Tổ chức bộ mỏy kế toỏn cú ý nghĩa thiết thực khụng chỉ với doanh nghiệp mà cũn cần thiết cho quản lý của Nhà nước. Một bộ mỏy kế toỏn hoàn thiện, phự hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ đem lại hiệu quả cao trong cụng tỏc kế toỏn, cụng tỏc quản lý.
Từ thực tế nghiờn cứu bộ mỏy kế toỏn tại Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh và cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty tỏc giả xin đề xuất cỏc giải phỏp nhằm hoàn thiện bộ mỏy kế toỏn trong cỏc doanh nghiệp này như sau:
* Giải phỏp hoàn thiện bộ mỏy kế toỏn tại Tổng cụng ty
Qua mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại văn phũng tổng cụng ty, tỏc giả thấy sự phõn cụng cụng việc của một số kế toỏn là chưa hợp lý. Việc phõn chia thành kế toỏn thuế kiờm thống kờ, tiền lương; kế toỏn kho; kế toỏn bảo hiểm xó hội theo tỏc giả là chưa hợp lý. Mà kế toỏn thuế nờn để nguyờn cũn kế toỏn bảo hiểm xó hội phụ trỏch luụn kế toỏn tiền lương, kế toỏn kho phụ trỏch luụn kế toỏn thống kờ. Như vậy thỡ sẽ phự hợp với cụng việc và thuận lợi hơn cho cỏc kế toỏn. (Xem sơ đồ 3.1)
Mặt khỏc do yờu cầu quản lý đũi hỏi cần tổ chức bộ mỏy kế toỏn trong cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh cần phải chỳ ý đến kế toỏn quản trị. Cú ba mụ hỡnh kế toỏn quản trị, đú là mụ hỡnh kết hợp, mụ hỡnh tỏch rời và mụ hỡnh hỗn hợp. Theo mụ hỡnh kết hợp, hệ thống kế toỏn quản trị được tổ chức kết hợp với hệ thống kế toỏn tài chớnh. Kế
toỏn quản trị và kế toỏn tài chớnh được tổ chức thống nhất trong cựng một bộ mỏy kế toỏn. Tổ chức kết hợp giữa kế toỏn tài chớnh với kế toỏn quản trị theo từng phần hành kế toỏn: Kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành, kế toỏn bỏn hàng,… Kế toỏn viờn theo dừi phần hành kế toỏn nào thỡ sẽ thực hiện cả kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị phần hành đú. Ngoài ra, doanh nghiệp phải bố trớ người thực hiện cỏc nội dung kế toỏn quản trị chung khỏc, như: Thu thập, phõn tớch cỏc thụng tin phục vụ việc lập dự toỏn và phõn tớch thụng tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp. Cỏc nội dung cụng việc này cú thể bố trớ cho kế toỏn tổng hợp hoặc do kế toỏn trưởng đảm nhiệm. Việc sử dụng kết hợp sẽ giỳp cho bộ mỏy kế toỏn đơn giản hơn. Cũn mụ hỡnh tỏch biệt là tổ chức thành một bộ phận kế toỏn quản trị riờng biệt với bộ phận kế toỏn tài chớnh trong phũng kế toỏn của doanh nghiệp. Hỡnh thức này phự hợp với bộ mỏy kế toỏn tại văn phũng tổng cụng ty vỡ khối lượng cụng việc kế toỏn rất nhiều.
Kế toỏn trưởng Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn thuế Kế toỏn vào phiếu kế toỏn Kế toỏn kho kiờm thống kờ Kế toỏn tài sản Kế toỏn tiền lương, bảo hiểm xó hội Thủ quỹ Kế toỏn tại cỏc đơn vị hạch toỏn phụ thuộc
* Giải phỏp hoàn thiện bộ mỏy tại cỏc đơn vị thành viờn
Thứ nhất, Xõy dựng bộ mỏy kế toỏn phự hợp với cơ cấu quản lý của doanh nghiệp: Xỏc định số lượng nhõn viờn kế toỏn cần thiết dựa trờn khối lượng cụng việc kế toỏn của doanh nghiệp, xỏc định đỳng cụng việc mà mỗi kế toỏn được giao.
Thứ hai, Cần xõy dựng kế hoạch bồi dưỡng, nõng cao trỡnh độ chuyờn
mụn nghiệp vụ của đội ngũ kế toỏn trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nờn cú sự đầu tư thớch đỏng tạo điều kiện cho cỏn bộ, nhõn viờn kế toỏn nõng cao trỡnh độ nghiờn cứu, trỡnh độ bỏo cỏo, nắm bắt được những thụng tin mới trong lĩnh vực kế toỏn, lĩnh vực cụng nghệ thụng tin ỏp dụng trong cụng việc bằng cỏch gửi đi đào tạo tại cỏc trường Đại học hoặc cỏc trung tõm đào tạo hoặc mời cỏc chuyờn gia về đào tạo tại Tổng cụng ty.
