b. Mục tiêu cụ thể
4.3.1.1 Hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức công ty
Trong tình hình mới hiện nay, cơ cấu tổ chức công ty cần có những điều chỉnh kịp thời, đáp ứng với các yêu cầu và mục tiêu chiến lược trong giai đoạn 2011- 2015.
Điều chỉnh cơ cấu tổ chức, công ty cần phải bổ xung thêm phòng Marketing để nghiên cứu và phát triển thị trường nhằm tìm kiếm nhu cầu khách hàng,đưa ra những sản
phẩm mới phục vụ yêu cầu khắt khe của thị trường. Mở rộng thị trường kinh doanh, đặc biệt là thị trường trong nước, một thị trường tiềm năng trong tương lai.
Công ty cần có sự sửa đổi, bổ sung ở phòng hành chính thành phòng hành chính nhân sự, vì trong 5 năm tới đây công ty có chiến lược thâm nhập thị trường EU và mở rộng thị trường trong nước. Như vậy, yêu cầu về công việc tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện và bố trí sử dụng nhân sự để đáp ứng với nhu cầu mở rộng đó của công ty sẽ đòi hỏi có bộ phận nhân sự. Bộ phận nhân sự còn đưa ra chính sách đãi ngộ nhân sự hợp lý nhằm khuyến khích người lao động làm việc hiệu quả.
Đồng thời bổ xung thêm nhân viên ở các phòng kế toán tài chính và phòng xuất khẩu, tăng cường thêm lao động ở bộ phận thu mua và bộ phận phân phối. Đây là những phòng ban và bộ phận quan trọng, khi đơn hàng nhiều thì công việc ở những khâu này thường nhiều và hay bị trì trệ.
Sơ đồ 4.1 : Cơ cấu tổ chức mới Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam
( Nguồn đề xuất của sinh viên ) 52 Phòng Marketing P. Giám đốc P. Giám đốc Giám đốc Bộ phận thu mua Phòng kinh doanh Phòng sản xuất Phòng HC- NS Phòng kế toán Bộ phận phân phối Phân xưởng sản xuất
Phòng Xuất Nhập khẩu
4.3.1.2 Xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban mới
Cơ cấu tổ chức của công ty sau khi hoàn thiện sẽ có thêm phòng ban mới như phòng Marketing, phòng hành chính nhân sự. Điều quan trọng sau khi đã xây dựng được các phòng ban mới là phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban mới để không xảy ra hiện tượng chồng chéo khi thực hiện các nhiệm vụ. Đối với phòng kế hoạch – kỹ thuật, đây là phòng ban có chức năng tham mưu và quản lý về kế hoạch, kỹ thuật, điều độ sản xuất nên cần xác định các nhiệm vụ chính của phòng như: Xây dựng và triển khai các kế hoạch sản xuất kinh doanh,tham mưu và chịu trách nhiệm.
Đối với phòng Marketing, em xin đề xuất cơ cấu nhân sự như sau : STT Chức năng, nhiệm vụ Số lượng Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Nhân viên 5 Đại học + Cao đẳng
- Chức năng và nhiệm vụ :
+ Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước về nhu cầu thị trường, các yếu tố đầu vào, đầu ra.
+ Làm công tác Marketing cho sản phẩm, hình ảnh của Công ty. + Tìm hiểu xu hướng thị hiếu của thị trừơng
+ Tham mưu cho giám đốc về tình hình diễn biến của thị trường, giúp giám đốc có quyết định phù hợp, nhanh chóng và chính xác để nắm bắt cơ hội kinh doanh.
+ Giúp công ty phát triển mở rộng thị trường nhanh chóng đa dạng hóa sản phẩm, loại hình kinh doanh.
