Do các địa điểm thi công thường ở các địa bàn khác nhau nên việc luân chuyển chứng từ từ đơn vị, công trường đến Công ty gặp nhiều khó khăn về thời gian và tiền của. Vì thế mà quá trình hạch toán không phản ánh một cách chính xác và kịp thời các nghiệp cụ kinh tế phát sinh. Thường vào cuối tháng kế toán Công ty mới nhận được chứng từ phát sinh trong tháng làm cho công tác kế toán chi phí và giá thành gặp nhiều khó khăn, công việc dồn nhiều vào cuối kỳ. Ngoài ra, một số hóa đơn chứng từ do đội, xí nghiệp cấp dưới tập hợp lên còn ghi thiếu thông tin, không đảm bảo được tính trung thực trong khoản chi phí phát sinh làm cho việc tổng hợp chi phí sản xuất không có độ chính xác cao, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Mỗi lần mua NVL về nhập kho hay xuất thẳng cho công trình thường xảy ra trường hợp hàng về trước hoá đơn về sau. Khi đó người chịu trách nhiệm đi mua vật tư phải mang về cho kế toán phiếu xuất kho của công ty bên kia hoặc hóa đơn bán lẻ để kế toán làm căn cứ ghi phiếu xuất kho vật tư. Nhưng thực tế nhiều khi mua hàng về do sự thỏa thuận của công ty với nhà cung cấp là sẽ lấy hóa đơn sau hoặc người đi mua vật tư không mang phiếu xuất kho hoặc hóa đơn bán lẻ về cho kế toán để hạch toán. Hoặc cũng có trường hợp kế toán quên không lấy phiếu xuất kho hay hóa đơn bán lẻ của người mua vật tư mang về để hạch toán vật tư nhập kho. Nên xảy ra một số trường hợp vẫn xuất kho vật tư cho công trình nhưng thời điểm mua hàng về không nhập kho mà đợi đến khi có hóa đơn mới làm bút toán nhập kho nên một số vật tư trong kho đã bị âm. Điều này là không hợp lý theo chế độ quy định. Vì không có vật tư trong kho thì làm sao xuất vật tư cho công trình được.
- Công tác hạch toán các khoản mục chi phí : Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Theo quy định thì mỗi lần xuất kho bộ phận cung ứng phải viết phiếu xuất kho cho lần xuất đó và chuyển về ngay cho kế toán để ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp nhưng ở công ty nhiều khi một phiếu xuất kho có thể ghi chung cho nhiều
lần xuất. Điều bất hợp lý này làm cho công tác tập hợp chi phí NVL trực tiếp không đảm bảo được tính chính xác và kịp thời.
Trong quá trình thi công công trình thì phần lớn nguyên vật liệu thường được mua tại địa phương và xuất thẳng cho sản xuất nhưng kế toán vẫn làm thủ tục tương tự như nhập, xuất nguyên vật liệu qua kho. Việc làm này làm gia tăng công việc kế toán một cách không cần thiết lại không phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Danh mục nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ không được tách riêng ra để tiện theo dõi. Có những vật tư là công cụ dụng cụ thuộc lại phân bổ 1 lần hay nhiều lần nhưng kế toán chưa phân biệt được rõ đâu là vật tư, đầu là công cụ dụng cụ nên xảy ra trường hợp hạch toán nhầm kho. Những vật tư thuộc công cụ dụng cụ kế toán lại hạch toán vào Nguyên vật liệu. Như vậy ảnh hưởng đến bảng phân bổ công cụ dụng cụ và ảnh hưởng đến tỷ lệ phần trăm chi phí nguyên vật liệu, và chi phí sản xuất chung. Khi đó tỷ lệ phần trăm nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung xuất vào công trình sẽ không phản ánh được chính xác.
Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Khi có những công trình lớn đòi hỏi phải có đầy đủ chỉ tiêu về người lao động tham gia. Khi đó số lượng người lao động của công ty không đủ để đáp ứng và công ty đã phải thuê ngoài. Theo quy định nếu thuê nhân công ngoài của những tổ chức có địa chỉ, có MST hợp pháp, có đăng ký kinh doanh là cung cấp dịch vụ nhân công thì khi đó chỉ cần 2 bên làm hợp đồng lao động rồi sau khi công việc hoàn thành bên thuê nhân công sẽ thanh toán cho bên nhà cung cấp thi khi đó bên nhà cung cấp sẽ phải xuât hóa đơn GTGT cho công ty.
