Hiện nay Công ty cổ phần tập đoàn Quang Minh chưa có công tác thiết kế, phân tích, đánh giá thực hiện công việc mà đây là yếu tố giúp cho công tác tạo động lực lao động được thực hiện đúng đắn, kết quả tốt bởi nó là cơ sở để các chính sách tạo động lực khác đưa ra đảm bảo tính công bằng.
Công ty muốn trả lương công bằng thì trước hết phải tiến hành công tác đánh giá thực hiện công việc. Đồng thời phải có hoạt động phân tích công việc chính xác. Bởi không biết phân tích công việc thì nhà quản lý nhân sự không thể đánh giá được chính xác yêu cầu của công việc, và do đó không thể tuyển người lao động, cũng như bố trí người lao động đúng công việc và từ đó không thể trả lương, kích thích người lao động kịp thời, chính xác và công bằng.
3.1 Thiết kế công việc.
Thiết kế công việc sẽ xác định được các nhiệm vụ, trách nhiệm của người lao động phải thực hiện trong công ty, nó đưa ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp với khả năng và kỹ năng của người lao động với yêu cầu công việc. Thiết kế công việc sẽ làm tăng hiệu quả và hiệu suất của công ty và cũng làm thoả mãn trong công việc của người lao động. Thiết kế công việc đóng một vai trò quan trọng trong công tác tạo động lực, nó ảnh hưởng tới tiền lương, tiền thưởng và sự thỏa mãn của người lao động.
Có nhiều phương pháp thiết kế công việc công ty nên dùng phương pháp sau để thiết kế công việc
* Luân chuyển công việc:
Thiết kế công việc trong đó người lao động thực hiện một số công việc khác nhau nhưng tương tự như nhau để giảm tính đơn điệu trong công việc, người lao dộng sẽ cảm thấy bớt nhàm chán, đôi khi còn giúp người lao động phát huy tính sang tạo của mình, phương pháp này dùng để áp dụng cho những công việc đơn giản không yêu cầu trình độ chuyên môn cao
* Làm giàu công việc
Đây là phương pháp có tác dụng rất lớn trong việc tạo động lực cho người lao động và giúp nâng cao năng suất lao động của người lao động. Thiết kế công việc bằng cách thêm các yếu tố hấp dẫn và thỏa mãn bên trong công việc, tức là làm giàu thêm nội dung công việc. Phương pháp này có thể áp dụng cho công việc của từng cá nhân. Phương pháp này giúp người lao động phát huy được khả năng của bản thân.
3.2 Phân tích công việc.
Phân tích công việc giúp cho người lao động hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình, các nhiệm vụ được đề ra rõ ràng tránh chồng chéo giữa các bộ phận. Phòng nhân sự cũng quản lý được một cách đúng đắn và có hiệu quả nguồn nhân lực trong công ty và cũng giúp
cho nhà quản lý dễ theo dõi việc thực hiện công việc của người lao động để đề ra các yêu cầu tuyển dụng hay đề bạt, thù lao, khen thưởng, kỷ luật… một cách chính xác theo tiêu chuẩn, không mang tính chủ quan, nhân định.
Một số phương pháp phân tích công việc
3.2.1. Bảng hỏi
Thu thập thông tin bằng việc đưa ra bảng hỏi và phát cho người lao động, yêu cầu họ trả lời. Nội dung của bảng hỏi đưa ra phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu và cần xoay quanh trọng tâm các vấn đề cần nghiên cứu. Nội dung của bảng hỏi ngoài các chi tiết như: tên, tuổi, bộ phận làm việc,cần phải đưa ra những câu hỏi gắn liền với việc người lao động mô tả toàn bộ các nhiệm vụ, khối lượng công việc, số lượng công việc (số lượng sản phẩm)
3.2.2. Ghi chép lại trong nhật ký:
Thu thập thông tin bằng cách yêu cầu người lao động ghi lại, mô tả lại các công việc, hoạt động hàng ngày trong một cuốn sổ
3.2.3.Quan sát:
Thu thập thông tin dựa trên quan sát của người quản lý (người lãnh đạo). Đối với lao động trực tiếp sản xuất ở công ty thì phương pháp này có rất có hiệu quả.
Nhà quản lý cũng cần phải giải thích cho người lao động biết mục đích của phân tích công việc và lợi ích mà nó mang lại như vậy người lao động sẽ sẵn sàng hỗ trợ việc phân tích công việc đạt kết quả cao hơn.
Các bước tiến hành phân tích công việc.
◊ Bước 1: Xác định công việc cần phân tích. Đây là khâu đầu của phân tích công việc, nếu không xác định công việc thì quá trình phân tích công việc sẽ không tập trung, không chính xác. Với các công việc gần tương tự như nhau điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian.
