4.2.1.1 Nâng cao trình độ chuyên môn, phát triển toàn diện vai trò của cán bộ làm công tác tuyển dụng nói riêng, công tác quản trị nhân sự nói chung
Chất lượng nguồn nhân lực và hiệu quả công tác tuyển dụng phụ thuộc rất lớn vào trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác tuyển dụng cũng như trình độ, chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ quản trị nhân sự. Khi cán bộ quản trị có trình độ chuyên môn kịp thời nắm bắt được nhu cầu nhân sự từ đó có kế hoạch tuyển dụng cụ thể cho từng thời kỳ. Năng lực của cán bộ chuyên môn tốt vừa tiết kiệm thời gian và chi phí cho công tác tuyển dụng, công tác quản trị nhân sự vừa góp phần tạo ra hiệu quả sản xuất kinh doanh cao. Một đội ngũ cán bộ tuyển dụng làm việc hiệu quả, đội ngũ cán bộ phòng nhân sự phải hiểu rõ được tầm quan trọng của công việc lập kế hoạch tuyển dụng trong hoạt động quản trị nhân sự, thành thạo trong công việc lập kế hoạch và vận dụng nó một cách linh hoạt.
Là người đại diện cho công ty quản lý về mặt nhân sự, cán bộ quản trị nhân sự phải là người hiểu rõ và nắm bắt được định hướng phát triển của công ty qua các thời kỳ đồng thời cũng là người đại diện cho NLĐ nói lên nhu cầu cá nhân như nhu cầu được thăng tiến, được đào tạo và phát triển, nhu cầu về an toàn lao động, thù lao lao động và quan hệ, môi trường lao động. Người cán bộ nhân sự phải hiểu được đặc điểm của cá nhân trong công ty mình, năng động và sáng tạo trong công việc. Sự phát triển toàn diện của đội ngũ cán bộ quản lý nhân sự, tính chuyên nghiệp của đội ngũ này sẽ là hình ảnh của công ty với chính những NLĐ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
4.2.1.2 Bổ sung công tác xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Để công tác tuyển dụng nhân sự được diễn ra đầy đủ, không sai sót thì việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng là rất cần thiết. Lên kế hoạch tuyển dụng bao gồm việc chuẩn bị những thông tin, tài liệu cần thiết,chọn người tiền hành và hình thức tiến hành tuyển dụng...để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng lao động.
Khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng, cán bộ nhân sự cần xác định được các phương án truyền thông tuyển và tuyển mộ để truyền tải tốt nhất nhu cầu tuyển dụng cũng như các thông tin cần thiết trong thông báo tuyển dụng, các phương pháp truyền thông mà công ty sẽ sử dụng, từ đó giúp thu hút ứng viên đến với doanh nghiệp. Phương pháp tuyển dụng cũng cần được xác định rõ ràng trong kế hoạch tuyển dụng. Tùy vào vị trí của công việc cần tuyển đẻ xác định được sẽ sử dụng phương pháp thi
viế, trắc nghiệm, phỏng vấn, kiểm tra tay nghề hay kết hợp nhiều các phương pháp trên. Khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng cán bộ nhân sự cũng cần lên dự kiến về những người sẽ tham gia vào quá trình phỏng vẫn hay triển khai thi tay nghề, xác định cụ thể thời gian và địa điểm tiến hành tuyển dụng bởi tránh để tình trạng ứng viên phải chờ đợi quá lâu, địa điểm không sạch đẹp sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng của tuyển dụng nhân lực. Các thông tin cũng như tài liệu cần thiết cho quá trình tuyển dụng cũng cần được chuẩn bị đầy đủ, trong bản kế hoạc cẩn nêu rõ cần những thông tin nào? cần những loại tài liệu gì? Số lượng bao nhiêu? Đặc biệt là những thông tin về ứng viên, các bài kiểm tra, phiếu đánh giá ứng viên...cần được chuẩn bị đầy đủ.
Ngoài các nội dung trên cần có trong kế hoạch tuyển dụng thì lên ngân sách cho tuyển dụng cũng cần được chú tâm xây dựng, bởi chi phí có ảnh hưởng rất lớn đến công tác tuyển dụng. Chi phí được dùng trong tuyển dụng có thể là những khoản như: chi phí để in ấn và photo tài liệu, thuê địa điểm, chi phí cho công tác truyền thông và tuyển mộ (in thông báo tuyển dụng, thuê đăng tin trên internet hay các phương tiện thông tin đại chúng, thuê trung gian tuyển dụng...), nếu tuyển dụng với quy mô lớn có nhiều khi cũng cần phải có thêm một khoản chi phí để thuê thêm nhân lực hỗ trợ. Xác định và có dự trù kinh phí tuyển dụng là quan trọng để công ty chủ động hơn trong mọi tình huống, giúp cho việc chuẩn bị cho công tác tuyển dụng được tốt hơn, tránh tình trạng lãng phí hoặc thiếu hụt gây ảnh hưởng đến chất lượng tuyển dụng và cũng là giải pháp giúp nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng và hiệu quả hoạt động của công ty nói chung. Đặc biệt ở bước truyền thông tuyển mộ, công ty cần chú ý để tránh lãng phí, tốn kém không cần thiết cho chi phí quảng cáo, công ty nên dựa vào yêu cầu và tính chất của công việc mà quyết định sử dụng thông báo thích hợp. Công ty cần có dự tính chính xác các khoản chi phí cho mỗi lần tuyển dụng, cân đối lại cơ cấu chi phí tuyển dụng. Ngoài ra công ty cần dành riêng một khoản ngân sách chuyên dành cho tuyển dụng để công tác tuyển dụng được thực hiện kỹ càng, thu hút được nhiều ứng cử viên tham gia đăng ký tuyển dụng từ đó góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng tuyển dụng tại công ty.
4.2.1.3 Hoàn thiện công tác đánh giá tuyển dụng
Việc đánh giá sau tuyển dụng giúp công ty kịp thời đánh giá kết quả và hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân sự của công ty. Trước khi tiến hành đánh giá tuyển
dụng, bộ phận nhân sự cần xây sựng các tiêu chuẩn đánh giá. Và trong quá trình, cán bộ đánh giá cần triển khai thực hiện các nội dung một cách đầy đủ, chính xác và khách quan, để đảm bảo công tác đánh giá được thực hiện tốt góp phần nào đó nâng cao chất lượng cho cả công tác tuyển dụng nhân lực. Công tác đánh giá tuyển dụng bao gồm hai nội dung đó là: đánh giá tuyển mộ và đánh giá tuyển chọn.
Trong đánh giá tuyển mộ công ty cần phải đánh giá được hiệu quả cả việc quảng cáo, truyền thông và các phương pháp khác được sử dụng trong tuyển mộ. Trước hết, cần đánh giá hiệu quả đối với các chi phí đã bỏ ra, sau đó cần tính đến mức độ phù hợp của những phương pháp đã được sử dụng. Khi đánh giá hiệu quả tuyển mộ cần quan tâm tới một số thông tin như:
• Số ứng viên đến ứng tuyển tại công ty.
• Số lượng ứng viên còn lại sau mỗi lần của quá trình tuyển dụng. • Số lượng ứng viên đáp ứng đủ yêu cầu tuyển dụng.
• Số lượng ứng viên mới ở lại công ty sau 6 tháng hay một năm.
• Đánh giá thái độ, tác phong và hiệu quả làm việc của các cán bộ tuyển dụng.
Với đánh giá tuyển mộ, công ty cần quan tâm đến việc đánh giá những tiêu chí liên quan đến kết quả thực hiện công việc như: thành tích của nhân viên, hiệu quả làm việc, tinh thần và tác phong trong công việc... và một số thông tin khác như tỷ lệ vắng mặt, tỷ lệ bỏ việc...
Công tác tuyển dụng được đánh giá là thực hiện tốt và hiệu quả là cơ sở để công tác tuyển dụng thời gian sau thực hiện tốt hơn đem lại hiệu quả chung trong công tác quản lý và hiệu quả hoạt động của công ty trong tương lai. Công tác tuyển dụng được đánh giá là chưa tốt, chưa hiệu quả thì cán bộ tuyển dụng phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân cốt lõi làm giảm hiệu quả của công tác để khắc phục nó và là kinh nghiệm để công tác tuyển dụng trong tương lai của công ty không vấp phải những lỗi đó. Đánh giá công tác cũng chính là đánh giá khả năng, kỹ năng của cán bộ làm công tác tuyển dụng là cơ sở cho công tác đào tạo và phát triển nhân sự của chính hoạt động quản trị nhân sự tại công ty.