Để việc phân quyền thực sự có giá trị và mang lại hiệu quả, khi phân quyền phải tuân theo những nguyên tắc sau:
Nguyên tắc chức trách quyền hạn rõ ràng: Người phụ trách khi giao chức trách quyền hạn cho người dưới quyền phải có quy định rõ ràng và công bố công khai.
Nguyên tắc không giao quyền vượt cấp: Khi giao quyền, chỉ có thể trực tiếp do người phụ trách giao, không được vượt cấp.
Nguyên tắc đảm bảo khống chế có kết quả: Người phụ trách hành chính thông qua việc định ra các tiêu chuẩn công tác, chế độ sát hạch, chế độ báo cáo và biện pháp giám sát, đôn đốc rõ ràng để nắm được kết quả công việc của người dưới quyền.
Nguyên tắc ứng biến quyền hành: Người phụ trách hành chính khi giao quyền cho cấp dưới cần phải ứng biến theo tính chất, quy mô, phương pháp khống chế của tổ chức cũng như khả năng của cấp dưới.
2.4.3 Những nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp
2.4.3.1 Chiến lược kinh doanh của tổ chức
Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau trong lộ trình phát triển của doanh nghiệp. Môi trường luôn luôn biến động, thay đổi không ngừng. Chính vì vậy, những cơ hội và thách thức luôn luôn xuất hiện không ngừng. Cơ cấu tổ chức sẽ là công cụ thực hiện chiến lược của tổ chức, cơ cấu tổ chức có thể thay đổi để có thể thích hợp với chiến lược mới của tổ chức, hoặc sự thay đổi cơ cấu tổ chức sang một hình thái mới khi mà cơ cấu cũ không còn phù hợp với chiến lược của tổ chức. Tuy nhiên sự thay đổi về chiến lược không phải bao giờ cũng bắt buộc phải có sự thay đổi cơ cấu tổ chức.
2.4.3.2 Nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp
Các hoạt động trong doanh nghiệp được thể hiện bằng những công việc chức năng cụ thể. Những công việc này đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn, những phương tiện kỹ thuật và quy trình công nghệ khác nhau, tức là cần những nguồn lực khác nhau
và cách thức khác nhau trong việc sử dụng nguồn lực đó. Và khi đó cơ cấu tổ chức và phân quyền phải thể hiện được những khác nhau đó.
2.4.3.3 Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp
Yếu tố công nghệ cũng ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và thông qua đó tác động đến việc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp. Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Ví dụ các tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thường có tầm quản trị thấp. Bộ máy quản trị phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanh nghiệp.
2.4.3.4 Quy mô của doanh nghiệp
Quy mô của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp cũng phức tạp theo, doanh nghiệp phải hình thành nhiều cấp quản trị và ở mỗi cấp cũng bao gồm nhiều nơi làm việc. Do đó các nhà quản trị cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý sao cho đảm bảo quản trị được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản trị không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì tổ chức bộ máy quản trị phải chuyên, tinh , gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.4.3.5 Môi trường kinh doanh của doanh của doanh nghiệp
Sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp có quan hệ rất lớn với môi trường hoạt động. Những tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định, tổ chức thường có cơ cấu cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc, thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả cao. Ngược lại, những tổ chức muốn thành công trong điều kiện môi trường khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng
thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, trong đó việc ra quyết định mang tính chất phi tập trung với các thể lệ mềm mỏng, các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau và các tổ đội đa chức năng.
2.4.3.6 Con người và trang thiết bị quản trị
Con người là yếu tố tác động trực tiếp và mạnh mẽ nhất đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. Do đó cần có sự hài hòa giữa con người và cơ cấu tổ chức. Khi phân chia thành những nhóm hoạt động và xác định quan hệ quyền hạn của một cơ cấu tổ chức thì phải tính đến năng lực và thói quen của con người.
Cùng với yếu tố con người, thì trình độ trang thiết bị máy móc cũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản trị bởi một doanh nghiệp sử dụng đội ngũ quản trị viên thành thạo, biết sử dụng thuần thục hệ thống máy tính cá nhân là thật sự cần thiết nhằm giảm bớt thời gian thực hiện một nhiệm vụ cụ thể và tăng sức hoạt động sáng tạo của đội ngũ quản trị viên rất nhiều và do đó cơ cấu tổ chức sẽ đơn giản hơn nếu hệ thống thu thập và xử lý thông tin của doanh nghiệp được tin học hóa, lúc đó quản trị viên có thể thu thập thông tin một cách nhanh chóng.
CHƯƠNG 3
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG
MẠI QUỐC TẾ INVICOM VIỆT NAM 3.1 Phương pháp nghiên cứu
Để nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam, luận văn sử dụng hai phương pháp chính là phương pháp thu thập dữ liệu và phương pháp phân tích dữ liệu.
3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp