Hiện nay công ty đang thực hiện kế toán máy và áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công tác hạch toán tại công ty TNHH Thƣơng mại và Đầu tƣ Khánh Hòa đƣợc thực hiện trên máy theo từng phần hành kế toán riêng. Phần mềm kế toán đƣợc thiết lập trên cơ sở liên kết các phần mềm kế toán quản lý theo từng phân hệ kế toán nhƣ kế toán thu chi, kế toán công nợ, kế toán tài sản cố định, kế toán tổng hợp…phần mềm tự động xử lý và cập nhật vào các sổ sách liên quan đƣợc thiết lập sẵn trên phần mềm.
Công ty sử dụng chƣơng trình phần mềm đƣợc thiết lập sẵn phù hợp với đặc điểm riêng của công ty. Có thể tóm lƣợc cấu trúc nhƣ sau:
Bảng danh mục tài khoản Sổ kế toán máy
38 Hệ thống các sổ chi tiết
Sổ nhật kýchung Sổ cái tài khoản
Bảng cân đối số phát sinh Hệ thống báo cáo tài chính
Bên cạnh những phần chính trên, kế toán mỗi phần hành dùng kèm những công cụ quản lý tính toán phù hợp với yêu cầu công việc.
Sơ đồ 2.3 : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN MÁY
Hằng ngày kế toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến phần hành của mình (theo trách nhiệm đã phân công )vào sổ kế toán máy. Chƣơng trình tự động thực hiện các bảng kê, sổ chi tiết, sổ nhật ký chung … Kế toán đối chiếu đúng sai trên bảng cân đối số phát sinh. Hằng ngày kế toán in sổ chi tiết kẹp với các chứng từ liên quan làm chứng từ thể hiện kế toán đã định khoản hoàn tất nghiệp vụ
Chứng từ gốc
Kế toán nhập dữ liệu vào máy (kế toán thuộc từng phần hành kế toán)
Sổ NKC Sổ chi tiết
Chứng từ gốc Thẻ kho
Bảng cân đối
số phát sinh Sổ cái
39 vào máy.Việc thực hiện kết chyển do kế toán tự làm. Cuối kỳ kế toán in các bảng
biểu, báo cáo cần thiết.