Thứ ba, Tại cỏc xớ nghiệp khai thỏc thuộc Tổng cụng việc kế toỏn rất
đơn giản như chỉ nhập kho cỏc sản phẩm khai thỏc được, đến kỳ kế toỏn văn phũng Tổng cụng ty xuống kiểm kờ và chuyển cỏc sản phẩm này về kho của Tổng. Văn phũng Tổng cụng ty cú nhiệm vụ tớnh giỏ thành, định giỏ bỏn. Theo tỏc giả thỡ việc tớnh giỏ thành nờn để cho cỏc xớ nghiệp đảm nhận, như vậy vừa giảm thiểu được khối lượng cụng việc cho văn phũng Tổng cụng ty, trong khi đú thỡ kế toỏn tại cỏc xớ nghiệp cũng khụng quỏ nhàn rỗi. Tuy nhiờn trờn văn phũng Tổng đưa ra định mức giỏ thành, dựa vào đú mà cỏc xớ nghiệp tớnh giỏ cho phự hợp.
Thứ tư, Tại cỏc đơn vị thành viờn nờn lập ra bộ mỏy kế toỏn quản trị và
tổ chức bộ mỏy kế toỏn quản trị theo mụ hỡnh kết hợp. Vỡ quy mụ của cỏc đơn vị khụng lớn, khối lượng cụng việc kế toỏn tại cỏc đơn vị này khụng nhiều. 3.2.2. Giải phỏp hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn
Nhỡn chung hệ thống chứng từ kế toỏn hiện nay do Bộ tài chớnh ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về chế độ kế toỏn Doanh nghiệp và Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC về chế độ kế toỏn Doanh nghiệp vừa và nhỏ đó tương đối đầy đủ, bao quỏt được cỏc nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh trong giai đoạn hiện nay. Tuy nhiờn mỗi doanh nghiệp đều cú cỏch vận dụng hệ thống chứng từ này khỏc nhau. Việc tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toỏn, luõn chuyển chứng từ là khõu quan trọng, quyết định đến chất lượng thụng tin kế toỏn. Làm thế nào để thụng tin được truyền tải qua chứng từ chớnh xỏc, nhanh gọn, khụng cú sự trựng lặp, chồng chộo.
* Giải phỏp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ tại Tổng cụng ty
Hệ thống chứng từ được lập ra khụng những phản ỏnh thực tế cỏc nghiệp vụ phỏt sinh mà cũn là cơ sở để Tổng cụng ty đỏnh giỏ cỏc thụng tin nhằm mục đớch nhất định, đú cú thể là mục đớch ra quyết định, lập dự toỏn hay kiểm tra, kiểm soỏt.
Vớ dụ với phần hành kế toỏn chi phớ, hệ thống chứng từ mà Tổng cụng ty sử dụng bao gồm cỏc húa đơn chứng từ cho cỏc yếu tố đầu vào, cỏc dịch vụ mua ngoài, cỏc bảng kờ về lao động tiền lương. Cỏc chứng từ này là cơ sở cho việc ghi sổ Nhật ký và Sổ cỏi cho nờn dựa vào đú nhà quản trị hay ban kiểm soỏt cú thể kiểm tra được cỏc thụng tin trờn sổ kế toỏn, trờn bỏo cỏo cú trung thực, hợp lý hay khụng, giỏ thành được tớnh toỏn dựa trờn cỏc chứng từ đú cú chớnh xỏc hay khụng. Và dựa vào đú thỡ nhà quản trị cú thể lập được cỏc dự toỏn về chi phớ sản xuất kinh doanh cho cỏc quý hay năm tiếp theo.
Để cú được một hệ thống chứng từ hoàn thiện là căn cứ cho việc phõn tớch, đỏnh giỏ thụng tin nhằm mục đớch ra quyết định cần phải tập trung vào cỏc giải phỏp sau:
- Để đảm bảo tớnh phỏp lý vững chắc cho việc phản ỏnh và kiểm tra kế
hướng dẫn cho cỏc bộ phận cú liờn quan. Quy chế vận dụng chứng từ phải bao quỏt mọi khõu: Lập, kiểm tra, sử dụng, luõn chuyển, lưu trữ. Quy chế vận dụng chứng từ phải rừ ràng cho mọi đối tượng tham gia.
- Cải tiến quy trỡnh luõn chuyển chứng từ một cỏch khoa học cho từng loại chứng từ, rỳt ngắn thời gian luõn chuyển chứng từ qua cỏc khõu để tăng tốc độ thụng tin, kiểm tra hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Xõy dựng chương trỡnh luõn chuyển chứng từ khoa học cho từng loại chứng từ và quy định cụ thể trỏch nhiệm cỏ nhõn trong từng khõu luõn chuyển chứng từ, giảm bớt cỏc thủ tục xột duyệt, thủ tục luõn chuyển chứng từ tới mức tối đa nhằm giảm bớt thời gian luõn chuyển nhưng vẫn phải đảm bảo tớnh chặt chẽ, hợp phỏp, hợp lý.
