1.2.2.1 Kiểm tra đơn đặt hàng:
Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng gửi đến, các bộ phận liên quan sẽ xét duyệt đơn đặt hàng về số lƣợng, chủng loại… để xác định khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.
20
1.2.2.2 Xét duyệt bán chịu:
Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu. Trƣớc khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng, các nguồn thông tin của đơn vị và khách hàng, bộ phận có thẩm quyền sẽ đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu.
Một số cách có thể hỗ trợ cho công việc này là thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin về tình hình tài chính, vấn đề chi trả của khách hàng. Trong môi trƣờng kinh doanh có rủi ro cao, một biện pháp hay đƣợc áp dụng là yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ.
1.2.2.3 Xuất kho hàng hóa:
Căn cứ vào lệnh bán hàng đã xét duyệt, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận gửi hàng và ghi số lƣợng, chủng loại vào phiếu xuất kho.
1.2.2.4 Gửi hàng:
Bộ phận gửi hàng sẽ lập phiếu giao hàng và giao cho khách hàng. Phiếu giao hàng là căn cứ để lập hóa đơn. Đơn vị nên thành lập một đơn vị gửi hàng độc lập để hạn chế sai xót trong khâu xuất hàng và gian lận giữa thủ kho với ngƣời nhận hàng.
1.2.2.5 Lập và gửi hóa đơn cho khách hàng:
Do hóa đơn cung cấp thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ phải trả nên nó phải đƣợc lập chính xác và đúng thời gian. Thông thƣờng đƣợc lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng. Bộ phận này có trách nhiệm:
Kiểm tra số hiệu của các chứng từ gửi hàng.
So sánh lệnh gửi hàng với chứng từ gửi hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh.
Ghi tất cả dữ liệu này vào hóa đơn.
Ghi giá vào cột hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị.
Tính ra số tiền từng loại và cả hóa đơn.
Trƣớc khi chuyển hóa đơn cho khách hàng, hóa đơn cần đƣợc kiểm tra lại bởi một ngƣời độc lập với ngƣời lập hóa đơn.
21
1.2.2.6 Theo dõi thanh toán:
Sau khi hóa đơn đã đƣợc lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng có hai trƣờng hợp xảy ra:
Nếu bán hàng thu tiền ngay thì kế toán cần vào sổ các khoản thu tiền mặt. Lập bảng kê thu tiền trong ngày đối chiếu với số lƣợng hóa đơn đã lập, ghi vào sổ nhật ký thu tiền.
Nếu bán chịu thì kế toán phải theo dõi các khoản phải thu. Thƣờng thì các doanh nghiệp nên liệt kê các khoản nợ theo nhóm tuổi giao cho bộ phận bán chịu để có kế hoạch thu hồi nợ đúng phù hợp. Để giảm thiểu sai phạm, đơn vị nên phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách về kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp. Tuy nhiên gian lận vẫn xảy ra nếu họ thông đồng với nhau. Định kỳ công ty gửi giấy báo nợ cho khách hàng, điều này giúp doanh nghiệp xác minh và kịp thời điều chỉnh số liệu về công nợ nếu có sai khác với khách hàng.
1.2.2.7 Xét duyệt hàng bán bị trả lại, giảm giá:
Khi khách hàng không hài lòng với số hàng nhận đƣợc do sai qui cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho đơn vị. Doanh nghiệp cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt. Các khoản giảm trừ doanh thu cần phải đƣợc ghi vào sổ chi tiết doanh thu nhanh chóng và chính xác.
1.2.2.8 Cho phép xóa nợ các khoản không có khả năng thu hồi:
Khi không còn hy vọng thu hồi đƣợc các khoản nợ phải thu của khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép xóa sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách. Để hạn chế các gian lận có thể phát sinh, đơn vị cần qui định chặt chẽ thủ tục xét duyệt xóa sổ nợ khó đòi.
1.3 SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU: CHU TRÌNH DOANH THU:
Hoạt động của doanh nghiệp luôn chứa đựng rất nhiều rủi ro đặc biệt trong hoạt động cung cấp dịch vụ và thu tiền. Các rủi ro xảy ra làm thất thoát, ghi nhận không đúng doanh thu của doanh nghiệp, mà doanh thu là một chỉ tiêu tài chính quan trọng phản ánh kết quả hoạt động sản xuất của đơn vị. Các rủi ro có thể xảy ra nhƣ :
22 + Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt của khách hàng
thanh toán trƣớc khi khoản tiền mặt đó đƣợc ghi nhận là doanh thu.
+ Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà công ty không thể đáp ứng.
+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức…
Để hạn chế các rủi ro xảy ra trong chu trình doanh thu, kiểm soát các hoạt động trong chu trình doanh thu, đảm bảo cho doanh thu đƣợc phản ánh đúng đắn thì cần thiết phải xây dựng các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu.
23
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU TẠI TRUNG TÂM DU LỊCH TICTOURS
24
2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV THƢƠNG MẠI & ĐẦU TƢ KHÁNH HÕA: ĐẦU TƢ KHÁNH HÕA:
2.1.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY:
2.1.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty Thƣơng mại và Đầu tƣ Khánh Hòa đƣợc thành lập ngày 09/06/1994 theo quyết định số 1171/QĐ/UB của Uỷ ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa đã đƣợc Sở kế hoạch và Đầu tƣ Khánh Hòa cấp giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh số 101658 ngày 22 tháng 8 năm 1994.
Trong những năm đầu, doanh nghiệp phát huy lợi thế của vùng, mạnh dạn vào đầu tƣ kinh doanh khách sạn, nhà hàng và các dịch vụ về du lịch trên địa bàn thành phố Nha Trang.
Đến năm 1996 công ty càng khẳng định mình trên thị trƣờng, đã mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh theo sự đồng ý của Sở Kế Hoạch và đầu tƣ:
+ Xuất khẩu mặt hàng nông lâm thủy sản
+ Nhập khẩu phƣơng tiện vận tải, thiết bị đầu tƣ, hàng phục vụ sản xuất và tiêu dùng.
Năm 1997 do nhu cầu của thị trƣờng cung cấp dịch vụ tour lữ hành trong nƣớc và quốc tế, công ty đã thành lập trung tâm du lịch TICTOURS.
Cũng trong năm này, công ty đã đƣợc Thủ tƣớng chính phủ phê duyệt dự án thành lập khu Công Nghiệp Suối Dầu theo quyết định số 951/TTG, là khu công nghiệp đầu tiên của khu vực Nam Trung Bộ. Công ty Thƣơng mại và Đầu tƣ Khánh Hòa đƣợc thành lập ngày 09/06/1994 theo quyết định số 1171/QĐ/UB của Uỷ ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa đã đƣợc Sở kế hoạch và Đầu tƣ Khánh Hòa cấp giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh số 101658 ngày 22 tháng 8 năm 1994.
Trong quá trình phát triển, với mục tiêu thay đổi phƣơng thức quản lý, nâng cao sức cạnh tranh, đa dạng hóa ngành nghề sản xuất kinh doanh, tạo sự năng động trong quản lý điều hành của doanh nghiệp, theo Nghị quyết hội nghị lần thứ 3 của BCH TW Đảng khóa X về sắp xếp đổi mới phát triển và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp Nhà Nƣớc, công ty Thƣơng mại & Đầu tƣ Khánh Hòa – công ty Nhà nƣớc
25 thuộc UBND tỉnh Khánh Hòa chuyển đổi thành công ty TNHH MTV Thƣơng mại
& Đầu tƣ Khánh Hòa theo Quyết định số 1964/QĐ-UBND.
Công ty TNHH MTV Thƣơng mại & Đầu tƣ Khánh Hòa có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 37060000017.
Tên gọi đầy đủ: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Thƣơng Mại và Đầu Tƣ Khánh Hòa
Tên giao dịch quốc tế: Khánh Hòa Trading and Investment Limited Company.
Tên viết tắt bằng tiếng Việt: Công ty Thƣơng mại & Đầu tƣ Khánh Hòa. Vốn điều lệ: 163.685.676.008đ
(Một trăm sáu mƣơi ba tỷ, sáu trăm tám mƣơi lăm triệu, sáu trăm bảy mƣơi sáu nghìn không trăm lẻ tám đồng).
Tên chủ sở hữu: Uỷ Ban nhân dân Tỉnh Khánh Hòa
Trụ sở chính: Số 68 đƣờng Yersin – Nha Trang – Khánh Hòa Mã số thuế: 4200266808
Số điện thoại: 058.3821227
Email: Tic – sudazi@dng.vnn.vn
Hiện nay công ty luôn luôn tìm kiếm đối tác kinh doanh, mở rộng đầu tƣ để ngày càng phát triển và khẳng định vị thế của mình trên thị trƣờng trong nƣớc và quốc tế.