Còn trường hợp nếu công ty thuê nhân công ngoài của những cá nhân đứng ra thuê hộ mà không có giấy phép đăng ký kinh doanh thi khi đó công ty phải làm một hợp đồng lao động dưới 3 tháng và bảng chấm công, bảng thanh toán lương đính kèm. Nhưng thực tế công ty lại không làm như vậy mà lại đi mua hóa đơn ngoài. Làm như vậy vừa tốn phần trăm chi phí mua hóa đơn, vừa không hợp pháp và rất nguy hiểm.
Khi tính lương làm thêm giờ để thanh toán cho người lao động. Trường hợp nếu làm thêm giờ vào ngày nghỉ thi theo quy định của bộ luật lao động nếu
công ty bố trí được thời gian nghỉ bù cho người lao động vào ngày thường của tuần tiếp theo thi công ty chỉ phải trả phần lương chênh lệch cho ngày đi làm ( vào ngày nghỉ) của người lao động. Nhưng thực tế nhiều khi công ty bố trí cho người lao động nghỉ bù vào ngày thường rồi nhưng khi tính lương vẫn tính ngày đi làm vào ngày nghỉ thứ bảy là gấp 1.5 và chủ nhật là gấp 2 lần. Làm như vậy vừa không phản ánh đúng bản chất của việc tính lương, vừa làm tốn thêm chi phí cho công ty.
Công ty đã không trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân. Mà trong kế toán theo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí sản xuất và kết quả sản xuất trong kỳ nếu Công ty không có điều kiện để bố trí cho lao động trực tiếp nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ hạch toán thì kế toán phải dự toán tiền lương nghỉ phép của họ để tiến hành trích trước tính vào chi phí của các kỳ hạch toán theo số dự toán. Mục đích của việc làm này là không làm giá thành sản phẩm tăng hoặc giảm đáng kể khi số lượng người lao động trực tiếp nghỉ phép nhiều ở một kỳ hạch toán nào đó.
Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công
Trong việc tập hợp chí phí sửa chữa lớn các loại xe máy phục vụ thi công thông thường kế toán Xí nghiệp không trích trước chi phí sữa chữa lớn xe, máy thi công mà tính thẳng vào chi phí sản xuất khi có xe, máy hỏng có sửa chữa lớn. Điều này làm mất tính tự chủ trong việc sửa chữa xe, máy thi công và không kiểm soát được chi phí.
Hạch toán chi phí sản xuất chung
Khi thanh toán tiền điện, nước phục vụ công trình theo chế độ kế toán quy định phải hạch toán khoản này vào chi phí sản xuất chung nhưng kế toán đã không hạch toán riêng cho phần chi phí điện nước phục vụ công trình mà lại hạch toán chung hết vào TK 642 ‘chi phí quản lý doanh nghiệp’’. Như vậy không phản ánh đùng bản chất của nghiệp vụ phát sinh, và không phản ánh được giá thành thực tế của từng công trình.
Khi mua CCDC về nhập kho. Trường hợp CCDC thuộc lại phẩn bổ một lần thi xuất thẳng toàn bộ giá trì vào công trình và phản ánh qua tk 6273 và nếu CCDC thuộc loại phân bổ 2 lần hay nhiều lần phải thực hiển phân bổ CCDC qua
tk 142, 242. Nhưng thực tế lại không phản ánh đúng theo đúng chế độ. Những CCDC có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng dưới 1 năm thi phân bổ qua tk 142 còn những CCDC có giá trị lớn và thời gian sử dụng trên 1 năm thi phân bổ qua tk 242. Nhưng kế toán đã phân bổ tất cả CCDC qua tk 242 mà không quan tâm đến giá trị và thời gian sử dụng của nó. Và CCDC khi mua về nếu thuộc loại phân bổ thì phải thực hiện bút toán phẩn bổ ngay trong thời điểm đó cho từng loại CCDC một. Nhưng kế toán đã để đến cuối quý mới thực hiển bút toán phẩn bổ chung chung cho tất cả các loại CCDC. Như vậy khi lên sổ chi tiết tk 153 phần phát sinh bên có của từng CCDC một không thể hiện được là đã xuất cho công trình hay cho văn phòng mà chỉ thể hiện được giá trị chung của tk 153 còn dư bao nhiêu, đã xuất cho công trình, cho bộ phận văn phòng bao nhiêu hay xuất vào tk chi phí trả trước chờ phân bổ là bao nhiêu.
Tại Công ty thì tài khoản 627 được chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2 theo đúng chế độ quy định, tuy nhiên trong quá trình hạch toán thì Tk 6277- chi phí dịch vụ mua ngoài và TK 6278- chi phí bằng tiền khác lại không được rõ ràng theo đúng quy định. Ví dụ như tiền điện phục vụ cho lán trại công ty vẫn hạch toán vào Tk 6278 mà đúng ra phải hạch toán vào TK 6277.
