2.2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.2 : SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Với việc áp dụng mô hình tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán, các đơn vị thành viên phải thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán kiêm
kế toán tiền
lƣơng
Kế toán thuế Thủ quỹ
Bộ phận kế toán ở KNM ANAMANDARA Bộ phận kế toán ở trung tâm du lịch TICTOURS Kế toán trƣởng
36 sinh ở đơn vị theo sự phân cấp và định kỳ gửi các báo cáo kế toán về văn phòng
công ty. Còn bộ phận kế toán tại văn phòng công ty sẽ:
Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến hoạt động chung của toàn công ty.
Tập hợp các số liệu kế toán của cácđơn vị để lập báo cáo tài chính toàn công ty. Hƣớng dẫn kiểm tra các nghiệp vụ kế toán tài chính đối với các đơn vị trực thuộc
2.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán các phần hành:
Kế toán trƣởng:
Là ngƣời quản lý chung trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm trƣớc Giám Đốc về công tác kế toán tài chính của đơn vị.
Phân công công tác kế toán cho từng nhân viên trong phòng kế toán, chỉ đạo hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Lựa chọn hình thức sổ kế toán cho phù hợp với đặc điểm kinh tế của đơn vị Đảm nhận việc xây dựng đơn giá tiền lƣơng cho nhân viên của công ty
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định:
Có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu kế toán trong kỳ hạch toán để lập báo cáo kế toán, tài chính vào mỗi kỳ kế toán.
Lập các sổ kế toán tổng hợp để theo dõi tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Bên cạnh đó, kế toán tổng hợp còn nhiệm vụ ghi chép phản ánh tổng hợp các số liệu về số lƣợng hiện trạng và giá trị tài sản hiện có, tình hình tăng giảm tài sản.
Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lƣơng:
Phản ánh chính xác từng loại công nợ phải thu, phải trả đối với khách hàng đồng thời căn cứ vào các chứng từ ban đầu đã đƣợc Giám Đốc và kế toán trƣởng ký duyệt hợp lệ để thu, chi theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị.
Giao dịch với ngân hàng và cùng với kế toán trƣởng giải quyết các thủ tục vay, chuyển trả thanh toán cho khách hàng theo sự chỉ đạo, xét duyệt của kế toán trƣởng
Theo dõi và tính lƣơng cho toàn bộ công nhân viên của công ty.
Kế toán thuế
Nhiệm vụ chính thức là tính toán và tổng hợp lại các loại thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân… do dơn vị gửi lên từ đó tổng
37 hợp số thuế mà công ty phải nộp. Tiến hành nộp thuế cho cơ quan thuế theo sự chỉ
đạo của kế toán trƣởng .
Thủ quỹ
Nhiệm vụ chính là thu tiền mặt dựa trên các chứng từ đã đƣợc ký duyệt của kế toán trƣởng và giám đốc và bảo quản quỹ tiền mặt , báo cáo tình hình biến động quỹ tiền mặt.
Các bộ phận kế toán tại đơn vị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có nhiệm vụ hạch toán kế toán theo đúng trình tự ở từng đơn vị cụ thể. Hàng tháng, quý có trách nhiệm báo cáo sổ sách kế toán có liên quan trong quả trình hoạt động kinh doanh lên văn phòng công ty.
Nhận xét:
Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán là vừa phân tán, vừa tập trung rất phù hợp với quy mô của công ty. Tổ chức phòng kế toán với phân công rõ ràng, không chồng chéo. Chính mô hình này đã giúp nhà lãnh đạo nắm kịp thời thông tin của hoạt động kinh tế của công ty từ đó thực hiện sự chỉ đạo kiểm tra, giám sát kịp thời. Việc tổng hợp số liệu và thông tin kinh tế kịp thời, phân công lao động và ứng dụng phƣơng tiện máy tính trong công tác kế toán đƣợc thuận tiện. Việc thu thập và xử lý thông tin kịp thời kiểm tra giám sát trực tiếp hoạt động kinh tế, phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo từng đơn vị phụ thuộc.
2.2.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:
Hiện nay công ty đang thực hiện kế toán máy và áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công tác hạch toán tại công ty TNHH Thƣơng mại và Đầu tƣ Khánh Hòa đƣợc thực hiện trên máy theo từng phần hành kế toán riêng. Phần mềm kế toán đƣợc thiết lập trên cơ sở liên kết các phần mềm kế toán quản lý theo từng phân hệ kế toán nhƣ kế toán thu chi, kế toán công nợ, kế toán tài sản cố định, kế toán tổng hợp…phần mềm tự động xử lý và cập nhật vào các sổ sách liên quan đƣợc thiết lập sẵn trên phần mềm.
Công ty sử dụng chƣơng trình phần mềm đƣợc thiết lập sẵn phù hợp với đặc điểm riêng của công ty. Có thể tóm lƣợc cấu trúc nhƣ sau:
Bảng danh mục tài khoản Sổ kế toán máy
38 Hệ thống các sổ chi tiết
Sổ nhật kýchung Sổ cái tài khoản
Bảng cân đối số phát sinh Hệ thống báo cáo tài chính
Bên cạnh những phần chính trên, kế toán mỗi phần hành dùng kèm những công cụ quản lý tính toán phù hợp với yêu cầu công việc.
Sơ đồ 2.3 : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN MÁY
Hằng ngày kế toán định khoản các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến phần hành của mình (theo trách nhiệm đã phân công )vào sổ kế toán máy. Chƣơng trình tự động thực hiện các bảng kê, sổ chi tiết, sổ nhật ký chung … Kế toán đối chiếu đúng sai trên bảng cân đối số phát sinh. Hằng ngày kế toán in sổ chi tiết kẹp với các chứng từ liên quan làm chứng từ thể hiện kế toán đã định khoản hoàn tất nghiệp vụ
Chứng từ gốc
Kế toán nhập dữ liệu vào máy (kế toán thuộc từng phần hành kế toán)
Sổ NKC Sổ chi tiết
Chứng từ gốc Thẻ kho
Bảng cân đối
số phát sinh Sổ cái
39 vào máy.Việc thực hiện kết chyển do kế toán tự làm. Cuối kỳ kế toán in các bảng
biểu, báo cáo cần thiết.
2.2.3 Tình hình tổ chức sổ sách tại công ty
Doanh nghiệp áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung. Các sổ sách đƣợc in ra theo biểu mẫu, quy định của chế độ kế toán hiện hành . Mọi theo dõi, đối chiếu đều thông qua máy.
Sổ quỹ: là loại sổ kế toán dùng để tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến vấn đề thu chi tiền mặt.
Sổ nhật ký chung: là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian theo từng tài khoản.
Sổ cái: Là sổ kế toán dùng để theo dõi các số liệu tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản kế toán quy định theo chế đọ kế toán áp dụng, Số liệu ghi trên sổ cái dùng để ghi lên bảng cân đối số phát sinh.
Sổ chi tiết: là sổ dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tƣợng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chƣa phản ánh. Số liệu ghi trên sổ chi tiết về tình hình tài sản, vật tƣ, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty làm căn cứ để lâp báo cáo tài chính.
Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản: dùng để tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết theo từng tài khoản, là cơ sở để đối chiếu số liệu với sổ cái và để lập báo cáo tài chính.
Bảng cân đối số phát sinh: dùng để tập hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tào khoản trên sổ cái, nhằm kiểm tra việc tập hợp và hệ thống hóa các số liệu trên sổ cái. Dùng để đối chiếu với số liệu trên sổ cái.
2.2.3 Tình hình tổ chức chứng từ kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tuân theo chứng từ bắt buộc và hƣớng dẫn của bộ tài chính.
Doanh nghiệp đã sử dụng các chứng từ và nội dung đúng mục đích và nội dung mỗi loại chứng từ do đó đã dáp ứng đƣợc yêu cầu quăn lý tài sản của doanh nghiệp.
Mỗi loại chứng từ luân chuyển theo đúng trình tự, từng khâu không có sự chồng chéo lập lại, đều có sự phê duyệt của các bộ phận có lien quan (ví dụ phiếu chi đính kèm phụ lục).
40 Chính sự luân chuyển đúng trình tự, không chồng chéo đã giúp cho kế toán
thực hiện rút ngắn thời gian vận động của chứng từ, thúc đẩy tốt cho hoạt động kinh doanh. Góp phần tổ chức thông tin nội bộ đơn vị đƣợc tốt, tránh trùng lắp giữa các bộ phận và tăng tính chính xác, kịp thời của thông tin kế toán.
