Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh
2.2.1. Đặc điểm tổ chức hạch toỏn kế toỏn tại Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh thương mại Hà Tĩnh
Vế phõn cấp quản lý: Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh là cấp quản lý cao nhất trong toàn Tổng cụng ty. Quan hệ giữa cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty với Tổng cụng ty là quan hệ nội bộ doanh nghiệp. (Cụng ty mẹ với cụng ty con, đơn vị chớnh với đơn vị trực thuộc).
Về phõn cấp hạch toỏn: Tại Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại
Hà Tĩnh đó xõy dựng hệ thống kế toỏn 2 cấp đối với đơn vị hạch toỏn phụ thuộc:
Đơn vị hạch toỏn cấp 2: Là cỏc xớ nghiệp và cỏc cụng ty hạch toỏn phụ thuộc của Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh. Đõy là những đơn vị trực thuộc và chịu sự quản lý của Tổng cụng ty.
Đơn vị hạch toỏn cấp 1: Phũng kế toỏn tài chớnh của Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh là nơi tiến hành tổng hợp doanh thu, chi phớ của cỏc đơn vị thành viờn hạch toỏn phụ thuộc. Đồng thời hạch toỏn cỏc khoản doanh thu, chi phớ phỏt sinh tại Tổng cụng ty.
Về hỡnh thức hạch toỏn
Với khối lượng cụng việc lớn, phức tạp lại liờn quan đến nhiều đơn vị đũi hỏi cụng tỏc kế toỏn phải được tin học húa thụng qua hệ thống phần mềm và hỡnh thức sử dụng thớch hợp là hỡnh thức Nhật ký chung. Đõy là một trong
những hỡnh thức rất thuận tiện trong việc ứng dụng phần mềm. Tại tổng cụng ty cũng như tại cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng đều sử dụng phần mềm Fast Accounting với hỡnh thức Nhật ký chung vào cụng tỏc kế toỏn.
2.2.2. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Hiện nay tại Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức hỗn hợp. Vỡ Tổng cụng ty cú rất nhiều cụng ty con, xớ nghiệp trờn nhiều địa bàn khỏc nhau, kinh doanh cỏc lĩnh vực khỏc nhau, từ khai thỏc, sản xuất cho đến thương mại và dịch vụ.
Về nhiệm vụ chung:
+ Ở phũng tài chớnh kế toỏn trờn văn phũng Tổng cụng ty: Bộ mỏy kế toỏn bao gồm một kế toỏn trưởng, một kế toỏn tổng hợp và cỏc nhõn viờn kế toỏn ở cỏc phần hành như kế toỏn thanh toỏn, kế toỏn kho, kế toỏn thuế kiờm thống kờ tiền lương, kế toỏn vào phiếu kế toỏn,...
Sơ đồ 2.2 phản ỏnh hệ thống tổ chức bộ mỏy tại phũng kế toỏn trung tõm: Kế toỏn trưởng Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn kho Kế toỏn vào phiếu kế toỏn Kế toỏn thuế kiờm thống kờ, tiền lương Kế toỏn tài sản Kế toỏn bảo hiểm xó hội Thủ quỹ
Sơ đồ2.2: Bộ mỏy kế toỏn tại văn phũng Tổng cụng ty
Kế toỏn tại cỏc đơn vị hạch toỏn phụ thuộc
Phũng kế toỏn trung tõm chịu trỏch nhiệm tổ chức toàn bộ cụng tỏc kế toỏn của Tổng cụng ty, thực hiện hạch toỏn chi tiết và tổng hợp cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trờn văn phũng tổng cụng ty và cỏc đơn vị khụng cú tổ chức bộ mỏy kế toỏn, đồng thời tập hợp số liệu từ bỏo cỏo của cỏc đơn vị cú tổ chức kế toỏn riờng để lập bỏo cỏo kế toỏn hợp nhất toàn tổng cụng ty. Phũng tài chớnh kế toỏn trờn văn phũng Tổng cụng ty cũn cú nhiệm vụ hạch toỏn phõn phối kết quả và sử dụng cỏc quỹ, hướng dẫn, kiểm tra ghi chộp ban đầu và hạch toỏn nghiệp vụ tại cỏc đơn vị.
+ Ở cỏc đơn vị cấp dưới: Để thực hiện cụng tỏc kế toỏn, cỏc đơn vị kế toỏn được chia thành 2 nhúm, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toỏn trưởng:
Nhúm 1 (gồm cỏc cụng ty con đều hạch toỏn độc lập): Cú bộ mỏy kế toỏn riờng nờn cỏc đơn vị này tiến hành hạch toỏn chi tiết và tổng hợp cỏc nghiệp vụ phỏt sinh tại đơn vị, định kỳ chỉ cần gửi bỏo cỏo về Tổng cụng ty.
Ở cỏc cụng ty con cú bộ mỏy kế toỏn riờng hầu như tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung vớ dụ như Cụng ty cổ phần thương mại MITRACO, Cụng ty cổ phần gạch ngúi và xõy dựng Đồng Nai – Hà Tĩnh (TULDONAI), Cụng ty cổ phần kinh doanh Việt Lào (VILACO),... Đặc biệt, Cụng ty liờn doanh VILACO cú đặc điểm là khai thỏc thạch cao tại Lào nờn ngoài cỏc nhõn viờn kế toỏn Việt Nam thực hiện cỏc phần hành kế toỏn Việt Nam cũn cú cỏc nhõn viờn kế toỏn Lào thực hiện cỏc phần hành kế toỏn Lào. Như vậy tại cụng ty này đồng thời thực hiện hai chế độ kế toỏn khỏc nhau là kế toỏn của nước sở tại và kế toỏn Việt Nam.
Bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty VILACO được thể hiện qua sơ đồ 2.3 Nhúm 2 (cỏc cụng ty con và xớ nghiệp khai thỏc hạch toỏn phụ thuộc). Ở cỏc đơn vị này khụng cú bộ mỏy kế toỏn riờng mà cú cỏc nhõn viờn kế toỏn thực hiện nhiệm vụ hạch toỏn ban đầu, thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ (trước mựng 6 hàng thỏng) chuyển chứng từ về phũng kế toỏn
trung tõm để trờn văn phũng tổng hợp, vào sổ và lờn bỏo cỏo. Tuy nhiờn tại cỏc đơn vị này vẫn phải lập Bảng cõn đối số phỏt sinh tài khoản cuối mỗi quý.
2.2.3. Tổ chức cụng tỏc kế toỏn
Qua quỏ trỡnh khảo sỏt tỏc giả thấy tổ chức hạch toỏn kế toỏn tại Tổng cụng ty cũng như cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng chủ yếu quan tõm tới cụng tỏc kế toỏn tài chớnh doanh nghiệp chứ chưa quan tõm tới cụng tỏc kế toỏn quản trị. Vỡ vậy tổ chức cụng tỏc kế toỏn chủ yếu là tổ chức cụng tỏc kế toỏn tài chớnh.
Tại Tổng cụng ty cũng như tại cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng ỏp dụng chế độ kế toỏn ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng tài chớnh gồm 4 phần:
Phần thứ nhất – Chế độ chứng từ kế toỏn Phần thứ hai – Hệ thống tài khoản kế toỏn Phần thứ ba – Chế độ sổ kế toỏn
Phần thứ tư – Hệ thống bỏo cỏo tài chớnh. 2.2.3.1.Tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn ban đầu
Kế toỏn trưởng Kế toỏn tài sản Kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn kho Kế toỏn vào phiếu kế toỏn Thủ quỹ
Một trong những yờu cầu của hạch toỏn kế toỏn là tài liệu do kế toỏn cung cấp phải bảo đảm tớnh chớnh xỏc, trung thực và khỏch quan. Chứng từ kế toỏn là yếu tố quan trọng và quyết định trong việc thực hiện yờu cầu này của cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn.
Hiện nay, để phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, làm cơ sở ghi chộp sổ kế toỏn, Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh ỏp dụng hệ thống chứng từ kế toỏn quy định trong chế độ kế toỏn ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC bao gồm: 37 biểu mẫu và được chia thành 5 loại chứng từ:
+ Chứng từ lao động tiền lương; + Chứng từ hàng tồn kho;
+ Chứng từ bỏn hàng + Chứng từ tiền tệ
+ Chứng từ tài sản cố định.
Về mặt phỏp lý, hệ thống chứng từ kế toỏn được phõn thành hai loại: Chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Trong quỏ trỡnh thực hiện, đối với loại chứng từ bắt buộc phải tuõn thủ nghiờm ngặt cỏc quy định về loại chứng từ, mẫu chứng từ, phương phỏp lập cũng như chương trỡnh luõn chuyển chứng từ trong hoạt động kinh doanh. Đối với cỏc biểu mẫu chứng từ kế toỏn hướng dẫn, cỏc doanh nghiệp cú thể mua sẵn, tự thiết kế mẫu, tự in cho phự hợp với hoạt động của đơn vị mỡnh nhưng phải đảm bảo cỏc nội dung chủ yếu của chứng từ quy định trong Luật kế toỏn.
* Tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn ban đầu Tại tổng cụng ty
Tổng cụng ty đó ỏp dụng chế độ Chứng từ kế toỏn theo Quyết định 15/QĐ- BTC phự hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh đa dạng, nhiều lĩnh vực cũng như nhu cầu thu nhận, xử lý thụng tin đỏp ứng yờu cầu quản lý. Hệ thống chứng từ kế toỏn được xõy dựng và ỏp dụng thống nhất cho toàn Tổng
cụng ty. Do Tổng cụng ty đó sớm ứng dụng phần mềm kế toỏn trong cụng tỏc quản lý nờn việc cập nhật chứng từ rất đơn giản và nhanh chúng. Bất cứ khi nào cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, kế toỏn chỉ cần ghi dữ liệu vào phần mềm theo đỳng bản chất của nghiệp vụ và định khoản. Cỏc cụng việc cũn lại như tớnh toỏn, lờn sổ sỏch bỏo cỏo đều do phần mềm đảm nhiệm và đảm bảo tớnh chớnh xỏc của bỏo cỏo.
Bảng kờ chứng từ của Tổng cụng ty khoỏng sản thương mại Hà Tĩnh (xem phụ lục 2.2)
* Tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn ban đầu tại cỏc đơn vị thành viờn
Qua khảo sỏt thực tế tại phũng tài chớnh kế toỏn của Tổng cụng ty cũng như tại một số đơn vị khỏc như: Xớ nghiệp khoỏng sản Cẩm Xuyờn, cụng ty cổ phần liờn doanh VILACO, cụng ty cổ phần TULDONAI hay cụng ty cổ phần thương mại MITRACO cho thấy chứng từ kế toỏn ỏp dụng được thực hiện theo đỳng nội dung, phương phỏp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toỏn, cỏc văn bản phỏp luật khỏc cú liờn quan đến chứng từ kế toỏn và cỏc quy định trong chế độ này.
Vớ dụ: Tổ chức chứng từ kế toỏn tại Cụng ty VILACO: Cụng ty đó xõy
dựng một hệ thống chứng từ và chương trỡnh luõn chuyển chứng từ tuõn thủ theo những quy định của Nhà nước và phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Đối với cỏc mẫu chứng từ bắt buộc như Húa đơn GTGT; phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ,... đơn vị tự in theo đỳng mẫu do Bộ tài chớnh ban hành và sử dụng theo đỳng quy định của Nhà nước.
Đối với cỏc chứng từ hướng dẫn như Bảng chấm cụng, Bảng thanh toỏn tiền lương, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toỏn,... đơn vị tự thiết kế và tự in.