2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ: 2.1.1.2.1 Chức năng: 2.1.1.2.1 Chức năng:
Công ty TNHH MTV Thƣơng Mại và Đầu Tƣ Khánh Hòa sản xuất kinh doanh những ngành nghề nhƣ sau:
Khách sạn
Nhà hàng, ăn uống
Xây dựng công trình dân dụng Kinh doanh bất động sản
Đại lý lữ hành, kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế Vận tải khách du lịch bằng đƣờng bộ
26 Vận tải hành khách ven biển
Vận tải hành khách nội địa Dịch vụ bán vé máy bay Đại lý thu đổi ngoại tệ Mua bán trang thiết bị y tế Mua bán rƣợu, bia
Buôn bán thuốc lá điếu Kinh doanh massage
Hoạt động thể thao vui chơi, giải trí Dịch vụ giặt là
Mua bán nƣớc hoa mỹ phẩm và chế phẩm vệ sinh
2.1.1.2.2 Nhiệm vụ:
Tổ chức kinh doanh từ văn phòng công ty đến các đơn vị trực thuộc, liên kết các cơ sở bên trong để tiếp nhận nguồn hàng ký kết hợp đồng đạt mục tiêu chủ yếu.
Thực hiện đúng chế độ kế toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do nhà nƣớc qui định.
Công ty phải đăng ký kinh doanh và thực hiện đúng ngành nghề kinh doanh đã đăng ký.
Tự tạo nguồn vốn cho nhiệm vụ sử dụng, quản lý vốn, các nguồn lực nhà nƣớc đã giao cho công ty hoạt động kinh doanh của công ty, khai thác hiệu quả nguồn vốn kinh doanh của công ty, đảm bảo đầu tƣ mở rộng kinh doanh, bù đắp cân đối thu chi.
Đầu tƣ chiều sâu, tìm hiểu kỹ nhu cầu của ngƣời tiêu dùng trong nƣớc và nƣớc ngoài nhằm cung cấp đầy đủ và kịp thời các hàng hóa, dịch vụ.
2.1.1.3 Các nhân tố ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua: thời gian qua:
2.1.1.3.1. Các nhân tố bên trong:
a) Vốn: Công ty TNHH một thành viên thƣơng mại và đầu tƣ Khánh Hòa là doanh nghiệp 100 % vốn nhà nƣớc nên có thuận lợi là vốn do Nhà nƣớc hỗ trợ tuy nhiên vốn mà công ty có đƣợc còn hạn hẹp chƣa đủ để đầu tƣ lớn nên chƣa thể đáp
27 ứng đƣợc so với nhu cầu thực tế. Thêm vào đó việc huy động vốn còn gặp nhiều
khó khăn cũng nhƣ tìm nguồn vay ngân hàng.
b) Về lao động: Về lao động thì công ty có thuận lợi đó là số lƣợng lao động đạt trình độ tay nghề tƣơng đối cao, nhiệt tình và sáng tạo trong công việc, công ty thƣờng tổ chức các lớp đào tạo để nâng cao tay nghề cho nhân viên. Tuy nhiên công ty thiếu đội ngũ nhân viên có trình độ cao đòi hỏi phải tuyển nhân lực từ các nơi khác về nhƣ Thành phố HCM.
c) Cơ sở vật chất: Cơ sở vật chất của công ty đƣợc trang bị tƣơng đối đầy đủ, máy móc thiết bị đều đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc. Ở các đơn vị trực thuộc nhƣ nhà hàng khách sạn đƣợc trang bị rất hiện đại có thể thúc đẩy cho phát triển dịch vụ du lịch nội địa và cao cấp.
d) Chính sách: Công ty có các chính sách nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong công ty nhƣ chính sách khuyến khích tăng lƣơng thƣởng cho nhân viên làm việc có hiệu quả.