Bảng 2.2 : HỆ THỐNG CHỨNG TỪ ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY Tên chứng từ
Thuộc loại
Nơi lập Nơi lƣu trữ
HD BB
1. Bảng chấm công X Phòng kế toán
2.Bảng thanh toán tiền lƣơng X KT tiền lƣơng Phòng kế toán 3. Bảng thanh toán tiền thƣởng X KT tiền lƣơng Phòng kế toán 4.BK các khoản trích theo lƣơng X KT tiền lƣơng Phòng kế toán
5.Giấy đi đƣờng X Phòng kế toán
6.Danh sách lao động X KT tiền lƣơng Phòng kế toán 7.Bảng PB tiền lƣơng và BHXH X KT tiền lƣơng Phòng kế toán
8.Bảng kê mua hàng X KT thanh toán Phòng kế toán
9.Bảng phân bổ CCDC X KT tổng hợp Phòng kế toán
10.Hóa đơn GTGT X KT thanh toán Phòng kế toán
11.Phiếu thu X KT thanh toán Phòng kế toán
12.Phiếuchi X KT thanh toán Phòng kế toán
13.Giấy báo nợ X Ngân hàng Phòng kế toán
14.Giấy báo có X Ngân hàng Phòng kế toán
15.Ủy nhiệm chi X KT thanh toán Phòng kế toán
16.Giấy đề nghị tạm ứng X Ngƣời TU Phòng kế toán
17.Giấy đề nghi TT tạm ứng X Ngƣời TU Phòng kế toán
18.Phiếu đề xuất X BP yêu cầu Phòng kế toán
(Nguồn : Phòng tài chính công ty TNHH MTV Thương mại và Đầu tư Khánh Hòa )
2.2.4 Tình hình tổ chức tài khoản kế toán:
41 Chu trình doanh thu Khách hàng Ngân hàng Sổ cái và hệ thống báo cáo Trả tiền Mua dịch vụ Cung cấp dịch vụ Hóa đơn Nhận xét:
Qua bảng danh mục hệ thống tài khoản của công ty,có thể thấy rằng nó phù hợp với chuẩn mực kế toán do nhà nƣớc ban hành. Công ty đã mở chi tiết các tài khoản để phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.
2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU TẠI TRUNG TÂM DU LỊCH TICTOURS - ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC THU TẠI TRUNG TÂM DU LỊCH TICTOURS - ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CÔNG TY TNHH MTV THƢƠNG MẠI & ĐẦU TƢ KHÁNH HÕA :
2.3.1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KSNB TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI TRUNG TÂM DU LỊCH TICTOURS: THU TẠI TRUNG TÂM DU LỊCH TICTOURS: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.1.1 Các hoạt động kinh tế chính trong chu trình doanh thu:
Để hiểu bao quát các hoạt động kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu ta có thể mô phỏng sơ đồ dòng dữ liệu của các hoạt động trong chu trình doanh thu nhƣ sau:
Sơ đồ 2.4 : SƠ ĐỒ DÕNG DỮ LIỆU CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
42
2.3.1.1.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng
Đây là bƣớc đầu tiên trong chu trình doanh thu. Khi nhận các đơn đặt hàng từ khách hàng, trung tâm sẽ xem xét khả năng cung ứng các dịch vụ của mình và khả năng thanh toán của ngƣời mua. Sau đó sẽ trả lời khách hàng đồng thời cung cấp các chính sách khuyến mãi, giảm giá nếu có.
Mục tiêu: Nhằm đảm bảo khả năng thanh toán của khách hàng đồng thời đáp ứng đƣợc các dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng.
2.3.1.1.2 Cung cấp dịch vụ cho khách hàng
Căn cứ vào các bản hợp đồng đã ký kết, phía trung tâm sẽ cung cấp các dịch vụ cho khách hàng.
Mục tiêu: Cung cấp đầy đủ những dịch vụ khách hàng yêu cầu, làm hài lòng khách hàng.
2.3.1.1.3 Lập hóa đơn bán hàng:
Đây là bƣớc thứ ba trong chu trình doanh thu. Bộ phận kế toán căn cứ vào thông tin của khách hàng và các chứng từ liên quan do các bộ phận khác cung cấp, tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng.
Mục tiêu: Lập hóa đơn GTGT chính xác về số lƣợng, chủng loại, số tiền làm cơ sở cho bộ phận kế toán hoạch toán.
