- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
3.4.3 Thực trạng kế toán giảm TSCĐHH
TSCĐ của Công ty giảm do một số nguyên nhân sau: do thanh lý, do nhượng bán, hoặc do điều chuyển nội bộ. Mọi trường hợp giảm đều phải có quyết định giảm TSCĐ của Giám đốc Công ty, căn cứ vào quyết định để lập giấy tờ có liên quan tùy theo từng trường hợp cụ thể.
Thủ tục giảm tài sản cố định hữu hình do nhượng bán, thanh lý
Thủ tục: TSCĐHH đưa ra nhượng bán, thanh lý thì Công ty phải lập đủ hồ sơ và thực hiện theo quy định của Công ty về công tác xử lý tài sản, bao gồm: + Quyết định về việc nhượng bán, thanh lý TSCĐHH (nếu có)
+ Biên bản kết quả nhượng bán, thanh lý TSCĐHH của hợp đồng + Hoá đơn xuất kho, nhượng bán thanh lý TSCĐHH
- Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào quyết định của Giám Đốc Công ty, Công ty tổ chức thực hiện và lập đầy đủ hồ sơ, biên bản thu hồi xác định giá thu hồi (giá trị còn lại) phiếu xuất kho, phiếu thu.
Căn cứ vào hồ sơ thanh lý nhượng bán TSCĐ, kế toán tiến hành hạch toán giảm TSCĐHH và các nghiệp vụ liên quan.
Thực tế tại Công ty: Ngày 22/01/2011 Công ty bán 01 xe ô tô con 07 chỗ
ngồi nhãn hiệu TOYOTA màu đen cho ông Vũ Quyết Tiến. Bộ chứng từ mua xe gồm:
- Quyết định bán ô tô số 2201/11HL – QĐ (Phụ lục số 2.1 )
- Biên bản bàn giao (Phụ lục số 2.2)
- Hóa đơn GTGT số 0089453 (Phụ lục số 2.3) - Phiếu thu (Phụ lục số 2.4)
Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán phản ánh lên Chứng từ ghi sổ (Phụ lục số 2.5), từ số liệu trên chứng từ ghi sổ phản ánh lên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Phụ lục số 2.6), Sổ cái cái tài khoản (Phụ lục số 2.7), Sổ TSCĐ (Phụ lục số 2.8), Sổ chi tiết các tài khoản (Phụ lục số 2.9).
Thủ tục giảm tài sản cố định hữu hình do điều chuyển nội bộ
Do bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Hương Lúa được tổ chức theo mô hình tập trung. Do đó khi phát sinh nghiệp vụ điều chuyển TSCĐHH nội bộ căn cứ vào quyết định điều chuyển kế toán chỉ phản ánh bằng văn bản và mức khấu hao tài sản đó trên tài khoản 214, tại bộ phận sử dụng mà không phản ánh trên các sổ thẻ liên quan.
Thủ tục giảm tài sản cố định hữu hình do mất mát
Qua kết quả phỏng vấn nhân viên phòng kế toán cho biết: Trường hợp TSCĐHH giảm do mất mát rất hiếm khi xảy ra. Nếu phát sinh trường họp mất mát TSCĐHH kế toán Công ty sẽ phản ánh nghiệp vụ vào các sổ thẻ theo quy định theo nguyên nhân mất mát.
Các trường hợp khác kê toán phản ánh theo quy định.