KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU:- 123docz.net

1.2.1 Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu:

Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kinh tế ghi nhận những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện xảy ra trong chu trình doanh thu:

Nhận đặt hàng của khách

Giao hàng hoặc dịch vụ cho khách Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền Nhận tiền thanh toán

Trong trƣờng hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện sẽ xảy ra cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên cùng một nghiệp vụ kế toán.

17 Trong trƣờng hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra

một nghiệp vụ kế toán tại mỗi thời điểm khác nhau.

1.2.1.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách:

Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu. Sau đó bộ phận này trả lời dặt hàng mua của khách hàng.

Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đặt hàng và lệnh bán hàng:

Đặt hàng là chứng từ do ngƣời mua gửi tới xác định nhu cầu về chủng loại, số lƣợng, thời gian, địa điểm giao hàng, các yêu cầu về điều kiện thanh toán, điều kiện vận tải liên quan.

Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ dòng dữ liệu cấp tổng quát chu trình doanh thu 1.2.1.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách:

Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đặt hàng và lệnh bán hàng:

Khách hàng Kho hàng CT CD, CP Hệ thống sổ sách, báo cáo Chu trình doanh thu

Thanh toán tiền Đặt hàng

Trả lới

Gửi hàng, hóa đơn

Trả lời

Hỏi thông tin kho hàng, CT DT, CP

Thông tin bán hàng

Lệnh bán hàng là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phận liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách. Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ đƣợc chuyển sang bộ phận tín dụng xét duyệt. Sau khi đƣợc chấp thuận, thông tin về bán hàng đƣợc gửi cho kho làm căn cứ để gói hàng, 1 liên gửi cho bộ phận gửi hàng làm căn cứ đóng hàng, chuyển cho khách hàng một liên để xác nhận hàng đƣợc chấp nhận, một liên cho bộ phận kế toán và một liên cho bộ phận lập hóa đơn để thông báo về lệnh bán hàng.

1.2.1.2 Gửi hàng cho khách:

Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo nhƣ lệnh bán hàng. Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho khách theo địa chỉ đã chỉ định. Trƣớc khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng.

1.2.1.3 Lập hóa đơn:

Sau khi hàng đƣợc gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng đƣợc chuyển cho bộ phận lập hóa đơn. Khi đã có đầy đủ giấy tờ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất, bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng đã thực sự hoàn thành.

Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho ngƣời mua và nghĩa vụ thanh toán của ngƣời mua. Chứng từ này bao gồm các thông tin nhƣ tên mặt hàng, đơn vị tính, số tiền, phƣơng thức thanh toán…1 liên đƣa cho khách hàng, một liên đƣa cho kế toán làm căn cứ ghi sổ, liên còn lại lƣu tại bộ phận lập hóa đơn.

1.2.1.4 Nhận tiền thanh toán

Sau khi nhận đƣợc hàng, khách hàng sẽ gửi check thanh toán và giấy báo trả tiền. Bộ phận thƣ tín sẽ phân loại, lập bảng kê rồi chuyển check sang cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu. Thủ quỹ làm thủ tục thu tiền:

Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt, thủ quỹ tiến hành thu tiền, viết số tiền thu đƣợc vào phiếu thu và ghi vào sổ quỹ tiền mặt.

Nếu khách hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng thì tiền sẽ đƣợc chuyển vào tài khoản của đơn vị. Ngân hàng gửi giấy báo có, sau này sẽ là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.

Kế toán phải thu khách hàng ghi sổ chi tiết phải thu giảm số tiền bằng với số tiền khách hàng đã thanh toán.

Chứng từ sử dụng là giấy báo trả tiền: Là chứng từ gửi cho ngƣời mua kèm với hóa đơn bán hàng. Khi khách hàng trả tiền, họ sẽ gửi lại giấy báo trả tiền kèm theo tiền thanh toán nhằm mục đích giúp ngƣời bán ghi chính xác ngƣời thanh toán, số tiền, nội dung thanh toán. Giấy báo trả tiền đƣợc nhận, phân loại ở bộ phận thƣ tín.

