7. Kết cấu của luận văn
2.3.2. Các quy định về hình thức ủy quyền trong tố tụng dân sự
Phạm vi ủy quyền giới hạn quyền và trách nhiệm của bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Trong tố tụng dân sự, việc người đại diện theo ủy quyền của đương sự thực hiện một số công việc vượt quá nội dung văn bản ủy quyền có thể sẽ gây hậu quả bất lợi cho các đương sự; bản án, quyết định của Tòa án có thể bị sửa hoặc hủy. Do vậy, cơ quan tiến hành tố tụng chỉ chấp nhận các công việc mà người đại diện theo ủy quyền của đương sự thực hiện trong phạm vi ủy quyền. Cơ sở xác định trách nhiệm của các bên chính là văn bản ủy quyền.
Điều 151 BLDS 1995 trước đây quy định việc ủy quyền phải được lập thành văn bản. Tuy nhiên BLDS 2005 quy định có khác tại khoản 2 Điều 142 “Hình thức ủy quyền do các bên thỏa thuận, trừ trường hợp pháp luật quy định việc ủy quyền phải lập thành văn bản”. Trong đời sống có thể thấy có những quan hệ đa ̣i diê ̣n theo ủy quyền được xác lập, thực hiê ̣n không cần phải bằng văn bản, có thể bằng lời nói hoặc hành vi cụ thể. Tuy nhiên, thực tế cũng chỉ ra rằng, hầu như không có sự ủy quyền nào thể hiện bằng lời nói, hành vi được thừa nhận để có giá trị chứng minh trách nhiệm của các bên trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Do đó, quan hệ ủy quyền thường xuyên vẫn được xác lập bằng văn bản dưới các hình thức là giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền (ngoài ra còn có hình thức thông qua Giấy giới thiệu).
Trong tố tụng dân sự thì Tòa án chỉ chấp nhận việc ủy quyền bằng văn bản được công chứng, chứng thực hợp lệ. Điều 74 BLTTDS quy định:
“Người đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự thực hiện các quyền,
nghĩa vụ tố tụng dân sự theo nội dung văn bản ủy quyền”. Do là hoạt động
tố tụng mang tính công quyền, nhân danh nhà nước, mỗi quyết định của mình có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của nhiều người nên Tòa án thường
phải xem xét kỹ việc đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự có được hợp lệ về nội dung phạm vi ủy quyền, về thời hạn ủy quyền, về hình thức văn bản ủy quyền, thậm chí về nhân thân người đại diện theo ủy quyền v.v..., tránh trường hợp sau khi thấy bản án, quyết định của Tòa án gây bất lợi cho mình thì đương sự quay lại phản đối, không chấp nhận các ý kiến, công việc của người đại diện theo ủy quyền đã thực hiện trong quá trình tố tụng. Vì vậy, Tòa án nhân dân tối cao đã có văn bản hướng dẫn cụ thể về hình thức văn bản ủy quyền “Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản có công chứng, chứng thực hợp pháp, trừ trường hợp văn bản ủy quyền đó được lập tại Tòa án có sự chứng kiến của Thẩm phán hoặc của cán bộ Tòa
án được Chánh án Tòa án phân công” [22].
Tham luận của Tòa dân sự TANDTC tại hội nghị tổng kết công tác ngành Tòa án năm 2009 ghi rõ: “Việc ủy quyền tham gia tố tụng phải được thể hiện bằng văn bản. Trong trường hợp đương sự gửi văn bản ủy quyền đến Tòa án, để đảm bảo nội dung văn bản ủy quyền là có thực, đúng ý chí của người ủy quyền và làm căn cứ để Tòa án xử lý về tố tụng thì văn bản ủy quyền cần có công chứng hoặc chứng thực. Trong trường hợp nội dung ủy quyền không rõ ràng thì Tòa án phải yêu cầu họ thể hiện thật rõ nội dung và phạm vi ủy quyền. Tòa án chỉ xem xét những ý kiến, đề xuất, yêu cầu của người được ủy quyền trong phạm vi ủy quyền; các hành vi tố tụng, các yêu cầu do người được ủy quyền nêu ra vượt ra ngoài phạm vi ủy quyền sẽ không có giá trị pháp lý, không phải là căn cứ để Tòa án quyết định. Do vậy, đối với các trường hợp người Việt Nam định cư ở nước ngoài khi gửi văn bản ủy quyền thì Tòa án phải kiểm tra xem xét về nội dung, phạm vi ủy quyền và văn bản đó đã được hợp pháp hóa lãnh sự hay chưa; nếu văn bản ủy quyền được lập tại Việt nam thì phải được công chứng hoặc chứng thực thì văn bản đó mới có giá trị pháp lý. Trường hợp đương sự hoặc người được ủy quyền…gửi giấy ủy
quyền tới Tòa án, mà giấy ủy quyền đó chưa được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chưa được công chứng, chứng thực thì Tòa án yêu cầu đương sự phải làm lại cho đúng quy định pháp luật. Khi đương sự thực hiện việc ủy quyền đúng quy
định của pháp luật thì Tòa án mới giải quyết vụ án”. Nếu văn bản ủy quyền
được lập tại Tòa án, mặc dù không có công chứng, chứng thực nhưng có sự chứng kiến của Thẩm phán hoặc cán bộ Tòa án được Chánh án phân công thì vẫn được chấp nhận, theo hướng dẫn tại Nghị quyết 05/2006/NQ-HĐTP.
