- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
3.4.2 Thực trạng kế toán tăng TSCĐHH
Xuất phát từ nhu cầu sử dụng của các bộ phận và kế hoạch đổi mới, Công ty tiến hành mua sắm, xây dựng cơ bản (XDCB) TSCĐHH. Trong quá trình hình thành TSCĐHH mọi chi phí phát sinh đề được theo dõi và tập hợp đầy đủ theo hóa đơn, chứng từ. Khi hoàn thành căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan, kế toán xác định nguyên giá TSCĐHH và tùy theo nguuonf hình thành kể kết chuyển. Tất cả thủ tục giấy tờ trước khi hoàn thành thủ tục tăng TSCĐHH được kế toán tập hợp thành bộ hồ sơ dùng làm căn cứ để ghi vào các loại sổ sách có liên quan.
Thủ tục tăng TSCĐHH do mua sắm
Khi tài sản cố định mua về, đơn vị tiến hành lập hồ sơ: + Hợp đồng mua sắm TSCĐHH (nếu có)
+ Biên bản kiểm nghiệm TSCĐ + Biên bản bàn giao TSCĐ
+ Hoá đơn mua sắm TSCĐHH (GTGT) + Phiếu nhập kho TSCĐHH (nếu có) + Phiếu xuất kho TSCĐHH (nếu có)
+ Quyết định sử dụng nguồn vốn để mua sắm tài sản cố định (nếu có) + Quyết định bàn giao TSCĐHH cho đơn vị sử dụng (nếu có)
- Trình tự luân chuyển chứng từ.
TSCĐHH được mua sắm về bộ phận cung ứng phải có đầy đủ các hồ sơ, biên bản nghiệm thu tài sản cố định, hoá đơn mua sắm TSCĐ, phiếu nhập kho TSCĐHH (nếu có), hồ sơ liên quan khác.
Căn cứ vào các hồ sơ nêu trên kế toán lập chứng từ hạch toán tăng TSCĐHH đồng thời vào thẻ, sổ theo dõi, tính hao mòn và trích khấu hao TSCĐHH theo quy định.
Thực tế tại Công ty: Ngày 27/10/2010 Công ty mua 20 chiếc xe ô tô SPARK
LT của Công ty ô tô Việt Nam DAEWOO theo HĐMB ô tô số HVI 010910 ngày 08/09/2010. Trị giá 1 chiếc là 261.300.000 đồng, thuế GTGT 10%.
Quá trình luân chuyển chứng từ
Xuất phát từ nhu cầu TSCĐHH phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty, các bộ phận phòng ban cần sử dụng TSCĐHH mới lập tờ trình đề nghị Giám đốc xem xét. Sau khi giám đốc xem xét, phê duyệt sẽ gửi quyết định đã ký cho phòng kế toán – tài chính. Căn cứ vào quyết định đó, phòng kế toán sẽ chọn nhà cung cấp theo phương thức chào hàng giá cạnh tranh. Trên cơ sở đấu thầu hoặc xem xét bảng giá chào hàng Công ty ký hợp đồng mua bán ô tô số HVI 010910 (Phụ lục số 1.1) với công ty ô tô DAEWOO Việt Nam. Sau thời gian Công ty ô tô DAEWOO Việt Nam hoàn thành hợp đồng bàn giao xe cho Công ty Cổ phần Hương Lúa theo Biên bản bàn giao hồ sơ xe để đăng ký số 01/HVI 010910/ BBBG (Phụ lục số 1.2) kèm theo Hóa đơn GTGT số 008188 (Phụ lục số 1.3). Sau khi nhận tài sản kê toán của Công ty tiến hành lập Tờ khai thuế trước bạ (Phụ lục số 1.4) và nộp tiền thuế trước bạ
vào ngân sách nhà nước theo Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (Phụ lục số 1.5).
Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán phản ánh lên Chứng từ ghi sổ
(Phụ lục số 1.6), căn cứ chứng từ ghi sổ, kế toán phản ánh lên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Phụ lục số 1.7) và Sổ cái (Phụ lục số 1.8), Thẻ TSCĐ (Phụ lục số 1.9), Sổ TSCĐ (Phụ lục số 1.10), Sổ chi tiết các tài khoản (Phụ lục số 1.11).
Thủ tục tăng TSCĐHH do XDCB
Qua kết quả phỏng vấn, kế toán TSCĐHH Công ty Cổ phần Hương Lúa cho biết: Khi công trình đầu tư và xây dựng hoàn thành và đưa vào sử dụng thì đơn vị phải tạm hạch toán tăng TSCĐHH và xác định hoàn thành TSCĐHH để theo dõi quản lý tính hao mòn, khấu hao theo quy định.
Căn cứ vào biên bản nghiệm thu bàn giao TSCĐ và các tài liệu liên quan để xác TSCĐHH tạm tăng, lập chứng từ kế toán, vào thẻ tài sản và các sổ sách theo dõi.
- Trình tự luân chuyển chứng từ.
Trước hết phải có dự doán (đầu tư) về XDCB do ban thiết kế cơ bản lập. Trong quá trình xây dựng cơ bản có kế toán XDCB theo dõi. Khi công trình hoàn thành bàn giao ban quản lý công trình phải bàn giao toàn bộ hồ sơ công trình, hợp đồng XDCB, biên bản nghiệm thu có xác định chi phí xây dựng và ban quản lý công trình có thử nghiệm trình duyệt quyết toán công trình hoàn thành.
Căn cứ dự toán so sánh biên bản kiểm nghiệm thu với dự toán có hợp lý không. Hợp đồng, chứng từ, chi phí đầu tư có hợp lý không, kế toán tiến hành hạch toán tạm ứng TSCĐHH, vào thẻ, sổ sách theo dõi đồng thời hạch toán nghiệp vụ hoàn thành TSCĐHH, khi có thông tin phê duyệt quyết toán công trình kế toán hạch toán để tăng giảm tài sản cố định và nguồn hoàn thành theo quy định.