- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
4.3.4 Về công tác sửa chữa lớn tài sản
Việc sửa chữa lớn TSCĐHH ở Công ty Cổ phần Hương Lúa hiện nay (toàn bộ chi phí sửa chữa đều được hạch toán trực tiếp vào các đối tượng bộ phận chịu chi phí trong kỳ) ảnh hưởng ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí trong kỳ.
Công ty nên tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐHH để khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐHH Công ty có sẵn nguồn bù đắp.
Công tác hạch toán sửa chữa lớn TSCĐHH được thực hiện theo quy trình sau: Căn cứ vào kế hoach sửa chữa TSCĐHH, kế toán trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐHH vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, Nợ TK 627, 642, Có TK 335 – Chi phí phải trả. Khi cần sửa chữa tài sản, các phòng ban chức năng cùng đơn vị sửa chữa lập biên bản kiểm nghiệm sửa chữa đoàn xe vận tải để thống nhất phương án và dự toán sửa chữa. Tiếp đó, đơn vị sửa chữa lập dự toán chi tiết và tổng hợp trên bảng tổng hợp giá thành sửa chữa. Sau khi thống nhất phương án và dự toán chi phí sửa chữa, công ty ký hợp đồng sửa chữa ô tô với đơn vị sửa chữa. Công việc sửa chữa hoàn thành, Công ty cùng đơn vị sửa chữa nghiệm thu chi tiết công việc thực hiện và lập biên bản nghiệm thu. Trên cơ sở hợp đồng kinh tế, dự toán sửa chữa, biên bản nghiệm thu bàn giao, bên sửa chữa lập quyết toán toàn bộ công việc sửa chữa chuyển đến Công ty để thống nhất và tiến hành thanh lý hợp đồng. Đơn vị sửa chữa phát hành hóa đơn gửi Công ty Cổ phần Hương Lúa. Dựa trên các chứng từ, kế toán ghi Nợ TK 2413, Có TK 111, 152, 153, 214, 334, 338….
Khi công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, kết chuyển chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 335, Có TK 2413
Kế toán tiến hành xử lý số chênh lệch giữa số chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh so với số được trích trước theo kế hoạch(nếu có). Nếu số thực tế phát sinh lớn hơn số trích trước thì sẽ trích bổ sung, ghi: Nợ TK 627, 641, 642…, Có TK 335. Nếu số thực tế phát sinh lớn hơn số trích trước thì ghi
giảm chi phí (theo Luật thuế thu nhập doanh nghiệp và QĐ 206 về trích và quản lý khấu hao TSCĐ) hoặc ghi tăng thu nhập khác (theo VAS 15), kế toán ghi: Nợ TK 335, Có TK 627, 641…hoặc Có TK 711. Đồng thời phản ánh lên chứng từ ghi sổ, sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản.