2.3.2.1. Những tồn tại
Thứ nhất, Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Bộ mỏy kế toỏn của Tổng cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh vừa tập trung vừa phõn tỏn hiện nay là rất phự hợp với tỡnh hỡnh kinh doanh đa dạng, nhiều mạng lưới của Tổng hiện nay. Tuy nhiờn qua mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại văn phũng tổng cụng ty, tỏc giả thấy sự phõn cụng cụng việc của một số kế toỏn là chưa hợp lý. Việc phõn chia thành kế toỏn thuế kiờm thống kờ, tiền lương; kế toỏn kho; kế toỏn bảo hiểm xó hội là khụng thớch hợp. Phõn chia theo cỏch này vừa phức tạp vừa chồng chộo trỏch nhiệm.
Mặt khỏc bộ mỏy kế toỏn của cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty được xõy dựng chủ yếu tập trung vào cụng tỏc thu nhận, xử lý và cung cấp thụng tin của kế toỏn tài chớnh mà chưa cú bộ phận riờng phục vụ cho yờu cầu quản trị cũng như phõn tớch hoạt động kinh doanh. Như vậy là tại Tổng cụng ty cũng như tại cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty chưa cú bộ phận kế toỏn quản trị, chưa quan tõm đến bộ phận kế toỏn quản trị. Do đú chưa chỳ trọng, tổ chức tốt tới việc thực hiện thu nhận, xử lý, cung cấp thụng tin về hoạt động kinh doanh một cỏch cụ thể cho cỏc nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện và quản lý hoạt động kinh tế tài chớnh trong nội bộ doanh nghiệp.
Thứ hai, Đối với tổ chức hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ ỏp dụng tại Tổng cụng ty cũng như tại cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng chưa đỏp ứng được yờu cầu cho việc ra quyết định hay lập dự toỏn cho doanh nghiệp. Cỏc chứng từ chủ yếu lập theo đỳng cỏc mẫu mà Bộ tài chớnh đưa ra, doanh nghiệp chưa cụ thể hoỏ và bổ sung cỏc nội dung cần thiết vào từng mẫu chứng từ kế toỏn đó được quy định để phục vụ cho việc thu thập thụng tin quản trị nội bộ doanh nghiệp.
Trong khõu lập phiếu thu tiền mặt, cỏc phiếu thu tiền do thủ quỹ lập và trờn cỏc phiếu thu khụng cú sự ký duyệt của thủ trưởng đơn vị. Điều này dễ gõy ra sai phạm trong quỏ trỡnh thu tiền nếu việc thu tiền khụng được kiểm tra chặt chẽ.
Trong khõu bỏn hàng, cỏc húa đơn bỏn hàng được lập khụng cú chữ ký của thủ trưởng đơn vị mà chỉ cú chữ ký của người viết húa đơn. Đồng thời cỏc húa đơn bỏn hàng khụng được cập nhật vào sổ sỏch kịp thời.
Tại cỏc xớ nghiệp, cỏc đơn vị hạch toỏn phụ thuộc khi cú cỏc nghiệp vụ phỏt sinh xảy ra cỏc chứng từ kế toỏn khụng được chuyển về văn phũng Tổng cụng ty kịp thời mà đến đầu cuối thỏng mới gửi cho văn phũng kế toỏn Tổng cụng ty để ghi sổ kế toỏn. Do đú khụng cung cấp kịp thời cho cỏc đối tượng nhận thụng tin.
Thứ ba, Đối với hệ thống tài khoản
Việc chi tiết húa tài khoản tại tổng và sử dụng thống nhất trong toàn tổng là hợp lý và thuận lợi cho quản lý. Một số tài khoản chi tiết dựng cho cỏc đơn vị trực thuộc tổng cụng ty thờm chữ cỏi vào sau như: TK 11221X là tài khoản tiền USD gửi ngõn hàng: tại cỏc đơn vị, vớ dụ TK 11221X1 là tiền USD gửi ngõn hàng: Mangan, TK11221X2 là TK tiền USD gửi ngõn hàng: May,… Và việc sử dụng này hầu như thống nhất đối với tất cả cỏc tài khoản chi tiết cho cỏc đơn vị với X1 tại Mangan, X2 tại May, X3 tại Vận tải, X4 tại Thiờn í, X5 tại Thương mại, X6 tại Việt Lào, X7 tại Lam Hồng, X8 tại Thiờn An, X9 tại Vật liệu xõy dựng,…. Tuy nhiờn đối với cỏc tài khoản dựng cho một số loại sản phẩm khai thỏc, sản phẩm chế biến thỡ khụng cú sự phõn biệt. Ngay trong cỏc loại sản phẩm này cũng khụng cú sự phõn biệt cho dễ nhớ. Vớ dụ như tài khoản dựng cho cỏc sản phẩm khai thỏc như zircon, zircon siờu mịn, Monazite, than, xỉ Mangan, đỏ… hay cỏc tài khoản dựng cho cỏc đơn vị khai thỏc tại cỏc huyện và trong một huyện.
