Công ty nên sửa đổi cách lập phiếu xuất kho cho các lần xuất mỗi phiếu xuất được ghi cho mỗi lần xuất điều này đảm bảo được tính kịp thời và chính xác cho khoản mục chi phí NVL trực tiếp.
Đối với các loại vật tư mua về xuất thẳng cho thi công công trình, kế toán không cần hạch toán qua TK 152 mà hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi phí NVL trực tiếp tránh nhiều thủ tục không cần thiết.
Kế toán nên phân biệt rõ đâu là NVL, đâu là CCDC để khi xuất kho cho công trình phản ánh được một cách chính xác giá trị NVL xuất vào công trình là bao nhiêu. Những vật tư trực tiếp tham gia vào quá trình xây dựng thì xếp vào nhóm NVL, còn những vật tư gián tiếp tham gia vào quá trình xây dựng thì xếp vào nhóm CCDC.
Việc quản lý nguyên vật liệu hay vật tư trong thi công luôn là vấn đề được coi trọng hàng đầu. Quản lý vật tư là làm sao để tiết kiệm được khoản chi phí này. Để thực hiện mục tiêu trên công ty nên thiết lập một mạng lưới nhà cung cấp vật tư có uy tín, đảm bảo chất lượng, thực hiện được quá trình cung cấp một cách ổn định thường xuyên, không những cung cấp đủ mà còn phải kịp thời không làm gián đoạn quá trình thi công. Điều này sẽ cho phép giảm chi phí bảo quản kho bãi, giảm vốn ứ đọng ở hàng tồn kho. Đối với những công trình ở gần nhau có thể tiến hành cùng mua vật liệu để giảm bớt chi phí vận chuyển hoặc tận dụng những nguyên vật liệu thừa của công trình này cho công trình khác, phát huy sáng kiến nhằm tiết kiệm chi phí mà chất lượng vẫn đảm bảo. Vì vậy công ty
cần xác định quy chế thưởng, phạt rõ ràng và công khai. Chính sách này sẽ khuyến khích nhân viên trong công ty tận tâm trong công việc, tích cực tìm kiếm những nguồn hàng với giá rẻ, có sáng kiến trong việc sử dụng tiết kiệm chi phí vật tư. Bên cạnh đó, công ty nên tìm mọi biện pháp tiết kiệm chi phí vận chuyển nguyên vật liệu.Công ty có thể tìm nhà cung cấp gần, lựa chọn phương tiện vận chuyển thích hợp và theo dõi, giám sát việc vận chuyển sát sao tránh lãng phí nhiên liệu xe máy, phương tiện vận chuyển
Ngoài ra phòng kế toán Công ty cần yêu cầu các xí nghiệp lập bảng kê vật liệu còn lại chưa sử dụng cuối kỳ ở công trình để có căn cứ phản ánh chính xác hơn chi phí NVLTT thực tế phát sinh.
Tổng cộng vật liệu còn lại cuối kỳ và là căn cứ để tính toán xác định chi phi NVLTT thực tế phát sinh.
CPNVLTT tt phát sinh = Tổng giá trị NVL xuất dùng – GT NVL còn lại cuối kì. Nếu điều kiện không cho phép không thể tổ chức việc kiểm kê NVL còn lại cuối kỳ ở các công trình thì cũng cần phải tổ chức kiểm kê lượng vật liệu còn lại chưa sử dụng tại công trường xây dựng khi công trình đã hoàn thành. Bởi dù vật liệu có được mua khi có nhu cầu song việc thừa vật liệu trong thi công là điều khó tránh khỏi cho dù là không nhiều. Khi đó tùy theo phương thức xử lý lượng vật liệu thừa này mà thực hiện hạch toán cho phù hợp:
- Nếu chuyển số vật liệu này sang thi công công trình khác: Ví dụ: nếu thừa NVL là 35.550.000 thì kế toán ĐK:
Nợ TK 621 (chi tiết công trình nhận vật liệu) 35.550.000 Có TK 621 (chi tiết công trình thừa vật liệu) 35.550.000
- Nếu thực hiện nhập lại kho số vật liệu thừa kế toán ghi: Nợ TK 152 35.550.000
Có TK 621 (chi tiết cho công trình thừa vật liệu) 35.550.000
Nếu thực hiện xuất số vật liệu thừa không sử dụng hết ra ngoài (công trường khác hoặc bán…) kế toán có thể tính toán xác định giá vốn vật liệu thừa đem bán và ghi nhận doanh thu. Song do lượng vật liệu thừa thường ít kế toán có thể ghi giảm chi phí tương ứng với số tiền thu được theo định khoản :
Nợ TK 111,112,131, 138…(giá vốn) 1.530.000
Có TK 621 (chi tiết cho công trình thừa vật liệu) 1.530.000