1.2.1.5 Hàng bán trả lại hoặc xóa nợ phải thu:

Hàng hóa bị trả lại khi lƣợng hàng cung cấp cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo yêu cầu, vi phạm hợp đồng. Trong trƣờng hợp này bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành nhận hàng và lập phiếu nhập kho cho số hàng bị trả lại. Căn cứ phiếu nhập kho bộ phận lập hóa đơn sẽ lập một bảng ghi nhận nghiệp vụ nhận hàng trả lại (Credit Memo). Căn cứ vào chứng từ này, kế toán phải thu điều chỉnh giảm phải thu khách hàng.

Trong trƣờng hợp doanh nghiệp không thu đƣợc nợ thì căn cứ cào bảng phân tích nợ phải thu theo thời hạn nợ, trƣởng phòng tài vụ ký duyệt cho xóa nợ phải thu. Căn cứ vào đây, bộ phận lập hóa đơn lập Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ xóa nợ phải thu, ghi giảm phải thu khách hàng.

Chứng từ sử dụng là Credit Memo: Dùng để ghi nhận các khoản điều chỉnh giảm phải thu do giảm giá, hàng bán bị trả lại, xóa nợ phải thu. Chứng từ ghi tên ngƣời mua, chủng loại hàng, số lƣợng, đơn giá, số tiền khách hàng trả lại hoặc giảm giá hàng bán.

1.2.2 Các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu: 1.2.2.1 Kiểm tra đơn đặt hàng: 1.2.2.1 Kiểm tra đơn đặt hàng:

Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng gửi đến, các bộ phận liên quan sẽ xét duyệt đơn đặt hàng về số lƣợng, chủng loại… để xác định khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.

1.2.2.2 Xét duyệt bán chịu:

Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu. Trƣớc khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng, các nguồn thông tin của đơn vị và khách hàng, bộ phận có thẩm quyền sẽ đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu.

Một số cách có thể hỗ trợ cho công việc này là thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin về tình hình tài chính, vấn đề chi trả của khách hàng. Trong môi trƣờng kinh doanh có rủi ro cao, một biện pháp hay đƣợc áp dụng là yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ.

1.2.2.3 Xuất kho hàng hóa:

Căn cứ vào lệnh bán hàng đã xét duyệt, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận gửi hàng và ghi số lƣợng, chủng loại vào phiếu xuất kho.

1.2.2.4 Gửi hàng:

Bộ phận gửi hàng sẽ lập phiếu giao hàng và giao cho khách hàng. Phiếu giao hàng là căn cứ để lập hóa đơn. Đơn vị nên thành lập một đơn vị gửi hàng độc lập để hạn chế sai xót trong khâu xuất hàng và gian lận giữa thủ kho với ngƣời nhận hàng.

1.2.2.5 Lập và gửi hóa đơn cho khách hàng:

Do hóa đơn cung cấp thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ phải trả nên nó phải đƣợc lập chính xác và đúng thời gian. Thông thƣờng đƣợc lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng. Bộ phận này có trách nhiệm:

Kiểm tra số hiệu của các chứng từ gửi hàng.

So sánh lệnh gửi hàng với chứng từ gửi hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh.

Ghi tất cả dữ liệu này vào hóa đơn.

Ghi giá vào cột hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị.

Tính ra số tiền từng loại và cả hóa đơn.

Trƣớc khi chuyển hóa đơn cho khách hàng, hóa đơn cần đƣợc kiểm tra lại bởi một ngƣời độc lập với ngƣời lập hóa đơn.

1.2.2.6 Theo dõi thanh toán:

Sau khi hóa đơn đã đƣợc lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng có hai trƣờng hợp xảy ra:

Nếu bán hàng thu tiền ngay thì kế toán cần vào sổ các khoản thu tiền mặt. Lập bảng kê thu tiền trong ngày đối chiếu với số lƣợng hóa đơn đã lập, ghi vào sổ nhật ký thu tiền.

