e. Môi trường bên ngoài của doanh nghiệp
3.4.1.2. Chức năng và nhiệm vụ các đơn vị phòng ban trong Công ty
* Giám đốc : 01 Giám đốc 34 PGĐ kinh doanh PGĐ sản xuất Giám đốc Bộ phận thu mua Phòng kinh doanh Phòng sản xuất Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán Bộ phận phân phối Phân xưởng sản xuất
Phòng Xuất Nhập khẩu
- Chức năng và nhiệm vụ của Giám đốc Công ty
Là người đại diện cho công ty, điều hành các hoạt động hàng ngày của công ty. Là người xây dựng và phê duyệt các kế hoạch dài hạn, kế hoach ngắn hạn, các quy chế quản lý, quy chế tài chính , chính sách lương thưởng, phương án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty.
Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư kinh doanh của công ty
* Phó giám đốc
STT Chức danh Số người Trình độ
1 PGĐ kinh doanh 1 Đại học
2 PGĐ hành chính nhân sự 1 Đại học
- Chức năng và nhiệm vụ của phó giám đốc công ty
+ Tham mưu cho Giám đốc trong việc điều hành mọi hoạt động về hàng hóa và tình trạng xuất nhập khẩu của Công ty.
+ Giám sát, đôn đốc và kiểm tra hoạt động nhập nguyên liệu đầu vào, xuất hàng hóa đầu ra và xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất.
+ Tổ chức đào tạo cán bộ trong Công ty.
+ Tham gia các hoạt động tư vấn và giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
+ Chủ động triển khai công việc theo lĩnh vực được phân công như lập chiến lược phát triển sản phẩm, lên phương án hợp tác với các nhà cung ứng và các đối tác.
+ Đề xuất với Giám đốc phương hướng phát triển Công ty và phương pháp, giải pháp thực hiện.
+ Quản lý bộ máy tổ chức Công ty. * Phòng kinh doanh
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Phó phòng 1 Đại học
3 Nhân viên 7 Đại học + Cao đằng+
trung cấp + LĐPT
- Chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh
+ Lập kế hoạch kinh doanh và báo cáo kinh doanh của phòng trình giám đốc phê duyệt. Hỗ trợ giám đốc về các vấn đề chiến lược, tổ chức, quản lý và điều hành công ty.
+ Lập kế hoạch và triển khai kế hoạch tiếp thị theo từng thời gian cụ thể trong năm, thường xuyên mở rộng thị trường, quan tâm khai thác những nguồn sản phẩm mới.
+ Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng; Xác định giá bán sản phẩm, tiến hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kết hợp đồng theo ủy quyền của giám đốc.
+ Cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàng cho phòng kế hoạch – vật tư phục vụ công tác thiết kế, tổ chức sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo thực hiện đúng tiến độ hợp đồng.
* Phòng tổ chức hành chính
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Nhân viên 3 Đại học + Cao đằng+ trung
cấp + LĐPT - Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính
+ Quản lý bảo dưỡng, bảo trì, đề xuất kế hoạch khai thác hiệu quả cơ sở vật chất hạ tầng, trang thiết bị kỹ thuật của Công ty.
+Tổng hợp chương trình công tác; lập các biểu và báo cáo thống kê +Lên lịch công tác
+ Lập và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; chủ trì hoạt động đánh giá cán bộ, công chức hàng năm của công ty và thực hiện chế độ thi đua khen thưởng cán bộ, nhân viên; là ủy viên thường trực của Hội đồng thi đua khen thưởng và Hội đồng kỷ luật cán bộ, viên chức của công ty;
+Tổ chức thực hiện công tác lễ tân phục vụ các sự kiện quan hệ quốc tế, quan hệ đối nội, đối ngoại của Công ty.
+ Thực hiện các chế độ, chính sách cho cán bộ, công nhân viên của công ty theo các quy định của pháp luật và của công ty.
* Phòng kế toán
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Kế toán trưởng 1 Đại học
2 Nhân viên 4 Đại học + Cao đẳng
- Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán
+ Giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý mới.
+ Tổ chức bộ máy kế toán, thống kê, ghi chép, tính toán một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách, thanh toán đúng hẹn tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả.
+ Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị kịp thời, đầy đủ thủ tục và tài liệu cho việc xử lý các khoản mất mát, hư hỏng và đề xuất các biện pháp xử lý.
* Phòng xuất nhập khẩu
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Nhân viên 5 Đại học + Cao đằng
- Chức năng và nhiệm vụ của phòng xuất nhập khẩu
+ Thực hiện chức năng xuất hàng hóa ở kho khi bán hàng, và nhận hàng khi công ty nhập hàng về.
+ Tổ chức thống kê, ghi chép, tính toán một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ hàng hóa xuất, nhập.
+ Tính toán, thống kê, ghi chép, lượng hàng thiếu, tồn sắp hết, để phối hợp với phòng kinh doanh tính toán lượng hàng cần thiết để hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
+ Chụi trách nhiệm giải quyết các thủ tục xuất nhập khẩu, báo cáo theo yêu cầu của cơ quan Hải quan hoặc khách hàng. Theo dõi lượng hàng nhập và các vấn đề liên quan .Chuẩn bị hồ sơ nhập hàng / xuất hàng cần thiết.Làm các thủ tục nhập hàng như chứng từ nhập, L/C, lịch tàu giải quyết các vấn đề liên quan tới xuất nhập khẩu.
* Phòng sản xuất :
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Phó phòng 1 Đại học
3 Nhân viên 102 Đại học + Cao đằng+
trung cấp + LĐPT
- Chức năng và nhiệm vụ của phòng sản xuất :
+ Làm nhiệm vụ thu mua nguyên vật liệu
+ Sản xuất hàng hóa + Phân phối hàng hóa
+ Phối hợp với phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu thiết kế mẫu mã hàng hóa, đáp ứng nhu cầu khách hàng và phù hợp viứu công nghệ máy móc của doanh nghiệp.