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ được Cụng ty thiết kế phự hợp với quy định chung và đặc điểm, yờu cầu quản lý của Cụng ty. Vớ dụ: Khi xuất kho sản phẩm về cho Tổng cụng ty ở Việt Nam, kế toỏn kho lập phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ kốm Bảng kờ nhập, xuất sản phẩm và giao cho người vận chuyển hàng, người vận chuyển hàng sẽ ký vào phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ. Khi hàng chuyển về đến Tổng cụng ty ở Việt Nam, người vận chuyển hàng sẽ giao hàng cho thủ kho. Thủ kho sau khi kiểm tra, đối chiếu hàng sẽ ký vào phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ.
Tổ chức chứng từ kế toỏn tại Xớ nghiệp chế biến Zircon Cẩm Xuyờn:
Nhỡn chung cụng tỏc tổ chức chứng từ kế toỏn cũng được thực hiện tương đối khoa học, phự hợp với quy định chung và đặc điểm của xớ nghiệp. Xớ nghiệp đó xõy dựng hệ thống chứng từ đỏp ứng yờu cầu quản lý và phự hợp với chế độ kế toỏn. Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ tại xớ nghiệp khỏ đơn giản vỡ số lượng nghiệp vụ xảy ra ớt. Chủ yếu là nghiệp vụ nhập, xuất kho sản phẩm chưa chế biến và sản phẩm đó qua chế biến. Xớ nghiệp chỉ cú nhiệm vụ tổ chức khai thỏc và chế biến sản phẩm, cũn tớnh giỏ thành và giỏ bỏn sản phẩm là do Tổng cụng ty thực hiện.
Danh mục chi tiết cỏc chứng từ ỏp dụng ở một số doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty
Bảng 2.1. Chế độ chứng từ kế toỏn sử dụng ở một số doanh nghiệp Số hiệu chứng từ Tờn chứng từ Vận dụng tại cỏc Cụng ty VILACO XN ZIRCON TULDONAI 01a-LĐTL Bảng chấm cụng ì ì ì
02-LĐTL Bảng thanh toỏn tiền lương ì ì ì
04-LĐTL Giấy đi đường ì ì ì
10-LĐTL Bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương
ì ì ì
01-VT Phiếu nhập kho ì ì ì
02-VT Phiếu xuất kho ì ì ì
03-VT Biờn bản kiểm nghiệm vật tư,
cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ
ì ì
04-VT Phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối
kỳ
ì ì
05-VT Biờn bản kiểm kờ vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ
ì
06-VT Bảng kờ mua hàng ì ì ì
01-TT Phiếu thu ì ì ì
02-TT Phiếu chi ì ì ì
03-TT Giấy đề nghị tạm ứng ì ì ì
04-TT Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng ì ì ì
08a-TT Bảng kiểm kờ quỹ (dựng cho VND) ì ì ì 08b-TT Bảng kiểm kờ quỹ (dựng cho ngoại tệ, vàng bạc...) ì 02-TSCĐ Biờn bản thanh lý TSCĐ ì
chữa lớn hoàn thành
05-TSCĐ Biờn bản kiểm kờ TSCĐ ì ì ì
01GTKT- 3LL
Hoỏ đơn Giỏ trị gia tăng ì ì
03 PXK-3LL Phiếu xuất kho kiờm vận
chuyển nội bộ
ì ì ì
Mẫu chứng từ Phiếu chi ỏp dụng tại cụng ty VILACO, bảng kờ chứng từ của cụng ty VILACO (xem phụ lục 2.3, 2.4)
2.2.3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn tại Tổng cụng ty
Tổng cụng ty sử dụng hệ thống tài khoản tuõn theo hệ thống tài khoản kế toỏn doanh nghiệp do Bộ tài chớnh ban hành theo quyết định 15/QĐ- BTC ngày 20/3/2006. Cỏc tài khoản được ỏp dụng thống nhất trong phạm vi toàn Tổng cụng ty và được ở chi tiết (cấp 1, cấp 2, cấp 3, cấp 4 và cấp 5) theo từng nội dung và mó húa theo từng đối tượng rất cụ thể. Hầu như Tổng cụng ty sử dụng hết tất cả cỏc tài khoản theo Quyết định 15/QĐ-BTC chỉ trừ tài khoản 623.
