Nhỡn chung hệ thống chứng từ kế toỏn hiện nay do Bộ tài chớnh ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về chế độ kế toỏn Doanh nghiệp và Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC về chế độ kế toỏn Doanh nghiệp vừa và nhỏ đó tương đối đầy đủ, bao quỏt được cỏc nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh trong giai đoạn hiện nay. Tuy nhiờn mỗi doanh nghiệp đều cú cỏch vận dụng hệ thống chứng từ này khỏc nhau. Việc tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toỏn, luõn chuyển chứng từ là khõu quan trọng, quyết định đến chất lượng thụng tin kế toỏn. Làm thế nào để thụng tin được truyền tải qua chứng từ chớnh xỏc, nhanh gọn, khụng cú sự trựng lặp, chồng chộo.
* Giải phỏp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ tại Tổng cụng ty
Hệ thống chứng từ được lập ra khụng những phản ỏnh thực tế cỏc nghiệp vụ phỏt sinh mà cũn là cơ sở để Tổng cụng ty đỏnh giỏ cỏc thụng tin nhằm mục đớch nhất định, đú cú thể là mục đớch ra quyết định, lập dự toỏn hay kiểm tra, kiểm soỏt.
Vớ dụ với phần hành kế toỏn chi phớ, hệ thống chứng từ mà Tổng cụng ty sử dụng bao gồm cỏc húa đơn chứng từ cho cỏc yếu tố đầu vào, cỏc dịch vụ mua ngoài, cỏc bảng kờ về lao động tiền lương. Cỏc chứng từ này là cơ sở cho việc ghi sổ Nhật ký và Sổ cỏi cho nờn dựa vào đú nhà quản trị hay ban kiểm soỏt cú thể kiểm tra được cỏc thụng tin trờn sổ kế toỏn, trờn bỏo cỏo cú trung thực, hợp lý hay khụng, giỏ thành được tớnh toỏn dựa trờn cỏc chứng từ đú cú chớnh xỏc hay khụng. Và dựa vào đú thỡ nhà quản trị cú thể lập được cỏc dự toỏn về chi phớ sản xuất kinh doanh cho cỏc quý hay năm tiếp theo.
Để cú được một hệ thống chứng từ hoàn thiện là căn cứ cho việc phõn tớch, đỏnh giỏ thụng tin nhằm mục đớch ra quyết định cần phải tập trung vào cỏc giải phỏp sau:
- Để đảm bảo tớnh phỏp lý vững chắc cho việc phản ỏnh và kiểm tra kế
hướng dẫn cho cỏc bộ phận cú liờn quan. Quy chế vận dụng chứng từ phải bao quỏt mọi khõu: Lập, kiểm tra, sử dụng, luõn chuyển, lưu trữ. Quy chế vận dụng chứng từ phải rừ ràng cho mọi đối tượng tham gia.
- Cải tiến quy trỡnh luõn chuyển chứng từ một cỏch khoa học cho từng loại chứng từ, rỳt ngắn thời gian luõn chuyển chứng từ qua cỏc khõu để tăng tốc độ thụng tin, kiểm tra hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Xõy dựng chương trỡnh luõn chuyển chứng từ khoa học cho từng loại chứng từ và quy định cụ thể trỏch nhiệm cỏ nhõn trong từng khõu luõn chuyển chứng từ, giảm bớt cỏc thủ tục xột duyệt, thủ tục luõn chuyển chứng từ tới mức tối đa nhằm giảm bớt thời gian luõn chuyển nhưng vẫn phải đảm bảo tớnh chặt chẽ, hợp phỏp, hợp lý.
- Cần cú kế hoạch kiểm tra thường xuyờn về tớnh hợp phỏp, hợp lý của chứng từ đặc biệt là chứng từ bắt buộc để kịp thời phỏt hiện và điều chỉnh cỏc hiện tượng gian lận, cố ý gõy sai sút trong khi chứng từ húa cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
* Giải phỏp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ tại cỏc đơn vị thành viờn
Thứ nhất, căn cứ vào đặc thự kinh doanh, lĩnh vực hoạt động của
doanh nghiệp và chế độ chứng từ hướng dẫn để xõy dựng hệ thống chứng từ kế toỏn ban đầu phự hợp cho cỏc chỉ tiờu thụng tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp.
Tại cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh, ngành nghề rất đa dạng. Vừa kinh doanh lĩnh vực dịch vụ như Cụng ty cổ phần Thiờn í, khỏch sạn Vũ Quang, cụng ty lữ hành MITRACO,...; vừa kinh doanh lĩnh vực thương mại như Cụng ty cổ phần thương mại, cụng ty cổ phần cụng nghệ thụng tin Lam Hồng,... hay lĩnh vực khai thỏc như cỏc xớ nghiệp Titan tại cỏc huyện, cụng ty cổ phần liờn doanh Việt Lào chuyờn khai
thỏc thạch cao,... hay cỏc cụng ty chế biến, sản xuất như cụng ty May, cụng ty chế biến rau quả,... Mỗi doanh nghiệp cú những đặc trưng riờng nờn hệ thống chứng từ ỏp dụng trong mỗi doanh nghiệp cú sự khỏc nhau. Ngoài cỏc chứng từ bắt buộc thỡ việc sử dụng cỏc chứng từ hướng dẫn loại nào, nhiều hay ớt là tựy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của từng đơn vị.
Vớ dụ tại cụng ty cổ phần thương mại thỡ khụng sử dụng cỏc chứng từ như phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành mà chủ yếu sử dụng cỏc chứng từ như phiếu xuất kho, nhập kho, biờn bản kiểm kờ vật tư, hàng húa; bảng kờ mua hàng,... Cũn tại cỏc xớ nghiệp khai thỏc chủ yếu sử dụng cỏc phiếu nhập kho, xuất kho và cỏc phiếu nhập xuất này chủ yếu là dựng khi khai thỏc sản phẩm đưa về kho và sau khi kiểm kờ lại chuyển đến kho của Tổng cụng ty. Như vậy trờn cỏc phiếu nhập, xuất này chỉ cú số lượng chứ khụng cú đơn giỏ, thành tiền của số lượng sản phẩm khai thỏc được vỡ chưa được tớnh giỏ,...
Thứ hai, Tăng cường kiểm tra việc tuõn thủ chế độ ghi chộp chứng từ
ban đầu. Cú chế độ thưởng phạt vật chất rừ ràng về việc bảo đảm chất lượng và tốc độ của thụng tin ban đầu, bảo đảm quản lý chứng từ cú hiệu quả