Hai hình thức văn bản ủy quyền chủ yếu trong tố tụng dân sự là giấy ủy quyền và hợp đông ủy quyền. Tính hợp pháp của giấy ủy quyền là chữ ký, con dấu của người ủy quyền, được công chứng hoặc chứng thực. Trường hợp chứng thực thì UBND chỉ chứng thực chữ ký của của người ủy quyền, chứ không chứng thực nội dung giấy ủy quyền. Đặc điểm của giấy ủy quyền là tính chủ động, nội dung linh hoạt, bố cục tùy nghi và chỉ cần có chữ ký, đóng dấu của bên ủy quyền. Đa số trong hầu hết các trường hợp, việc ủy quyền dưới hình thức giấy ủy quyền không ghi mức thù lao, hiệu lực của giấy ủy quyền chỉ phát sinh khi bên nhận ủy quyền chấp thuận nội dung đó và cũng chỉ thực hiện nghĩa vụ trong phạm vi ủy quyền, ngoài phạm vi đó họ không chịu trách nhiệm. Nhược điểm của hình thức ủy quyền này là thể hiện ý chí đơn phương, trong giấy ủy quyền khó mô tả được hết những công việc phải thực hiện, dẫn đến có trường hợp đã thực hiện một vài công đoạn họ lại tiếp tục không thực hiện vì một lý do nào đó, gây chậm trễ, thiệt hại cho các bên và cho cả cơ quan tiến hành tố tụng. Ngoài ra, việc từ chối nhận ủy quyền của bên đại diện theo ủy quyền hoặc việc từ bỏ ủy quyền của bên ủy quyền trong trường hợp này rất dễ dãi, các bên không cần phải đến phòng Công chứng hoặc UBND để làm thủ tục chấm dứt, mà chỉ cần có văn bản thể hiện từ chối/ từ bỏ việc đại diện theo ủy quyền là đủ; một nhược điểm lớn nữa của hình thức ủy quyền bằng giấy ủy quyền là không có cơ chế bồi thường cụ thể khi có tranh chấp.
So với hình thức giấy ủy quyền, việc đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự dưới hình thức hợp đồng ủy quyền thể hiện tính chặt chẽ hơn. Ưu điểm nổi bật của hình thức này là cơ sở pháp lý vững chắc, có điều khoản và chế tài cụ thể, quyền và nghĩa vụ của các bên được thể hiện rõ trong hợp đồng ủy quyền. Điều 581 BLDS 2005 quy đinh: “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, có nhận thù lao, nếu có thỏa thuận hoặc pháp
luật quy định”. Cũng theo quy định của BLDS 2005, bên ủy quyền có thể đơn
phương chấm dứt việc thực hiện hợp đồng ủy quyền, nếu lý do chính đáng (trừ hợp đồng ủy quyền có công chứng) và chỉ thanh toán thù lao tương ứng với công việc đã thực hiện, cộng với các khoản thiệt hại phải bồi thường nếu có. Đối với hợp đồng ủy quyền không có thù lao thì chỉ cần báo trước trong một thời gian thích hợp.
Trong thực tiễn giải quyết vụ việc dân sự mà có đương sự là cơ quan, tổ chức, có trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó không lập giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền mà thông qua giấy giới thiệu với nội dung ủy quyền cho cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ chức mình tham gia tố tụng với tư cách người đại diện theo ủy quyền của cơ quan, tổ chức. Vậy có nên coi đây là văn bản ủy quyền tham gia tố tụng không? Có quan điểm cho rằng không chấp nhận đây là văn bản ủy quyền tham gia tố tụng, bởi lẽ những nội dung trên giấy giới thiệu không thể hiện nội dung ủy quyền, phạm vi ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức, nó chỉ có ý nghĩa xác đinh người được giới thiệu là người của cơ quan, tổ chức. Mặt khác cũng không có căn cứ xác định chữ ký trong giấy giới thiệu là chữ ký của người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức [4, tr.37].