2.1.1.3.2. Các nhân tố bên ngoài:
a) Điều kiện tự nhiên: thành phố Nha Trang là Thành phố du lịch với vị trí địa lý và điều kiện khí hậu rất thuận lợi cho việc khai thác du lịch.
b) Môi trƣờng kinh tế: hiện nay nƣớc ta đang trải qua quá trình hội nhập kinh tế thế giới nên tạo ra nhiều cơ hội cũng nhƣ thách thức đối với công ty: thu hút các nhà đầu tƣ nƣớc ngoài nhƣng lại xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh.
c) Môi trƣờng pháp lý: điều kiện chính trị an ninh nƣớc ta tƣơng đối ổn định tuy nhiên thủ tục nƣớc ta còn rƣờm rà, phức tạp phải qua nhiều khâu, nhiều cửa nên không thu hút đƣợc các nhà đầu tƣ nƣớc ngoài, gặp khó khăn trong việc vay vốn.
d) Đối thủ cạnh tranh: định vị trên một khu vực có nhiều điều kiện thuận lợi phát triển du lịch nên công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh ở lĩnh vực dịch vụ du lịch.
28
2.1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƢƠNG MẠI & ĐẦU TƢ KHÁNH HÕA MẠI & ĐẦU TƢ KHÁNH HÕA
2.1.2.1 Cơ cấu quản lý:
Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý tại công ty:
Sơ đồ 2.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ:
- UBND tỉnh: quản lý vốn, bổ nhiệm hội đồng thành viên - Hội đồng thành viên ( gồm 5 thành viên):
Có quyền đƣa ra các quyết định quản trị, đồng thời có trách nhiệm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tuân theo các quyết định và điều lệ của công ty.
UBND TỈNH
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
BAN GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
3 CÔNG TY CON 9 CÔNG TY LIÊN
KẾT
2 CHI NHÁNH PHÒNG HC-TH PHÒNG TÀI
29 - Ban kiểm soát ( 1 thành viên):
Kiểm soát mọi hoạt động của công ty trên cơ sở độc lập với Hội đồng thành viên và Ban giám đốc. Chịu trách nhiệm về những sai phạm gây thiệt hại cho công ty trong khi thực hiện nhiệm vụ.
- Ban giám đốc:
* Tổng Giám đốc: là thủ trƣởng cao nhất trong công ty, chịu trách nhiện mọi hoạt động kinh doanh, kinh tế chính trị xã hội trong công ty trƣớc tập thể ngƣời lao động và trƣớc chủ sở hữu của công ty. Là ngƣời trực tiếp quản lý công tác tổ chức kế hoạch kinh doanh, kế hoạch cán bộ. Mọi ngƣời trong công ty đều phải chấp hành mệnh lệnh của giám đốc công ty.
* Phó Tổng giám đốc: giúp việc cho giám đốc, đƣợc ủy quyền thay Giám đốc giải quyết các công việc khi Giám đốc vắng mặt, đi công tác. Phụ trách các đơn vị, phòng ban chức năng.
- Phòng tài chính:
Giúp giám đốc công ty chỉ đạo và thực hiện toàn bộ công tác kế toán – tài chính – thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở công ty. Thực hiện quản lý tập trung và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính của công ty theo các quy định của pháp luật hiện hành, điều lệ công ty và các nghị quyết của hội đồng thành viên
- Phòng hành chính – tổng hợp:
Tham mƣu cho ban tổng giám đốc về công tác tổ chức bộ máy, công tác hành chính, quản trị hoạt động của văn phòng công ty. Thực hiện việc nghiên cứu và tổng hợp đầu tƣ theo yêu cầu của ban giám đốc, tổng giám đốc công ty.
- Các đơn vị kinh doanh trực thuộc công ty:
Các đơn vị này hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc, chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp của công ty thông qua quy chế hoạt động của cơ sở do công ty quy định:
Tùy theo chức năng nhiệm vụ đƣợc giao, mỗi cơ sở tổ chức hoạt động kinh doanh, dịch vụ đáp ứng nhu cầu thị trƣờng và phù hợp với ngành nghề kinh doanh.
30 Khu nghỉ mát ANA MANDARA: là đơn vị trực thuộc của công ty, hoạt
động theo phƣơng thức hạch toán kinh tế nội bộ. Quản lý và sử dụng nguồn lực của công ty tại khu nghỉ mát Ana Mandara.
Đia chỉ: Vila 21 Đoàn An Dƣỡng 26,28 Trần Phú.
Đây là điểm thuận lợi cho việc kinh doanh các dịch vụ du lịch, kinh doanh