- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
3.4.1 Đặc điểm TSCĐ và chính sách quản lý TSCĐ
3.4.1.1 Phân loại và đánh giá TSCĐ hữu hình của Công ty
Trên cơ sở việc phân loại TSCĐHH thì toàn bộ TSCĐHH của Công ty được theo dõi chặt chẽ cả ba loại giá trị: nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại nhờ đó phản ánh được tổng số vốn đầu tư mua sắm, xây dựng TSCĐHH và trình độ trang bị, hiện trạng cơ sở vật chất kỹ thuật của sản xuất kinh doanh.
Tại Công ty CP Hương Lúa, TSCĐHH được xác định đúng nguyên giá ngay khi nhận về hay khi xây dựng cơ bản bàn giao, cách xác định như chế độ hiện hành. Đây là bước khởi đầu quan trọng giúp Công ty có thể hạch toán chính xác TSCĐHH theo đúng giá trị của nó. Mọi TSCĐHH đều được quản lý theo hồ sơ, ghi chép trên sổ sách kế toán cả về số lượng lẫn giá trị, không chỉ theo dõi trên tổng số mà còn theo dõi riêng từng loại, từng thứ thậm chí theo từng tài sản, không chỉ quản lý theo tình hình sử dụng mà còn quản lý theo địa điểm sử dụng TSCĐHH giao cho phòng, trạm hay nơi chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng. Bằng những biện pháp này không chỉ mang tính hình thức quản lý số lượng tài sản mà nó thực sự có ý nghĩa trong việc theo dõi, sử dụng tài sản, bảo dưỡng kịp thời theo kế hoạch hay ngoài kế hoạch. Trong khi
sử dụng mọi TSCĐHH được tính và trích khấu hao đầy đủ đưa vào giá thành theo tỷ lệ nhà nước quy định, đồng thời xác định mức hao mòn và giá trị còn lại để có kế hoạch đầu tư đổi mới. Ngoài ra hàng năm Công ty đều tổ chức kiểm kê vào cuối năm, vừa để kiểm tra về mặt hiện vật, vừa để xử lý trách nhiệm vật chất đối với các trường hợp hư hỏng, mất mát kịp thời đúng chế độ quy định.
Phận loại tài sản cố định theo nguồn hình thành: -TSCĐHH hình thành từ nguồn vốn đi vay. -TSCĐHH hình thành từ nguồn vốn bổ sung.
3.4.1.2 Chính sách quản lý TSCĐ hữu hình của Công ty
Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
Quản lý TSCĐHH cũng dựa trên cơ sở này và nó được cụ thể như sau: - Về đánh giá TSCĐHH
Phải tuân theo nguyên tắc đánh giá, theo nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại. Khi thay đổi nguyên giá TSCĐHH, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, số hao mòn luỹ kế của TSCĐHH trên sổ kế toán và tiến hành hạch toán theo quy định hiện hành.
- Về điều động, nhượng bán, thanh lý TSCĐHH
Chỉ được điều động, nhượng bán, thanh lý TSCĐHH không cần dùng hoặc không dùng được khi có quyết định của cấp có thẩm quyền theo đúng chế đọ quản lý tài sản hiện hành của nhà nước và doanh nghiệp phải làm đầy đủ các thủ tục cần thiết, phải căn cứ vào biên bản giao nhận, thanh lý, xử lý tài sản và các chứng từ liên quan để ghi giảm TSCĐHH theo quy định tại chế độ kế toán.
- Về xử lý tài sản mất, hư hỏng
Do nguyên nhân chủ quan của người quản lý, sử dụng, doanh nghiệp phải báo rõ cho cơ quan tài chính trực tiếp quản lý, cơ quan chủ quản cấp trên và xác định rõ nguyên nhân, quy kết rõ trách nhiệm vật chất cụ thể và cá nhân có liên quan theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước.
- Về quản lý các tài sản là công cụ, dụng cụ lâu bền
Những tài sản có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên hoặc có thời gian sử dụng 1 năm mà không coi là TSCĐHH thì được xếp vào nhóm tài sản công cụ, dụng cụ lâu bền từ khi xuất ra sử dụng cho tới khi báo hỏng.
Mặc dù yêu cầu quản lý TSCĐHH đã được quy định cụ thể song những yêu cầu quản lý này lệ thuộc vào biến đổi tuỳ theo cơ chế quản lý nền kinh tế quốc dân và cơ chế quản lý trong doanh nghiệp miễn sao khắc phục được những kẽ hở trong công tác quản lý. Bảo đảm mọi TSCĐHH của doanh nghiệp đều có người chịu trách nhiệm quản lý, bảo vệ.