◊ Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp. Tuỳ thuộc vào đặc điểm của công việc mà lựa chọn phương pháp thích hợp để phân tích ví dụ như đối với lao động phụ máy có thể dùng phương pháp ghi chép lại trong nhật ký để biết được những công việc người lao động phải làm, hay đối với công nhân sửa chữa thì dùng phương pháp quan sát ◊ Bước 3:Thu thập các thông tin dùng để phân tích công việc. Việc thu thập này dựa trên các phương pháp như đã nêu ở trên (bảng hỏi, ghi chép lại trong nhật ký, quan sát).
◊ Bước 4: Sử dụng thông tin đã thu thập được ở bước 3 để tiến hành xử lý các thông tin thu thập được và kiểm tra lại các thông tin đó với các lao động đảm nhận công việc đó, với cấp quản lý trực tiếp lao động đó.
Sau khi hoàn thành việc xử lý các thông tin thì sử dụng chúng để xây dựng bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc. Đây là hai tài liệu cơ bản khi phân tích công việc cần phải xây dựng.
Bảng mô tả công việc: Là văn bản liệt kê các chức năng, các nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc sẽ giúp người lao động tập trung vào thực hiện công việc của mình
Bản yêu cầu công việc: Là văn bản liệt kê những đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm…
Là hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng hoàn thành nhiệm vụ, bảng mô tả tiêu chuẩn công việc nên bao gồm các thông tin sau:
- Công việc được thực hiện phải đạt được ở mức lao động nào. - Yêu cầu về chất lượng và hiệu quả công việc cần đạt được.
- Mục tiêu đề ra người lao động phải đạt được khi thực hiện công việc đó.
3.3. Đánh giá thực hiện công việc.
Đánh giá thực hiện công việc là so sánh việc thực hiện công việc của người lao động với các tiêu chuẩn đã được xây dựng để đưa ra các quyết
định đúng đắn về nhân sự: Đào đạo-phát triển, tiền lương, tiền thưởng, thăng tiến, kỷ luật…
Để đánh giá thực hiện công việc tốt thì công ty phải xây dựng được một hệ thống các bản mô tả công việc, bản mô tả tiêu chuẩn công việc đầy đủ và chi tiết. và phải có hội đồng đánh giá thực hiện công việc, hội đồng này phải gồm những người am hiểu về công việc, có trình độ chuyên môn. Để đánh giá thực hiện công việc công ty cần phải thiết lập một hệ thống đánh giá với ba yếu tố cơ bản sau:
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc (điều này đã có được sau khi tiến hành phân tích công việc).
- Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn. -Thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực
Có nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc, nhưng đối với Công ty cổ phần tập đoàn Quang Minh thì phương pháp thang đo đánh giá đồ họa là phù hợp.
Phương pháp đánh giá thực hiện công việc bằng thang đo đánh giá đồ
họa
Bao gồm các bước sau:
Bước1 : Lựa chọn các đặc trưng và đo lường các đặc trưng. Tùy thuộc vào bản chất của từng loại công việc mà lựa chọn các tiêu thức khác nhau. Các tiêu thức được lựa chọn để đánh giá nên bao gồm 2 loại cụ thể đó là:
- Các yếu tố liên quan đến công việc gồm: số lượng công việc, chất lượng của công việc
- Các yếu tố liên quan đến bản thân người lao động gồm: Đảm bảo về ngày công chế độ, tinh thần trách nhiệm và ý thức xây dựng tập thể, tính sáng tạo,sáng kiến, tính thích nghi và sự phối hợp.
Ví dụ: Chọn các tiêu thức để đánh giá thực hiện công việc và có số điểm tương ứng với mức độ thực hiện công việc của người lao động như sau:
Bảng 3.2 CÁC CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
STT Tiêu thức đánh giá Điểm tương ứng thực hiện cv
1 Mức độ hoàn thành công việc 20 40 60 80 100
2 Chất lượng công việc 20 40 60 80 100
3 Tính sang tạo, nỗ lực trong công việc 20 40 60 80 100
4 Tinh thần trách nhiệm 20 40 60 80 100
5 Đảm bảo thời gian làm việc 20 40 60 80 100
6 …. 20 40 60 80 100
Nguồn: Tác giả Nguyễn Hoàng Nguyên- cử nhân ĐH LĐXH, 2009
Dựa vào mức độ hoàn thành công việc, người quản lý trực tiếp xác định số điểm của từng người lao động để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ.
Bước2: Xây dựng cơ cấu bảng điểm.
Dựa vào số điểm cao nhất của từng tiêu thức đánh giá mà ta đưa ra bảng điểm để đánh giá thực hiện công việc của người lao động.
Do vậy Công ty cần chú trọng hơn nữa đến công tác đánh giá thực hiện công việc vì hiện nay hệ thống đánh giá thực hiện công việc mới chỉ dừng lại ở việc đánh giá để tính trả lương cho người lao động mà chưa phản ánh được đầy đủ kết quả lao động của mỗi người. Do đó, việc điều chỉnh và hoàn thiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc là việc làm cần thiết và không thể thiếu trong thời gian tới vì nó liên quan đến quyền lợi và sự công bằng của mỗi người lao động trong công ty.