* Giải phỏp hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toỏn tại Tổng cụng ty
Sổ kế toỏn dựng để ghi chộp, hệ thống và lưu giữ toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh đó phỏt sinh theo nội dung kinh tế và theo trỡnh tự thời gian cú liờn quan đến doanh nghiệp. Hiện nay Tổng cụng ty đó sử dụng phần mềm kế toỏn nờn kế toỏn vào phiếu kế toỏn chỉ cần nhập chứng từ là phần mềm sẽ tự động vào cỏc loại sổ Tổng hợp và chi tiết. Sổ kế toỏn mà Tổng cụng ty lập ra cũng phải là cơ sở cho việc đỏnh giỏ cỏc thụng tin nhằm mục đớch cho việc ra cỏc quyết định. Vớ dụ với phần hành tài sản cố định (TSCĐ), Tổng cụng ty cần phải mở sổ kế toỏn chi tiết và tổng hợp để phản ỏnh được cỏc chỉ tiờu về giỏ trị hiện vật của quỏ trỡnh quản lý, sử dụng và phõn tớch đỏnh giỏ hiệu quả sử dụng TSCĐ của toàn đơn vị, cỏc bộ phận, cỏc đối tượng TSCĐ chủ yếu, đồng thời cung cấp được nhu cầu sử dụng tài sản cố định của từng bộ phận cũng như toàn doanh nghiệp một cỏch cụ thể để giỳp lónh đạo doanh nghiệp cú cơ sở quyết định cỏc phương ỏn khai thỏc năng lực tài sản cố định hiện cú và đầu tư mới thớch hợp, hiệu quả.
Như vậy, đối với một doanh nghiệp như Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh, hệ thống sổ kế toỏn khụng chỉ đơn thuần là cung cấp cỏc thụng tin về số dư, tỡnh hỡnh tăng giảm của nú mà doanh nghiệp cũn cần phải cú cỏc sổ kế toỏn phõn tớch đỏnh giỏ nhằm phục vụ cho những mục đớch lớn
hơn, phục vụ chủ yếu cho doanh nghiệp chứ khụng chỉ dừng lại ở việc cung cấp thụng tin chủ yếu cho đối tượng bờn ngoài.
Sổ sỏch kế toỏn trong điều kiện sử dụng mỏy vi tớnh hay là hệ thống thụng tin đó được hệ thống húa, phõn loại cú thể lưu trong đĩa từ và xem trờn màn hỡnh, khụng bắt buộc phải in ra trờn giấy như quy định hiện nay vỡ gõy lóng phớ và thực sự cũng khụng cần thiết với doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ in ra trong trường hợp đặc biệt cú yờu cầu của cơ quan chức năng nhà nước. Sau khi in, kế toỏn trưởng và giỏm đốc doanh nghiệp phải ký xỏc nhận tớnh chớnh xỏc và tớnh phỏp lý của cỏc số liệu.
* Giải phỏp hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toỏn tại cỏc đơn vị thành viờn
Trong điều kiện ngày nay, khi trỡnh độ vi tớnh húa đó phỏt triển mạnh mẽ, cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh đó và đang vận dụng vi tớnh húa vào cụng tỏc kế toỏn. Điều này giỳp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, cụng sức và nhõn lực trong việc ghi chộp cỏc loại sổ kế toỏn. Tuy nhiờn việc ghi sổ kế toỏn bằng mỏy vi tớnh nhanh, gọn cũng khiến cho cỏc doanh nghiệp chủ quan trong việc thường xuyờn vào sổ cỏc chứng từ.
Để thực hiện tốt việc mở sổ kế toỏn và ghi sổ kế toỏn cú chất lượng, giải phỏp hoàn thiện hệ thống sổ kế toỏn theo những nội dung sau:
- Dựa trờn hỡnh thức sổ kế toỏn sử dụng và loại sổ kế toỏn sử dụng để quy định rừ số lượng sổ kế toỏn, kết cấu, căn cứ và trỡnh tự ghi sổ cũng như phương phỏp thu thập thụng tin, kiểm tra đối chiếu số liệu trờn sổ sỏch kế toỏn.
- Thường xuyờn hướng dẫn cỏch ghi sổ kế toỏn tổng hợp, sổ kế toỏn chi tiết cho từng nhõn viờn kế toỏn cú liờn quan đến việc ghi sổ. Trong từng loại sổ kế toỏn, phải hướng dẫn cụ thể cỏc cụng việc phải tiến hành hàng ngày,
định kỳ, cuối thỏng, cuối quý, cuối năm sao cho việc ghi chộp, cung cấp thụng tin được nhanh, kịp thời, chớnh xỏc và tiết kiệm. Kế toỏn trưởng phải thường xuyờn kiểm tra tỡnh hỡnh chấp hành ghi sổ kế toỏn phần hành nhằm cung cấp thụng tin kịp thời cho nhà lónh đạo doanh nghiệp