phụ trách cố gắng thấm nhuần và hiểu sâu sắc về các vấn đề nhóm QC đã giải quyết và các hành động cải tiến đã thực hện có liên quan đến phòng ban và bộ phận.
4. Ví dụ
Xem bảng 15.1 Phiếu kiểm tra đánh giá các hoạt động nhóm QC (Đề tài) bảng 15.2 Phiếu kiểm tra đánh giá các hoạt động nhóm QC (Hàng năm) bảng 15.3 Bảng đánh giá các hoạt động nhóm QC (Cho tổ chức quản lý) bảng 15.4 Phiếu kiểm tra các kinh nghiệm hoạt động nhóm QC
bảng 15.5 Bảng cho điểm các hoạt động nhóm QC