du lịch TICTOURS
Kiểm soát hoạt động bán hàng – lập hóa đơn.
Để biết tình trạng công tác kiểm soát và sử dụng các thủ tục kiểm soát cho nghiệp vụ bán hàng, lập hóa đơn của Trung tâm du lịch TICTOURS, ta có thể xem qua bảng câu hỏi đã đƣợc điều tra nhƣ sau:
BẢNG 2.3: BẢNG CÂU HỎI VỀ NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG – LẬP HÓA ĐƠN
Câu hỏi Trả lời Nhận xét
1.Các thông tin của khách hàng đã đƣợc cập nhật đầy đủ và chính xác ?
Không Chỉ cập nhật vài thông tin sơ bộ về khách hàng
2.Việc phê chuẩn ký duyệt có đƣợc thực hiện bởi ngƣời có thẩm quyền ?
Có Các ký duyệt đều đƣợc thực hiện bởi ngƣời có thẩm quyền. 3. Hóa đơn đƣợc lập dựa vào căn cứ
hợp lý không ?
Có Hóa đơn đƣợc lập dựa vào các chứng từ chứng minh sự phát sinh của nghiệp vụ.
4. Bán chịu có đƣợc xét duyệt bởi ngƣời có thẩm quyền không?
Có Giám đốc hoặc trƣởng phòng kinh doanh, trƣởng phòng vé là ngƣời xét duyệt bán chịu.
5. Xét duyệt bán chịu có dựa vào căn cứ hợp lý không?
Có Đã có sự xem xét, phân tích trƣớc khi chấp nhận bán chịu. 6. Hóa đơn có đƣợc điền đầy đủ thông
tin và ký duyệt trƣớc khi đƣa cho khách hàng?
Có Hóa đơn đƣợc kiểm tra kỹ trƣớc khi giao cho khách hàng. 7. Hàng tuần có sự đối chiếu công nợ
với khách hàng không?
Có Việc đối chiếu công nợ diễn ra thƣờng xuyên hàng tuần
8. Hóa đơn chƣa thanh toán có đƣợc lƣu trữ tách riêng với hóa đơn đã đƣợc thanh toán?
Không Không có sự tách riêng giữa hóa đơn đã thanh toán với chƣa thanh toán.
78 ngay tại thời điểm ngay sau khi lập? toán sắp xếp và ghi sổ sau.
10.Tất cả các nghiệp vụ bán tour đều đƣợc ghi sổ đầy đủ?
Có Các nghiệp vụ đƣợc ghi sổ đầy đủ khi phát sinh
11. Có sự đối chiếu doanh số hàng ngày giữa kế toán và phòng vé?
Có Kế toán và phòng vé có sự đối chiếu công nợ hàng ngày
12. Có sự đối chiếu số dƣ hàng ngày giữa kế toán và ngân hàng?
Có Kế toán luôn cập nhật số dƣ tiền gửi tại ngân hàng
13. Các hợp đồng có đƣợc soạn thảo kỹ các điều khoản nhằm giảm thiểu rủi ro bất lợi sau này không?
Có Các hợp đồng trƣớc khi ký kết với khách hàng dƣợc soạn thảo kỹ.
14. Có sự ủy quyền cho phòng kinh doanh để thực hiện việc giảm giá dịch vụ hay không? (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có Việc giảm giá dịch vụ đƣợc tính ngay trên hợp đồng và đƣợc ủy quyền cho trƣởng phòng kinh doanh lữ hành.
15. Biên lai thu tiền có đƣợc nhân viên phòng kinh doanh lập và ký đầy đủ theo quy định?
Có Trƣớc khi đƣa cho khách hàng, biên lai đƣợc điền đầy đủ thông tin và ký theo quy định
16. Biên lai thu tiền có đƣợc chuyển ngay cho kế toán sau cuối mỗi ngày?
Không Khi có nhiều khoản bán lẻ mới chuyển cho kế toán.
17. Có xây dựng quy trình thu nợ khách hàng không?
Không Các khoản khách hàng nợ đều treo trên tài khoản 131 và theo dõi.
18. Có chính sách xóa nợ phải thu khó đòi cho khách hàng không?
Có Trung tâm có chính sách xóa nợ phải thu khó đòi.
19. Các báo cáo phân tích nợ hàng tháng có đƣợc lập đầy đủ không?
Không Thƣờng không có các báo cáo phân tích nợ.