Ngoài ra, tại công ty chưa phân chia biến phí và định phí sản xuất chung. Đây là khoản mục thuộc loại chi phí gián tiếp nhưng nó lại chiếm một tỷ trọng khá lớn. Khoản chi phí cần được kiểm soát chặt chẽ hơn để tránh những phát sinh không hợp lý làm tăng giá thành sản phẩm một cách không phù hợp.
* Một số tồn tại khác.
Về các khoản thiệt hại trong sản xuất
Trong các ngành sản xuất thì đều có những thiệt hại trong quá trình sản xuất sản phẩm. Với đặc trưng của ngành xây dựng cơ bản là sản xuất sản phẩm trong khoảng thời gian dài, chịu ảnh hưởng của rất nhiếu yếu tố khách quan và chủ quan, nên trong quá trình thi công thì không thể tránh khỏi những thiệt hại. Có thể là thiệt hại do ngừng sản xuất vì lý do thời tiết, do phá đi làm lại. . . Trong công tác kế toán ở Công ty CP Tư Vấn Đầu Tư và Xây Dựng An Phát không có khoản mục chi phí này.
Khó khăn lớn nhất mà gần đây Công ty đang gặp phải là thiếu vốn sản xuất. Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này là do công tác nghiệm thu thanh toán và công tác thu hồi công nợ của Công ty còn chưa hiệu quả. Có nhiều công trình Công ty đã hoàn thành từ lâu nhưng chưa được chủ đầu tư nghiệm thu thanh toán làm giảm hiệu quả hoạt động sản xuất của đơn vị. Mặt khác, Công ty có nhiều công trình đã hoàn thành bàn giao mà vẫn chưa được chủ đầu tư thanh toán toàn bộ. Công ty cần có những biện pháp thu hồi vốn đầu tư của bên A và xây dựng một cơ chế thanh toán thích hợp thúc đẩy việc thu hồi vốn quay vòng cho sản xuất. Bởi vì như hiện nay Công ty hoạt động chủ yếu bằng nguồn vốn vay ngân hàng và vay khác như vậy Công ty sẽ phải chịu một khoản chi phí lãi vay tương đối lớn. Điều này cũng tác động tới giá thành sản phẩm và lợi nhuận kinh doanh của Công ty.
Bên cạnh đó hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP Tư Vấn Đầu Tư và Xây Dựng An Phát chịu ảnh hưởng cạnh trạnh trên nhiều lĩnh vực. Cụ thể: lĩnh vực xây dựng các công trình giao thông đường thuỷ, công trình thuỷ lợi...Đối với lĩnh vực này Công ty chịu sự cạnh tranh bởi rất nhiều doanh nghiệp hoạt động cùng lĩnh vực cùng địa bàn. Đối với lĩnh vực sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, ngoài việc phải cạnh tranh với các nhà sản xuất có tên tuổi trong khu vực, Công ty còn phải cạnh tranh với các cơ sở sản xuất tư nhân với giá thành rẻ. Điều này tạo ra sức ép cho hoạt động kinh doanh của Công ty nếu không có phương án sản xuất phù hợp tổ chức hạch toán không hiệu quả thì không thể đứng vững trên thị trường và sẽ dần bị đào thải. Chính vì vậy mà thực hiện tốt hạch toán kế toán nói chung và hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành xây lắp nói riêng tại Công ty Công trình đường thuỷ là một việc làm quan trọng trong chiến lược phát triển của Công ty.
3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty CP Tư Vấn Đầu Tư và Xây Dựng An thành sản phẩm xây lắp tại Công ty CP Tư Vấn Đầu Tư và Xây Dựng An Phát.
3.2.1.Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ.
Các đội thi công do công ty trực tiếp quản lý nên các chứng từ phát sinh ở các đội đều được kế toán các đội chuyển về phòng kế toán để hạch toán. Vì vậy,
việc tập hợp chứng từ gốc ban đầu thường chậm dẫn đến việc phản ánh các khoản chi phí phát sinh không kịp thời, công việc kế toán thường dồn vào cuối tháng, dễ gây ra sự nhầm lẫn sai sót trong khi hạch toán. Các số liệu về tình hình chi phí thực tế không được cung cấp kịp thời cho công tác quản lý. Để khắc phục tình trạng này, phòng Tài Chính- Kế Toán cần có quy định về thời gian giao nộp chứng từ thanh toán để tránh trường hợp chi phí phát sinh kỳ này kỳ sau mới được hạch toán hoặc công việc dồn ép vào những ngày cuối tháng trong khi những ngày đầu tháng lại không có chứng từ để ghi sổ, hạch toán.
3.2.2. Về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.