2.3.1.1.4 Thanh toán
Khách hàng sau khi nhận hóa đơn sẽ tiến hành thanh toán. Tùy theo các hình thức thanh toán đã đƣợc quy định trong hợp đồng hợp theo thỏa thuận giữa hai bên mà trung tâm sẽ thu bằng tiền mặt hay TGNH. Kế toán lƣu trữ các chứng từ liên quan đến quá trình thanh toán.
Mục tiêu: Thu đúng, đủ số tiền từ khách hàng, bảo vệ tiền trong quá trình thanh toán.
43
2.3.1.2 Tổ chức nghiệp vụ trong chu trình doanh thu tại trung tâm du lịch TICTOURS TICTOURS
2.3.1.2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán trong chu trình doanh thu
2.3.1.2.1.1 Doanh thu cung cấp dịch vụ
Trƣờng hợp 1: Trƣờng hợp cung cấp dịch vụ thu toàn bộ tiền ngay a.Doanh thu cung cấp vụ lữ hành đối với khách lẻ:
Giải thích sơ đồ 2.4:
Khi khách hàng đến đặt tour, nhân viên phòng kinh doanh lữ hành cung cấp các thông tin về tour cho khách hàng, sau đó tiến hành thu tiền nếu khách hàng đồng ý mua. Nhân viên phòng vé viết biên lai gồm 2 liên, một liên đƣa cho khách hàng để thực hiện tour sau này, một liên phòng lữ hành lƣu lại. Đến cuối ngày, nhân viên phòng kinh doanh lập bảng kê bán lẻ rồi chuyển bảng kê bán lẻ và biên lai cho kế toán làm căn cứ hạch toán.
44
PKD Lữ hành P.Kế toán Giám đốc Thủ quỹ Bắt đầu Khách hàng Yêu cầu đặt tour Nhận tiền thanh toán Viết biên lai 2 1 Biên lai Khách hàng Lập PT 3 Ký duyệt 2 Ký duyệt, thu tiền, ghi sổ 1 PT Sổ quỹ N 2 Lập các sổ liên quan CSDL 2 N 3 2 1 PT đã ký 1 PT đã ký 1 2 3 PT đã ký Các sổ liên quan 131,111 1 Xuất HĐGTGT 3 2 1 HĐGTGT Kí duyệt 3 2 1 HĐGTGT đã duyệt Nhập dữ liệu Lập các sổ liên quan Các sổ liên quan 5113.131.333 CSDL 3 HĐGTGT 1 đã duyệt N Kết thúc Lập bảng kê 1 Biên lai 2 1 1 Biên lai 2 Bảng kê bán lẻ N N
SƠ ĐỒ 2.5 : LƢU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ ĐỐI VỚI DOANH THU TỪ CUNG CẤP DỊCH VỤ TOUR LỮ HÀNH CHO KHÁCH LẺ 1 Bảng kê bán lẻ N 3 2 PT đã ký 3 N
45 Kế toán căn cứ vào chứng từ do phòng kinh doanh lữ hành đƣa lên tiến hành
lập phiếu thu và hóa đơn GTGT. Khi nhập dữ liệu lập phiếu thu, hệ thống xử lý dữ liệu và lập các sổ liên quan 131,111 đồng thời lƣu dữ liệu vào hệ thống. Phiếu thu đƣợc lập thành 3 liên, chuyển cho kế toán trƣởng và giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ nhận phiếu thu, kiểm tra, đối chiếu, ký duyệt và thu tiền. Thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, lƣu lại liên 3 rồi chuyển liên 1 cho phòng kế toán và liên 2 cho phòng kinh doanh lữ hành.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan do phòng kinh doanh lữ hành chuyển sang, kế toán lập Hóa đơn GTGT gồm 3 liên, chuyển cho giám đốc ký duyệt đầy đủ. Sau đó kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống. Hệ thống xử lý dữ liệu, lập các sổ liên quan 5113, 33311, 131 chi tiết cho từng khách hàng, đồng thời lƣu dữ liệu tại hệ thống. Kết thúc, kế toán lƣu bảng kê bán lẻ và chuyển biên lai lại cho phòng kinh doanh lữ hành.
b. Doanh thu từ gia hạn visa Giải thích sơ đồ 2.6: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi khách hàng có yêu cầu gia hạn visa, phòng kinh doanh lữ hành sẽ đƣa Form N14\M cho khách hàng điền thông tin vào. Nhân viên phòng kinh doanh lữ