- Kế toán tổng hợp
2.2.2.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là toàn bộ giá trị thực tế của nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu,v.v…cần cho việc thực hiện các công trình.
Nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí chiếm tỉ trọng lớn ( 64,3% - 69,8% ) trong toàn bộ cơ cấu chi phí sản xuất của công ty. Chính vì vậy, yêu cầu được đặt ra là phải tập hợp chính xác, đầy đủ chi phí nguyên vật liệu, có như vậy công việc tính giá thành mới đảm bảo chính xác, đồng thời qua đó có thể tìm ra các biện pháp hữu hiệu nhằm tiết kiệm nguyên liệu, góp phần giảm giá thành sản phẩm.
Mặt khác, nguyên vật liệu công ty sử dụng đa dạng về chủng loại, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nên công tác hạch toán nguyên vật liệu luôn được tiến hành thường xuyên.
Để quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ khi có nhu cầu vật liệu cho thi công phát sinh, tổ trưởng đội thi công lập phiếu yêu cầu xuất vật tư và phải có xác nhận của kỹ thuật viên, sau khi xem xét Công ty quyết định xuất kho vật liệu và người tổ trưởng sẽ cầm phiếu yêu cầu xuất vật tư đó giao cho thủ kho và thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho.
Sau đây là mẫu phiếu yêu cầu xuất vật tư: ( Biếu số 2.1)
Kế toán kho căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu xuất kho) của thủ kho gửi lên tiến hành nhập vào phần mềm.
Vào Phân hệ kế toán vật tư tồn kho, sau đó vào xuất vật tư tạo mới một phiếu xuất vật tư (hoặc nhấn phím F4 để tạo mới) cập nhật số liệu. Màn hình nhập liệu: ( Hình số 02)
- Mã chứng từ: chọn phiếu xuất vật tư theo giá trung bình
- Số chứng từ: phần mềm sẽ tự động nhập số chứng từ theo thứ tự xuất kho vật tư như: PXVT\104
- Ngày chứng từ: kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đề điền vào ngày chứng từ xuất vật tư: ngày 30/12/2010
- Mã khách hàng: là những nhân viên trong công ty đã được thiết lập mã. Kế toán chi cần nhập mã NV TDT phần mềm sẽ tự động hiện ra tên nhân viên nhận vật tư.
- Mã kho: thuộc kho vật tư kế toán nhập mã VATTU phần mềm sẽ tự động hiện ra
- Diễn giải: xuất vật tư cho công trình nào thì kế toán nhập vào phần mềm ghi rõ xuất vật tư cho công trình đó. Ví dụ: Xuất cáp điện cho công trình lắp đặt hệ thống điện cho nhà máy Machino.
- Mã hàng: là những mã đã được tạo trong danh mục vật tư. Xuất cáp điện cho công trình thì kế toán xem cáp điện đó thuộc loại nào sau đó nhập mã vào, phần mềm sẽ tự động hiện ra tên vật tư đó. Ví dụ: CAP3*10
- Tên vật tư: khi nhập CAP3*10 tên vật tư sẽ tự động hiện ra là: Cáp điện Cu/PVC/PVC 3*10+1*6mm2
- Đơn vị tính: đã có sẵn trong danh sách. Khi kế toán tạo mã vật tư, phải vào ô đơn vị tính để ghi rõ đơn vị tính của vật tư đó là gì. Như vậy kế toán chỉ cần chọn đơn vị tính là MET, phần mềm sẽ tự động hiện ra.
- Số lượng tồn: vật tư đó khi mua về căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng ( hoặc hoá đơn bán lẻ, hoặc phiếu xuất kho của nhà cung cấp - đối với trường hợp hàng về trước hoá đơn về sau) kế toán tiến hành nhập kho vật tư, như vậy khi xuất kho vật tư nếu vật tư đó đã được nhập trước ngày xuất kho thì phần mềm sẽ tự động hiện ra số lượng tồn.
- Số lượng: là số lượng vật tư đó xuất cho công trình là bao nhiêu. Ví dụ: Cáp điện Cu/PVC/PVC 3*10+1*6mm2 xuất 69 mét
- Đơn giá: khi xuất kho vật tư đã chọn xuất theo phương pháp trung bình thi phần mềm sẽ tự động tính và hiện ra đơn giá.
- Thành tiền: phần mềm tự động tính khi đã có đơn giá và kế toán nhập số lượng xuất
- TK Nợ: Cáp là NVL chính, vì vậy khi xuất cáp cho công trình kê toán ĐK: Nợ TK 6211 và Có TK 1521 ( tăng chi phí NVL TT và giảm giá trị NVL còn tồn trong kho ) - TK Có:
…
Sau khi nhập xong dữ liệu, kế toán nhấn vào nút Ghi để kết thúc công việc. Để xem chứng từ nhấn F12, để in chứng từ nhấn F7.
Sau đây là mẫu phiếu xuất kho: ( Biểu số 2.2 )
Từ các chứng từ xuất kho vật tư phần mềm sẽ tự động lên bảng kê vật tư xuất dùng và sổ nhật ký chung, sổ chi tiết, sái cái TK 621.
Để kiểm tra, in sổ kế toán vào phân hệ báo cáo, vào báo cáo kế toán, chọn báo cáo vật tư, sau đó chọn bảng kê chứng từ xuất kho vật tư.