Là một Tổng cụng ty chủ yếu mũi nhọn là khai thỏc khoỏng sản, để khai thỏc được những kim loại quý này cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng đó sử dụng đến nhiều loại mỏy múc nhưng chi phớ này đơn vị tập hợp vào tài khoản 627 chứ khụng sử dụng đến tài khoản chi phớ sử dụng mỏy thi cụng TK 623. Hay hàng thỏng, hàng quý khi tổng cụng ty cấp vốn dự toỏn cho doanh nghiệp trực thuộc hoạt động tại tổng chủ yếu sử dụng TK 141 mà khụng sử dụng tài khoản 136. Việc sử dụng cỏc tài khoàn phải thu, phải trả nội bộ là rất ớt. Đơn cử một vớ dụ tại văn phũng Tổng cụng ty khi mua hàng húa của Cụng ty cổ phần thương mại MITRACO, nếu chưa trả tiền tại văn phũng tổng hạch toỏn vào tài khoản 331.
Cỏc hoạt động mua bỏn tại Tổng cụng ty cũng như tại cỏc đơn vị trực thuộc là rất nhiều tuy nhiờn cụng ty tập hợp vào một tài khoản 331 chứ khụng chi tiết tài khoản 331 cho từng đơn vị cho dễ quản lý cụng nợ.
Thứ tư, Về tổ chức hệ thống sổ kế toỏn
Thực tế khảo sỏt cho thấy nhiều doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty sử dụng mẫu sổ kế toỏn chưa đầy đủ. Nhất là cỏc sổ kế toỏn chi tiết như sổ chi tiết vật liệu, hàng húa, sổ chi phớ sản xuất kinh doanh,… chưa được cỏc doanh nghiệp quan tõm mở và ghi chộp đầy đủ.
Ngoài ra cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh khụng được ghi chộp thường xuyờn. Việc ghi chộp vào sổ Nhật ký, sổ cỏi của doanh nghiệp được ghi một lần vào cuối thỏng. Đõy là biểu hiện của tớnh hỡnh thức trong thực hiện kế toỏn tại một số doanh nghiệp. Việc làm này sẽ dẫn đến thụng tin kế toỏn cung cấp khụng kịp thời cho cỏc đối tượng sử dụng thụng tin đồng thời dễ gõy thất thoỏt tài sản của doanh nghiệp.
Với hệ thống sổ kế toỏn cú thể núi cũng chỉ đỏp ứng yờu cầu trong việc lập đỳng mẫu sổ theo quy định, doanh nghiệp chưa căn cứ vào hệ thống sổ kế
toỏn do Bộ Tài chớnh ban hành ỏp dụng cho doanh nghiệp để bổ sung cỏc chỉ tiờu, yờu cầu cụ thể phục vụ cho kế toỏn quản trị trong doanh nghiệp.
Thứ năm, Về tổ chức hệ thống bỏo cỏo kế toỏn
Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn hiện nay ở cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty vẫn theo quan niệm truyền thống là lập một bỏo cỏo cú tớnh chất tổng hợp theo định kỳ (bỏo cỏo tài chớnh) và một số bỏo cỏo nội bộ mang tớnh thống kờ được lập khụng thường xuyờn, chưa cú quy định cũng như chưa hỡnh thành hệ thống bỏo cỏo kế toỏn quản trị. Do đú việc phõn tớch và đỏnh giỏ những kết quả đạt được qua cỏc bỏo cỏo cũn chưa đỏp ứng được nhu cầu cho việc quản lý, ra quyết định quản trị doanh nghiệp.
Cũn đối với cỏc đơn vị thành viờn thỡ hệ thống bỏo cỏo tài chớnh trỡnh bày cũn rườm rà, rập khuụn; chưa vận dụng cho phự hợp với thực tế kinh doanh tại đơn vị mỡnh. Ngoài ra cỏc đơn vị này chỉ chỳ trọng làm sao cho lập và trỡnh bày bỏo cỏo tài chớnh sao cho đỳng chế độ kế toỏn hiện hành chứ chưa quan tõm đến bỏo cỏo kế toỏn quản trị. Chưa thấy được vai trũ của kế toỏn quản trị trong quản lý.
