- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
3.4.5 Thực trạng kế toán sửa chữa TSCĐHH
Trong quá trình sử dụng, TSCĐHH bị hao mòn và hư hỏng từng bộ phận do nhiều nguyên nhân khác nhau. Để đảm bảo cho TSCĐHH hoạt động bình thường trong suốt thời gian sử dụng, các DN phải tiến hành bảo dưỡng và sửa chữa TSCĐHH bị hư hỏng. Do tính chất, mức độ hao mòn và hư hỏng TSCĐHH rất khác nhau nên tính chất và quy mô của công việc sửa chữa TSCĐHH cũn khác nhau.
Căn cứ vào quy mô sửa chữa TSCĐHH, chia t sửa chữa TSCĐHH thành sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng và sửa chữa lớn. Sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng: là hoạt động sửa chữa nhỏ, hoạt động bảo trì, bảo dưỡng theo yêu cầu kỹ thuật nhằm đảm bảo cho TSCĐHH hoạt động bình thường. Công việc sửa chữa được tiến hành thường xuyên, thời gian sửa chữa thường
mang tính chất khôi phục nâng cấp, cải tạo khi TSCĐHH bị hư hỏng nặng hoặc theo yêu cầu kỹ thuật đảm bảo nâng cao năng lực sản xuất và hoạt động của TSCĐHH. Thời gian tiến hành sửa chữa lớn thường dài, chi phí sửa chữa phát sinh nhiều, do vậy DN phải lập kế hoạch, dự toán theo từng công trình sửa chữa.
Kế toán sửa chữa thường xuyên TSCĐHH
Do chưa đủ khả năng tự sửa chữa TSCĐHH nên Công ty phải đi thuê sửa chữa bên ngoài. Hàng năm, những TSCĐ của công ty trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào công tác vận tải đều được kiểm tra thường xuyên và bảo dưỡng định kỳ theo quy định về mức độ hoạt động. Trong quá trình sửa chữa các chi phí phát sinh đều được hạch toán theo quy định.
Qua kết quả phỏng vấn, nhân viên phòng kế toán cho biết: Khi phát sinh
nghiệp vụ sửa chữa thường xuyên TSCĐHH, căn cứ vào hóa đơn GTGT thuê sửa chữa kế toán phản ánh nghiệp vụ phát sinh tăng chi phí, giảm tiền hoặc tăng khoản phải trả (nếu chưa thanh toán) vào chứng từ ghi sổ, sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ ghi vào sổ cái các tài khoản 111, 133, 331, sổ chi tiết tài khoản 111, 133, 331, 627, 641, 642, 142. Trường hợp chi phí sửa chữa được phản ánh trên tài khoản 142 thì hàng tháng phải phân bổ chi phí cho các bộ phận sử dụng theo bút toán: Nợ TK 142, Có các TK 627, 641, 642 và phản ánh lên các sổ kế toán chi tiết các tài khoản 142, 627, 641, 642.
Kế toán sửa chữa lớn TSCĐHH
Qua kết quả phỏng vấn, kế toán TSCĐHH Công ty Cổ phần Hương Lúa cho biết: Công ty không tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn. Do vậy toàn bộ chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh được kết chuyển trực tiếp vào chi phí trong kỳ hoặc kết chuyển vào TK 242 rồi phân bổ dần vào các kỳ tiếp theo. Việc sửa chữa lớn TSCĐHH thường do Công ty thuê ngoài sửa chữa.