4.3.1.3Bố trí và sử dụng hợp lý lao động theo đúng chuyên môn
Như ở trên đã đề cập, do việc phân công công việc và nhiêm vụ cho cán bộ nhân viên trong công ty chưa đúng với chuyên môn cũng đã làm giảm hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh của công ty và không phát huy được thế mạnh của cơ cấu tổ chức cũng như năng lực của đội ngũ nhân viên. Do do việc bố trí và phân công nhiệm vụ cho nhân viên cần phù hợp với năng lực và chuyên môn của họ. Đối với phòng kinh doanh do trưởng phòng không có chuyên môn về kinh tế thì nên thuyên chuyển công tác khác hoặc cử đi đào tạo tại các trường khối ngành kinh tế để có thêm kiến thức chuyên môn. Phòng
cũng cần bố sung thêm các chuyên viên nghiên cứu thị trường để nghiên cứu, phân tích thị trường và cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo vàcác phòng ban khác khi có
4.3.1.4 Tăng cường sự phối hợp và truyền thông giữa các phòng ban trong Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam
Công ty cần tăng cường sự lãnh đạo thống nhất, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng. Sự thống nhất cao trong lãnh đạo và phối hợp giữa các phòng ban sẽ tạo ra tính khả thi trong việc thực hiện các quyết định được đưa ra. Lãnh đạo công ty cần thường xuyên kiểm tra hoạt động của các phòng ban chức năng, các trưởng phòng cũng phải kiểm tra, giám sát một cách chặt chẽ công việc của các nhân viên. Đồng thời nâng cao chất lượng của hệ thống thông tin giữa các phòng ban với ban lãnh đạo, cũng như giữa các phòng ban với nhau để nắm bắt một cách nhanh chóng những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của công ty. Hiện tại, việc nắm bắt thông tin giữa các phòng ban ở công ty còn chậm trễ, thiếu chính xác. Vì vậy công ty cần phải xây dựng một hệ thống thông tin hợp lý, cần quy định chế độ báo cáo thông tin định kỳ và thường xuyên, chặt chẽ và đầy đủ về tình hình thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch giữa các phòng ban gửi lên Ban lãnh đạo để tổng hợp, phân tích nhằm phục vụ sự chỉ đạo kịp thời của công ty.
Trong công tác quản trị cần tạo ra sự liên hệ mật thiết với nhau giữa các cấp, các phòng ban với nhau để có thể hướng dẫn giúp đỡ nhau trong công việc. Muốn vậy phải xây dựng được môi trường làm việc đoàn kết giữa các phòng ban, cũng như các nhân viên trong nội bộ từng phòng ban để có thể kết hợp công việc lại với nhau, giúp đỡ nhau tạo thành những ê kíp làm việc ăn ý, nhịp nhàng. Để có mối quan hệ tốt đẹp đó cần phải chú ý những vấn đề sau:
- Lãnh đạo phải luôn gương mẫu, có chuẩn mực đạo đức để nhân viên học tập, luôn thân thiện, cởi mở, đề cao tính hiệu quả trong công việc, tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên. Lãnh đạo là người có trách nhiệm cao, không thoái thác, đùn đẩy cho cấp dưới.
- Quan hệ giữa lãnh đạo với cấp dưới phải tạo ra sự chân thành, cởi mở. Cấp dưới tuân thủ sự chỉ đạo của cấp trên, ngược lại, cấp trên cần tôn trọng lắng nghe ý kiến đóng góp của cấp dưới.
- Trong việc phân công nhiệm vụ, giao quyền cho cấp dưới phải dựa trên cơ sở phân công một cách khoa học, rõ ràng, hợp lý, tránh gây ra sự chồng chéo công việc giữa các phòng ban, giữa các nhân viên với nhau và tình trạng phân phối quyền lợi không công bằng. Ban lãnh đạo công ty cần đánh giá kết quả đạt được của các phòng ban, nhân viên một cách chính xác để trên cơ sở đó có chính sách thưởng phạt công minh, tránh gây nên tình trạng mất đoàn kết trong công ty.
4.3.1.5 Bồi dưỡng và nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên trong Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển thì cần phải sử dụng con người có năng lực và có trình độ chuyên môn, vì vậy cần phải có các biện pháp đào tạo và đào tạo lại một cách có hiệu quả. Đối với cán bộ quản lý thì vấn đề đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết công việc tốt và hiệu quả hơn. Do đó công ty cần tạo điều kiện cho các cán bộ đi học nâng cao trình độ chuyên môn, tin học, đặc biệt là ngoại ngữ vì trình độ ngoại ngữ của các cán bộ trong công ty rất kém. Công ty cử cán bộ đi học nâng cao ở các trường đại học, các khoa đào tạo liên kết với các trường đại học nước ngoài, các chương trình hỗ trợ đoanh nghiệp do Bộ Công thương, Phòng công nghiệp Việt Nam tổ chức.
Công tác đào tạo của công ty phải có kế hoạch rõ ràng, ngành nghề đào tạo phải phù hợp với nhu cầu sử dụng, việc lựa chọn đối tượng đi học phải được tiến hành chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của công ty.
Đối với đội ngũ công nhân kỹ thuật, công ty có thể sử dụng kết hợp các hình thức đào tạo như:
Đào tạo tại chỗ: Công ty mở các lớp nghiệp vụ bồi dưỡng chuyên môn cho công nhân viên, mời các chuyên gia ở các nhà in có kỹ thuật tiên tiến đến giảng dạy về các quy trình công nghệ mới cho công nhân viên.
Cử đi học: công ty hằng năm sẽ cử một số công nhân đi học tại trường Kỹ thuật in Hà Nội, các trường thuộc khối kỹ thuật khác như Đại hoc Bách Khoa Hoặc cho cán bộ công nhân viên đi tham quan học hỏi kinh nghiệm tại các nhà in tỉnh bạn
Định kỳ công ty tổ chức các kỳ thi nâng bậc cho đội ngũ công nhân kỹ thuật trong công ty, qua đó cũng nâng cao tay nghề và tinh thần tự học bồi dưỡng kiến thức cho đội ngũ nhân viên.
4.3.1.6 Hoàn thiện các chính sách đãi ngộ nhân sự, các biện pháp khích lệ, động viên đối với cán bộ công nhân viên đối với cán bộ công nhân viên
Công ty cần hoàn thiện chế độ tiền lương theo quy định của Nhà nước, thực hiện tốt các quy định về mức lương, có sự điều chỉnh lương kịp thời khi có các văn bản hướng dẫn. Thực hiện tốt các quy định về các chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên để họ yên tâm về quyền lợi của mình và phấn đấu công tác.
Công đoàn công ty cần thường xuyên quan tâm đến đời sống, tâm tư, nguyện vọng của cán bộ công nhân viên. Có các cuộc thăm hỏi động viên gia đình cán bộ công nhân viên gặp nhiều khó khăn, thực hiện tốt chính sách đền ơn đáp nghĩa với những gia đình có công với nước. Lãnh đạo công ty cần thường xuyên gũi với người lao động, lắng nghe ý kiến của họ, có như vậy họ mới thật sự thẳng thắn, trao đổi, đề xuất ý kiến với công ty. Tạo ra môi trường làm việc thoải mái thì các nhân viên sẽ có cảm giác yên tâm công tác, mọi người sẽ vui vẻ hợp tác, giúp đỡ nhau trong quá trình thực hiện công việc, không còn sự đố kỵ, chia rẽ bè phái tác động xấu đến công việc.
Công ty tổ chức các hội thi nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, từ đó giúp cho mọi người có dịp thi đua, giao lưu học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, xây dựng mối quan hệ đoàn kết trong toàn doanh nghiệp.
Phát động các phong trào thi đua hàng tháng, hàng quý, hàng năm như phong trào thi đua nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm; phong trào văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao .
Tổ chức các buổi giao lưu, văn hóa nghệ thuật, đi tham quan nghỉ mát cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty để khích lệ, động viên tinh thần mọi người.
4.3.2 Kiến nghị với Nhà nước
Nhà nước nên tăng cường ổn định các chính sách kinh tế vĩ mô và không ngừng hoàn thiện luật pháp về doanh nghiệp, luật lao đông, luật đầu tư để tạo ra hành lang pháp lý thông thoáng, môi trường kinh doanh thuận lợi cho các doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam nói riêng.