Thứ sỏu, Về ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong kế toỏn
Mặc dự cỏc Tổng cụng ty đó ứng dụng tin học vào trong cụng tỏc kế toỏn tuy nhiờn chưa phỏt huy được hiệu quả cao của phần mềm. Fast Accounting cho phộp quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở, cho phộp lờn bỏo cỏo của từng đơn vị cơ sở hoặc của tổng cụng ty. Số liệu cú thể được nhập ở nhiều nơi và chuyển về cụng ty mẹ. Tuy nhiờn ứng dụng này chưa cú tỏc dụng vỡ Tổng cụng ty chưa thực hiện việc nối mạng nội bộ. Do đú, khả năng cập nhật, cung cấp thụng tin để phục vụ cho quỏ trỡnh quản trị cụng ty chưa được kịp thời và mang lại hiệu quả cao.
Cũn tại cỏc đơn vị thành viờn thỡ chưa quan tõm nhiều đến việc đào tạo trỡnh độ tin học cho nhõn viờn nờn chưa phỏt huy hết những ứng dụng của phần mềm mà đơn vị đang sử dụng.
Thứ bảy, Về cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt trong kế toỏn
Hoạt động kiểm tra, kiểm soỏt tại Tổng cụng ty cũn cú nhiều hạn chế. Sự hạn chế đú thể hiện ở Tổng cụng ty khụng cú hệ thống kiểm soỏt nội bộ đặc biệt khụng cú bộ phận kiểm toỏn nội bộ. Do đú mà cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt mang nặng tớnh tự phỏt trong hệ thống kế toỏn nờn tớnh phỏp lý và hiệu quả hoạt động chưa cao.
Cũn tại cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng thỡ cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt cũng chưa được quan tõm nhiều. Thể hiện việc kiểm tra, kiểm soỏt chưa được thực hiện thường xuyờn. Cú chăng thỡ chỉ là sự kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ của cấp trờn xuống cấp dưới, cũn trong đơn vị sự kiểm tra giữa cỏc bộ phận, cỏc phũng ban với nhau ớt xảy ra.
2.3.2.2. Nguyờn nhõn
Sở dĩ cũn tồn tại những nhược điểm trờn là cũn rất nhiều nguyờn nhõn:
Thứ nhất, Về phớa doanh nghiệp, nhà quản trị doanh nghiệp và những người làm cụng tỏc kế toỏn chưa cú sự liờn hệ chặt chẽ với nhau, chưa thấy hết được tầm quan trọng, những giỏ trị mà kế toỏn quản trị mang lại cho cụng tỏc quản lý. Do đú mà chưa cú bộ phận kế toỏn quản trị trong doanh nghiệp và đõy là điều thường thấy trong cỏc doanh nghiệp Việt Nam, kể cả những doanh nghiệp cú quy mụ lớn.
Thứ hai, Mặc dự Tổng cụng ty đó đầu tư vào việc xõy dựng hệ thống tài khoản kế toỏn nhưng do hạn chế về mặt thời gian và số lượng cụng việc của cỏc nhõn viờn kế toỏn tại Tổng lớn nờn chưa hoàn thiện được hệ thống tài khoản để việc quản lý được đơn giản, thuận tiện hơn. Cũn tại cỏc đơn vị thuộc Tổng, hệ thống tài khoản cũng chưa được quan tõm xõy dựng vỡ với cỏc đơn
vị hạch toỏn phụ thuộc thỡ số lượng nghiệp vụ khụng nhiều nờn số lượng tài khoản sử dụng ớt, do đú việc quan tõm xõy dựng hệ thống tài khoản cú thể đơn vị cho là khụng cần thiết.
Thứ ba, Do chưa cú bộ phận kế toỏn quản trị nờn việc lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn nội bộ thường xuyờn để cung cấp thụng tin cho nhà quản lý là khụng cú. Chỉ trong những trường hợp cần thiết, khi nhà quản lý yờu cầu thỡ cỏc thụng tin cụ thể mới được cung cấp, điều này khiến cho việc ra cỏc quyết định quản lý bị động hơn vỡ cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh kinh tế tài chớnh từ bờn trong nội bộ doanh nghiệp khụng được cập nhật thường xuyờn.
Thứ tư, Mặc dự Tổng cụng ty đó ỏp dụng phần mềm kế toỏn trong toàn Tổng, tuy nhiờn chưa thực sự phỏt huy hết hiệu quả của phần mềm này. Phần mềm kế toỏn là giỳp cho cụng việc kế toỏn gọn nhẹ hơn, đơn giản hơn, bớt được số lượng nhõn viờn kế toỏn. Tuy nhiờn đú chỉ đơn thuần phỏt huy tỏc dụng trong một bộ phận tại Tổng như tại văn phũng kế toỏn tài chớnh của Tổng hay tại cỏc đơn vị trực thuộc. Việc khụng nối mạng nội bộ trong toàn Tổng khiến cho cụng tỏc kế toỏn khụng được kiểm tra theo dừi thường xuyờn từ trờn Tổng cụng ty xuống cỏc đơn vị phụ thuộc. Trong khi đú đõy là một lợi ớch rất quan trọng của phần mềm. Việc khụng ỏp dụng hệ thống mạng nội bộ cú khi cũn gõy mất nhiều thời gian cho cỏc đơn vị trực thuộc vỡ hàng thỏng cỏc đơn vị lại phải đến văn phũng Tổng cụng ty để chuyển cỏc chứng từ, số liệu về Tổng để Tổng hạch toỏn.