Số lượng tài khoản mà Tổng cụng ty sử dụng là rất nhiều vỡ nú được cụ thể cho từng đơn vị đối với nhiều tài khoản khỏc nhau. Vớ dụ tài khoản tiền VNĐ gửi ngõn hàng được chi tiết rất nhiều tài khoản khỏc nhau như TK 12111 – Tiền VNĐ gửi ngõn hàng: Tổng cụng ty, chi tiết nhỏ hơn là TK 11211 – Tiền VNĐ gửi ngõn hàng: Ngõn hàng ngoại thương, TK 11211 - Tiền VNĐ gửi ngõn hàng: Ngõn hàng đầu tư; và chi tiết cho cỏc tài khoản gửi cho cỏc ngõn hàng khỏc như ngõn hàng nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn, ngõn hàng HSBC, ngõn hàng VPB,... ngoài ra TK 1121 cũn được chi tiết cho cỏc đơn vị thành TK 1121X, vớ dụ TK 1121X1 – Tiền VNĐ gửi ngõn hàng: Mangan, TK 1121X2 – Tiền VNĐ gửi ngõn hàng: May,.... và nhiều đơn vị
khỏc cũng được chi tiết như cỏc cụng ty Thiờn í, cụng ty cổ phần thương mại MITRACO, cụng ty VILACO,....
Cú những tài khoản như TK 627 chi tiết đến bậc 5 với số lượng tài khoản rất nhiều, TK 627 chi tiết cấp 2 theo từng cụng việc cụ thể, chi tiết cấp 3 theo từng khu vực khai thỏc lớn, chi tiết cấp 4 theo từng khu vực khai thỏc nhỏ hơn, cũn cấp 5 theo từng định khoản chi phớ phỏt sinh. Vớ dụ:
TK 6271 – Chi phớ sản xuất chung: Khai thỏc nguyờn liệu TK 62711 - Chi phớ sản xuất chung: Khai thỏc Cẩm Xuyờn TK 627111 – Khai thỏc Cẩm Long
TK 6271111 – Khai thỏc Cẩm Long: Nhõn viờn phõn xưởng TK 6271112 – Khai thỏc Cẩm Long: Nguyờn vật liệu, nhiờn liệu ...
TK 627112 – Khai thỏc Cẩm Dương ...
TK 62712 – Chi phớ sản xuất chung: Khai thỏc Kỳ Anh ...
TK 6272 – Tuyển tinh ...
Ngoài ra cú rất nhiều tài khoản khỏc cũn được chi tiết cụ thể như TK 113, TK 152, TK 511, TK512, TK 621, TK 622, TK 632, TK 641, TK 642, TK711, TK 811, TK 911.... cũn cỏc TK như trờn thỡ cụ thể lờn đến bậc 3, bậc 4,... Như vậy, số lượng tài khoản mà Tổng cụng ty sử dụng là cú thể núi lờn đến hàng nghỡn tài khoản và hầu như là được chi tiết thành cỏc tài khoản bậc nhỏ hơn để tiện theo dừi tại cỏc đơn vị.
Đặc biệt là cỏc tài khoản dự phũng được sử dụng rất đầy đủ, ngoài cỏc khoản dự phũng khỏc trớch lập theo quy định thỡ vớ dụ như tài khoản dự phũng trợ cấp mất việc, tổng cụng ty cũng trớch hàng năm là 3% tổng quỹ lương.
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn tại cỏc đơn vị thành viờn
Ở cỏc xớ nghiệp khai thỏc Titan hạch toỏn phụ thuộc xớ nghiệp chỉ chịu