Chính phủ cho phép sửa đổi bổ sung điều lệ của Công ty, chỉ đạo việc tổ chức lại công ty cũng như giải quyết lượng lao động dôi dư theo đúng quy định, tạo điều kiện cho các vấn đề hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị, đặc biệt là vấn đề quy chế của công ty và mối quan hệ giữa các đơn vị trong công ty.
Nhà nước cần tiếp tục tiến hành cải cách thủ tục hành chính một cách gọn nhẹ, tránh rườm rà, giúp các doanh nghiệp dễ dàng vay vốn để đầu tư sản xuất, thu hút vốn đầu tư nước ngoài.
Nhà nước đầu tư xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng, thông tin liên lạc và tài chính ngân hàng để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.
Có quốc sách về giáo dục đào tạo, phát triển nguồn nhân lực cho đất nước. Chính phủ cần có chương trình bồi dưỡng, phát triển đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp cấp cao nhằm trang bị cho họ những kiến thức kinh doanh mới trong điều kiện thế giới có nhiều biến động. Tăng cường cử cán bộ đi học tập nghiên cứu ở nước ngoài để bổ sung, tích lũy thêm kiến thức chuyên môn.
Nhà nước cần hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tìm kiếm các thông tin để các doanh nghiệp có thể có được thông tin một cách nhanh nhất, đáng tin cậy nhất nhằm giúp cho việc lựa chọn thị trường cũng như lựa chọn bạn hàng một cách chính xác và hiệu quả.
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 3.1 : Bảng đánh giá tình hình tuân thủ các nguyên tắc tổ chức ...32
Bảng 3.2 : Bảng đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu tổ chức ...33
Bảng 3.3 : Bảng kết quả điều tra về cơ cấu tổ chức ... 34
Bảng 3.4 : Bảng cơ cấu lao động của công ty trong 3 năm 2008, 2009, 2010 ...43
DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Sơ đồ 2.1: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến ...10
Sơ đồ 2.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng ...11
Sơ đồ 2.3: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng ...12
Sơ đồ 2.4: Mô hình cơ cấu tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh ...13
Sơ đồ 2.5: Mô hình cơ cấu tổ chức định hướng theo khách hàng ...13
Sơ đồ 2.6: Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý ...14
Sơ đồ 2.7: Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận ...16
Sơ đồ 3.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty ...38
Sơ đồ 4.1 : Cơ cấu tổ chức mới Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam ... 57
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TNHH Trách nhiệm hữu hạn MTV Một thành viên PGS.TS Phó giáo sư. Tiến sĩ
TS Tiến sĩ ThS Thạc sĩ NXB Nhà xuất bản PGĐ Phó giám đốc ĐH Đại học CĐ Cao đẳng
CBCNV Cán bộ công nhân viên LĐPT Lao động phổ thông
PHỤ LỤC 1 PHIẾU ĐIỀU TRA
Đối tượng: Nhà quản trị
Thưa quý vị, trong điều kiện kinh tế thị trường ngày càng biến đổi, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt thì cơ cấu tổ chức ngày càng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn thách thức để ngày càng phát triển vững mạnh hơn. Trong quá trình thực tập tại quý công ty tôi nhận thấy hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu trong sự tồn tại và phát triển của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại quốc tế Invicom Việt Nam.
Để có thêm cơ sở dữ liệu, thông tin, nhằm thực hiện đề tài, rất mong có sự giúp đỡ của quý vị, kính đề nghị quý vị vui lòng cho biết các thông tin sau:
Kính gửi: Ông( bà): ………... Chức vụ công tác: ………
( Xin vui lòng trả lời bằng cách đánh dấu ( ) vào những lựa chọn trong các câu hỏi sau đây.)
PHẦN I: THÔNG TIN CÁ NHÂN
1. Thời gian ông ( bà) làm việc tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại quốc tế