- Cần cú kế hoạch kiểm tra thường xuyờn về tớnh hợp phỏp, hợp lý của chứng từ đặc biệt là chứng từ bắt buộc để kịp thời phỏt hiện và điều chỉnh cỏc hiện tượng gian lận, cố ý gõy sai sút trong khi chứng từ húa cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
* Giải phỏp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ tại cỏc đơn vị thành viờn
Thứ nhất, căn cứ vào đặc thự kinh doanh, lĩnh vực hoạt động của
doanh nghiệp và chế độ chứng từ hướng dẫn để xõy dựng hệ thống chứng từ kế toỏn ban đầu phự hợp cho cỏc chỉ tiờu thụng tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp.
Tại cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty khoỏng sản và thương mại Hà Tĩnh, ngành nghề rất đa dạng. Vừa kinh doanh lĩnh vực dịch vụ như Cụng ty cổ phần Thiờn í, khỏch sạn Vũ Quang, cụng ty lữ hành MITRACO,...; vừa kinh doanh lĩnh vực thương mại như Cụng ty cổ phần thương mại, cụng ty cổ phần cụng nghệ thụng tin Lam Hồng,... hay lĩnh vực khai thỏc như cỏc xớ nghiệp Titan tại cỏc huyện, cụng ty cổ phần liờn doanh Việt Lào chuyờn khai
thỏc thạch cao,... hay cỏc cụng ty chế biến, sản xuất như cụng ty May, cụng ty chế biến rau quả,... Mỗi doanh nghiệp cú những đặc trưng riờng nờn hệ thống chứng từ ỏp dụng trong mỗi doanh nghiệp cú sự khỏc nhau. Ngoài cỏc chứng từ bắt buộc thỡ việc sử dụng cỏc chứng từ hướng dẫn loại nào, nhiều hay ớt là tựy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của từng đơn vị.
Vớ dụ tại cụng ty cổ phần thương mại thỡ khụng sử dụng cỏc chứng từ như phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành mà chủ yếu sử dụng cỏc chứng từ như phiếu xuất kho, nhập kho, biờn bản kiểm kờ vật tư, hàng húa; bảng kờ mua hàng,... Cũn tại cỏc xớ nghiệp khai thỏc chủ yếu sử dụng cỏc phiếu nhập kho, xuất kho và cỏc phiếu nhập xuất này chủ yếu là dựng khi khai thỏc sản phẩm đưa về kho và sau khi kiểm kờ lại chuyển đến kho của Tổng cụng ty. Như vậy trờn cỏc phiếu nhập, xuất này chỉ cú số lượng chứ khụng cú đơn giỏ, thành tiền của số lượng sản phẩm khai thỏc được vỡ chưa được tớnh giỏ,...
Thứ hai, Tăng cường kiểm tra việc tuõn thủ chế độ ghi chộp chứng từ
ban đầu. Cú chế độ thưởng phạt vật chất rừ ràng về việc bảo đảm chất lượng và tốc độ của thụng tin ban đầu, bảo đảm quản lý chứng từ cú hiệu quả
3.2.2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn
Nhỡn chung hệ thống tài khoản kế toỏn doanh nghiệp hiện hành đó đỏp ứng được đũi hỏi của nền kinh tế đặc thự ở nước ta. Song quỏ trỡnh vận dụng hệ thống tài khoản vào cỏc doanh nghiệp đó nảy sinh một số vấn đề tồn tại, chưa hợp lý. Để hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản tại cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng cụng ty và cỏc doanh nghiệp thuộc Tổng, tỏc giả xin đề xuất một số vấn đề sau:
* Giải phỏp hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản tại Tổng cụng ty
Thứ nhất, Khi đặt tờn cho cỏc TK nờn sử dụng thống nhất và khụng cú
dụ TK 6211 – Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp khai thỏc, TK 6212 – Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp – Tuyển tinh, TK 6213 – Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp – Zircon,... là hợp lý, tuy nhiờn trong tài khoản chi tiết cấp 3, cụng ty mở thờm tài khoản chi tiết cấp 4 cho TK 6211 như TK 62111 cũng là tài khoản mang tờn giống TK 6211, trong khi đú cỏc TK chi tiết cho TK 62111 là cỏc tài khoản chi phớ nguyờn vật liệu cho cỏc khu khai thỏc ở huyện Cẩm Xuyờn. Do vậy theo tỏc giả thỡ nờn đặt tờn TK 62111 là TK – Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp Cẩm Xuyờn. Và cũng tương tự như vậy với cỏc TK 622, 627. Cỏc tài khoản này khi đặt tờn chi tiết cũng bị trựng với TK mẹ. Vớ dụ TK 62211 trựng tờn với TK 6221 – Chi phớ nhõn cụng trực tiếp khai thỏc, TK 62711 trựng tờn với TK 6271 - Chi phớ sản xuất chung khai thỏc. Theo tỏc giả thỡ cỏc TK 62211 đổi tờn thành “Chi phớ nhõn cụng trực tiếp – Cẩm Xuyờn”, TK 62711 đổi tờn thành “Chi phớ sản xuất chung - Cẩm Xuyờn”.