79
BẢNG 2.4: BẢNG KẾT QUẢ VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ SỬ DỤNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHO
NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG – LẬP HÓA ĐƠN
Hoạt động
kiểm soát Bán chịu Giảm giá dịch vụ Xóa nợ phải thu Uỷ quyền
và xét duyệt
-Về việc ủy quyền:
Bộ phận kinh doanh đƣợc ủy quyền để theo dõi và chấp thuận việc bán chịu cho khách hàng.
-Về việc xét duyệt: Có sự xét duyệt của giám đốc trung tâm.
-Về việc ủy quyền: Có sự ủy quyền cho bộ phận kinh doanh giảm giá dịch vụ.
-Về việc xét duyệt: Có sự xét duyệt của giám đốc trung tâm.
-Về việc ủy quyền: Có sự ủy quyền cho kế toán trƣởng.
-Về việc xét duyệt: Có sự xét duyệt của giám đốc trung tâm.
Phân chia trách nhiệm: Có sự độc lập giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh Có sự độc lập giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh Có sự phân chia trách nhiệm giữa kế toán và ngƣời đƣợc ủy quyền xét duyệt . Chứng từ và ghi sổ kế toán 1.Hóa đơn GTGT: -Đƣợc lập căn cứ vào: +Bảng thanh lý hợp đồng đối với dịch vụ cung cấp tour lữ hành cho khách đoàn.
+ Bảng tính hoa hồng, phí dịch vụ của Vietnam Airlines và Jetstar đối với hoạt động làm đại lý bán vé máy bay + Bảng kê chi phí đã đƣợc Saigon Tourist xác nhận đóng dấu - Đƣợc đánh số trƣớc. -Đƣợc kiểm tra kỹ trƣớc khi giao cho khách hàng .
Chứng từ kế toán xóa nợ phải thu:
Hợp đồng kinh tế:
-Việc giảm giá dịch vụ đƣợc tính ngay trên hợp đồng. -Dựa trên yêu cầu của khách hàng -Đƣợc xét duyệt
Chứng từ kế toán xóa nợ phải thu: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biên bản xử lý nợ khó đòi.
-Đƣợc lập khi có các chứng minh đầy đủ về việc khoản nợ không thu hồi đƣợc. -Đƣợc sự đồng ý của Giám đốc và kế toán trƣởng.
80
2. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu:
-Đƣợc ghi sổ khi nghiệp vụ phát sinh.
-Đối chiếu công nợ hàng tháng.
2.Theo dõi chi tiết các khoản phải thu
Ghi sổ nếu xảy ra nghiệp vụ.
Nhận xét:
-Ưu điểm:
+Đã có sự ủy quyền, xét duyệt đúng đắn trong nghiệp vụ cung cấp dịch vụ, giảm giá dịch vụ.
+Hóa đơn bán hàng đƣợc lập căn cứ vào chứng từ hợp lý.
+Các nghiệp vụ cung cấp dịch vụ đƣợc ghi sổ đầy đủ khi phát sinh.
-Nhược điểm:
+Việc xét duyệt bán chịu đôi khi còn mang tính chủ quan.
+Việc theo dõi và quản lý các khoản nợ chƣa tốt, phụ thuộc vào thiện chí trả tiền của khách hàng chứ chƣa có biện pháp đòi nợ.
+Việc gửi hóa đơn cho khách hàng đôi khi còn chậm trễ.
+Đôi khi không có sự đối chiếu thƣờng xuyên giữa các phòng ban với nhau đặc biệt vào mùa cao điểm du lịch nên gây ra những sai sót.
Kiểm soát hoạt động thu tiền:
Để nhận biết thủ tục kiểm soát cho nghiệp vụ thu tiền, chúng ta có thể tham khảo bảng câu hỏi đã đƣợc điều tra tại trung tâm nhƣ sau:
81
BẢNG 2.5: BẢNG CÂU HỎI VỀ NGHIỆP VỤ NHẬN TIỀN THANH TOÁN
Câu hỏi Trả lời Nhận xét
1. Phiếu thu đƣợc lập có đƣợc ký duyệt đầy đủ?
Có Phiếu thu đƣợc kiểm tra, ký duyệt đầy đủ.