Thứ năm, Việc kiểm tra kiểm soỏt thường xuyờn đối với Tổng đó được thực hiện nhờ vào Ban kiểm soỏt, nhưng với một quy mụ khỏ lớn như Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh thỡ việc thành lập mỗi ban kiểm soỏt là chưa đủ, mà phải cú một hệ thống kiểm soỏt nội bộ nằm trong một bộ mỏy đú là bộ mỏy kiểm toỏn nội bộ. Trong hệ thống kiểm soỏt nội bộ ngoài hệ thống kế toỏn cũn cú mụi trường kiểm soỏt (theo chuẩn mực số 400 (chuẩn
mực kiểm toỏn Việt Nam) thỡ “Mụi trường kiểm soỏt: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tõm và hoạt động của thành viờn Hội đồng quản trị, Ban Giỏm đốc đối với hệ thống kiểm soỏt nội bộ và vai trũ của hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong đơn vị), cỏc thủ tục kiểm soỏt (Theo chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam số 400 thỡ: “Thủ tục kiểm soỏt: Là cỏc quy chế và thủ tục do Ban lónh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiờu quản lý cụ thể.”). Như vậy khi cú một hệ thống kiểm soỏt nội bộ hữu hiệu sẽ giỳp cho đơn vị trỏnh được những gian lận và sai sút khụng đỏng cú trong cụng tỏc kế toỏn. Điều này giỳp cho việc kiểm tra, kiểm soỏt đơn giản hơn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Quỏ trỡnh nghiờn cứu thực trạng tổ chức hạch toỏn kế toỏn tại Tổng cụng ty Khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh và cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty, luận văn đó làm sỏng tỏ tỡnh hỡnh thực tế tại Tổng cụng ty và cỏc doanh nghiệp này trờn một số vấn đề sau:
- Khỏi quỏt quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của Tổng cụng ty. Phõn tớch đặc điểm hoạt động kinh doanh và bộ mỏy quản lý tại Tổng cụng ty và cỏc doanh nghiệp trực thuộc.
- Luận văn đó trỡnh bày toàn bộ quỏ trỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn và tổ chức cụng tỏc kế toỏn trờn cỏc nội dung: Tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn, tổ chức hệ thống sổ kế toỏn, tổ chức hệ thống bỏo cỏo kế toỏn, tổ chức kiểm tra kế toỏn tại Tổng cụng ty và tại cỏc đơn vị thành viờn.
- Luận văn đó phõn tớch những ưu điểm đạt được trong quỏ trỡnh vận dụng Chế độ kế toỏn vào cụng tỏc kế toỏn tại Tổng cụng ty và cỏc cụng ty trực thuộc. Bờn cạnh đú luận văn đó chỉ ra những nhược điểm và nguyờn nhõn của những hạn chế để làm định hướng hoàn thiện trong thời gian tới.
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
THUỘC TỔNG CễNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH
3.1. Sự cần thiết, yờu cầu và nguyờn tắc phải hoàn thiện tổ chức hạch toỏn kế toỏn trong cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty khoỏng sản và toỏn kế toỏn trong cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh
3.1.1. Chiến lược phỏt triển của Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh đến năm 2020 Tĩnh đến năm 2020
Trong giai đoạn khủng hoảng hiện nay, nền kinh tế của nhiều nước trờn Thế giới đang lao đao vỡ ảnh hưởng dõy chuyển mạnh mẽ của nú. Việt Nam cũng khụng là một ngoại lệ vỡ đất nước chỳng ta đó hội nhập với kinh tế quốc tế. Tuy nhiờn, do hội nhập chưa đủ sõu và rộng nờn ảnh hưởng của Việt Nam so với cỏc nước khỏc trờn Thế giới cũn nhỏ hơn nhiều. Bởi vỡ trong giai đoạn phỏt triển hay giai đoạn hưng thịnh của nền kinh tế Thế giới, hội nhập mạnh mẽ cú thể giỳp cho một đất nước phỏt triển nhanh và mạnh hơn nhờ nguồn ngoại lực và phỏt huy được nội lực. Tuy nhiờn khi bước sang giai đoạn suy thoỏi và khủng hoảng thỡ ngược lại nước nào càng hội nhập sõu sắc càng bị ảnh hưởng nặng nề hơn.
Khủng hoảng kinh tế làm cho cỏc doanh nghiệp Việt Nam khú khăn hơn rất nhiều trong việc tỡm thị trường đầu ra, đặc biệt là đối với cỏc thị