Cũng theo tỏc giả thỡ cỏc tài khoản chi tiết cấp 5 liờn quan đến cỏc loại chi phớ cho cỏc khu vực khai thỏc như TK 621111 – Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp : Khai thỏc– Cẩm Long, TK 621112 – Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp: Khai thỏc – Cẩm Dương, ... Hay cỏc TK chi phớ nhõn cụng trực tiếp, chi phớ sản xuất chung cũng được chi tiết như vậy thỡ nờn đổi thành cỏc chữ cỏi cho đỡ phức tạp, vớ dụ thành TK 62111a, TK 62111b, TK 62111c,...
Thứ hai, Theo tỏc giả thỡ chi phớ sử dụng mỏy thi cụng là rất lớn tại cỏc
khu vực khai thỏc nờn cụng ty nờn đưa Chi phớ sử dụng mỏy thi cụng vào và sử dụng TK 623, TK này sẽ được chi tiết cho cỏc loại sản phẩm khai thỏc, cho cỏc vựng khai thỏc để dễ quản lý,...
Thứ ba, Khi hạch toỏn cỏc khoản cấp vốn cho cỏc đơn vị cấp dưới
doanh nghiệp nờn sử dụng tài khoản 136 thay vỡ sử dụng tài khoản 141 như hiện nay. Cỏc TK 136 và 336 khi sử dụng nờn chi tiết thành cỏc TK cấp 2 cho cỏc đơn vị. Cỏc tài khoản nội bộ này cũng phải được chi tiết cho cỏc đơn vị
như tài khoản doanh thu nội bộ của Tổng cụng ty . Đối với cỏc doanh nghiệp Mangan, may thỡ doanh nghiệp cũng nờn sử dụng cỏc ký hiệu X1, X2,... như đó thống nhất đối với cỏc TK khỏc. Vớ dụ TK 136X1 – Phải thu nội bộ: Mangan; TK 3361 – Phải trả nội bộ: Mangan; TK 136X2 – Phải thu nội bộ: May; TK 336X2 – Phải trả nội bộ: May,...
Thứ tư, Đối với tài khoản phải trả cho người bỏn, tỏc giả đề nghị Tổng
cụng ty nờn chi tiết cho từng người bỏn vỡ như thế sẽ dễ quản lý hơn là tập hợp trờn một tài khoản duy nhất là 331. Tuy nhiờn, sau khi tập hợp riờng rẽ ra để biết rừ ràng tỡnh hỡnh cụng nợ đối với từng đối tượng thỡ kế toỏn cũng phải tổng hợp trờn TK 331.
Vớ dụ:
TK 3311 – Cụng ty vận tải Đa phương thức TK 3312 – Cụng ty TNHH An Khang
TK 3313 – Cụng ty TNHH khớ Bắc Việt Nam ...
* Giải phỏp hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toỏn tại cỏc đơn vị thành viờn
Tại cỏc cỏc đơn vị thành viờn như tại cụng ty VILACO nờn chi tiết cụ thể cỏc tài khoản cho cỏc đơn vị mà doanh nghiệp thường xuyờn cú quan hệ chứ khụng nờn dựng tài khoản chung chung vớ dụ như TK 154X – Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang: Tại cỏc đơn vị; TK 3411X – Vay dài hạn VNĐ: Tại cỏc đơn vị; 3412X – Vay dài hạn ngoại tệ: Tại cỏc đơn vị,… Cụng ty nờn cụ thể cho cỏc đơn vị, vớ dụ X1, X2, X3,… là cỏc đơn vị cụ thể nào mà doanh nghiệp thường xuyờn cú quan hệ giao dịch, thanh toỏn,… Như vậy thỡ hệ thống tài khoản sẽ dễ quản lý hơn và thuận lợi cho kế toỏn ghi chộp khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Ngoài ra theo tỏc giả thỡ hoạt động mua bỏn nội bộ giữa cỏc đơn vị trực thuộc Tổng cụng ty nờn sử dụng tài khoản nội bộ vớ dụ như phải trả nội bộ nờn sử dụng TK 336 chứ khụng dựng TK 331 như hiện nay.