2. Phiếu thu có đƣợc ngƣời nộp tiền ký duyệt ngay sau khi nộp không ?
Không Do công việc bận rộn nên kế toán có thể lập phiếu thu sau và ngƣời nộp tiền bận không ký đƣợc. 3. Thủ quỹ và ngƣời nhận tiền
từ khách hàng có kỹ năng phát hiện tiền giả không?
Không Thƣờng nhận diện bằng cảm tính nên vẫn bị nhầm lẫn tiền giả. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4. Có sự phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận trong hoạt động bán hàng thu tiền ngay và thu nợ từ các công ty?
Có Có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận chức năng.
5. Có sự quản lý chặt chẽ trong việc thu tiền các khách lẻ hay không?
Không Có sự quản lý nhƣng không chặt chẽ vì lƣợng khách lẻ không nhiều.
6. Tiền thu đƣợc từ các bộ phận có đƣợc gửi lên cho thủ quỹ hàng ngày không?
Có Tiền thu đƣợc cuối mỗi ngày đƣợc chuyển vào ngân hàng hoặc giao lại cho thủ quỹ. 7. Các loại tiền thu đƣợc có
đƣợc lập bảng kê phân loại hay không?
Không Chỉ để tiền theo từng loại riêng, không lập bảng kê phân loại.
82 8. Có sự đối chiếu giữa tổng số
tiền nhận đƣợc của các bộ phận gửi lên và báo cáo bán hàng của họ hay không?
Có Có sự đối chiếu kiểm tra giữa tổng số tiền nhận đƣợc và báo cáo.
9. Các khoản tiền thu đƣợc đều đƣợc ghi sổ sách đầy đủ.
Có Việc ghi chép đƣợc tiến hành hàng ngày.
10. Các khoản thu từ nghiệp vụ bán hàng đƣợc hạch toán riêng cho từng loại khách hàng.
Có Có sự tách biệt giữa các khách hàng khi hạch toán.
11. Có sự kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu của kế toán và thũ quỹ về các khoản tiền thu đƣợc?
Có Hàng tuần có sự đối chiếu giữa kế toán và thủ quỹ.
12. Cuối ngày có kiểm quỹ không?
Có Thủ quỹ kiểm kê quỹ hàng ngày.
13.Định kỳ có đối chiếu giữa sổ TGNH với bảng kê ngân hàng không?
Có Kế toán thƣờng xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra.
83
BẢNG 2.6 : BẢNG KẾT QUẢ VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ SỬ DỤNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHO HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN Hoạt động kiểm soát Bán thu tiền ngay Thu nợ từ khách hàng Phân chia trách nhiệm -Có sự phân chia trách
nhiệm giữa ngƣời bán và thủ quỹ.
-Có sự phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán thanh toán.
Có sự phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán công nợ.
Bảo vệ an toàn tài sản -Tiền đƣợc gửi hàng ngày cho thủ quỹ hoặc ngân hàng.
-Không để lƣợng tiền mặt tồn tại quỹ nhiều mà thƣờng chuyển vào ngân hàng.
Khách hàng phải chuyển khoản vào tài khoản của trung tâm nếu số tiền lớn. Hàng tháng kế toán đối chiếu bảng kê của ngân hàng với sổ tiền gửi ngân hàng.
Chứng từ Có sự đối chiếu giữa bản kê bán lẻ với số tiền thu đƣợc trƣớc khi lập phiếu thu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhận lệnh chuyển có từ ngân hàng về khoản tiền khách hàng trả và tiến hành xác nhận lại với bên phía khách hàng về số tiền thu đƣợc và còn nợ lại bao nhiêu.
Sổ kế toán -Ghi sổ hàng ngày
-Định kỳ có sự kiểm tra đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết
-Ghi sổ khi phát sinh nghiệp vụ.
-Có sự kiểm tra định kỳ của kế toán.
84
Nhận xét: - Ưu điểm:
+Việc kiếm soát hoạt động nhận tiền đƣợc thực hiện tƣơng đối chặt chẽ và có sự phối hợp giữa các bộ phận với nhau.
+Các chứng từ về hoạt động thu tiền đƣợc lập tƣơng đối kịp thời và chính xác. -Nhược điểm:
+Chƣa có sự chặt chẽ trong việc quản lý các khoản tiền từ khách lẻ. +Chƣa có kỹ năng phát hiện tiền giả khi thu tiền.
+Kế toán viên kiêm nhiệm quá nhiều công việc, vừa là kế toán theo dõi công nợ vừa là kế toán thanh toán.