Nếu bán chịu thì kế toán phải theo dõi các khoản phải thu. Thƣờng thì các doanh nghiệp nên liệt kê các khoản nợ theo nhóm tuổi giao cho bộ phận bán chịu để có kế hoạch thu hồi nợ đúng phù hợp. Để giảm thiểu sai phạm, đơn vị nên phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách về kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp. Tuy nhiên gian lận vẫn xảy ra nếu họ thông đồng với nhau. Định kỳ công ty gửi giấy báo nợ cho khách hàng, điều này giúp doanh nghiệp xác minh và kịp thời điều chỉnh số liệu về công nợ nếu có sai khác với khách hàng.

1.2.2.7 Xét duyệt hàng bán bị trả lại, giảm giá:

Khi khách hàng không hài lòng với số hàng nhận đƣợc do sai qui cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho đơn vị. Doanh nghiệp cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt. Các khoản giảm trừ doanh thu cần phải đƣợc ghi vào sổ chi tiết doanh thu nhanh chóng và chính xác.

1.2.2.8 Cho phép xóa nợ các khoản không có khả năng thu hồi:

Khi không còn hy vọng thu hồi đƣợc các khoản nợ phải thu của khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép xóa sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách. Để hạn chế các gian lận có thể phát sinh, đơn vị cần qui định chặt chẽ thủ tục xét duyệt xóa sổ nợ khó đòi.

1.3 SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU: CHU TRÌNH DOANH THU:

Hoạt động của doanh nghiệp luôn chứa đựng rất nhiều rủi ro đặc biệt trong hoạt động cung cấp dịch vụ và thu tiền. Các rủi ro xảy ra làm thất thoát, ghi nhận không đúng doanh thu của doanh nghiệp, mà doanh thu là một chỉ tiêu tài chính quan trọng phản ánh kết quả hoạt động sản xuất của đơn vị. Các rủi ro có thể xảy ra nhƣ :

22 + Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt của khách hàng

thanh toán trƣớc khi khoản tiền mặt đó đƣợc ghi nhận là doanh thu.

+ Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà công ty không thể đáp ứng.

+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức…

Để hạn chế các rủi ro xảy ra trong chu trình doanh thu, kiểm soát các hoạt động trong chu trình doanh thu, đảm bảo cho doanh thu đƣợc phản ánh đúng đắn thì cần thiết phải xây dựng các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu.

CHƢƠNG 2

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU TẠI TRUNG TÂM DU LỊCH TICTOURS

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV THƢƠNG MẠI & ĐẦU TƢ KHÁNH HÕA: ĐẦU TƢ KHÁNH HÕA:

2.1.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY:

2.1.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty:

Công ty Thƣơng mại và Đầu tƣ Khánh Hòa đƣợc thành lập ngày 09/06/1994 theo quyết định số 1171/QĐ/UB của Uỷ ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa đã đƣợc Sở kế hoạch và Đầu tƣ Khánh Hòa cấp giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh số 101658 ngày 22 tháng 8 năm 1994.

Trong những năm đầu, doanh nghiệp phát huy lợi thế của vùng, mạnh dạn vào đầu tƣ kinh doanh khách sạn, nhà hàng và các dịch vụ về du lịch trên địa bàn thành phố Nha Trang.

Đến năm 1996 công ty càng khẳng định mình trên thị trƣờng, đã mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh theo sự đồng ý của Sở Kế Hoạch và đầu tƣ:

+ Xuất khẩu mặt hàng nông lâm thủy sản

+ Nhập khẩu phƣơng tiện vận tải, thiết bị đầu tƣ, hàng phục vụ sản xuất và tiêu dùng.

Năm 1997 do nhu cầu của thị trƣờng cung cấp dịch vụ tour lữ hành trong nƣớc và quốc tế, công ty đã thành lập trung tâm du lịch TICTOURS.

Cũng trong năm này, công ty đã đƣợc Thủ tƣớng chính phủ phê duyệt dự án thành lập khu Công Nghiệp Suối Dầu theo quyết định số 951/TTG, là khu công nghiệp đầu tiên của khu vực Nam Trung Bộ. Công ty Thƣơng mại và Đầu tƣ Khánh Hòa đƣợc thành lập ngày 09/06/1994 theo quyết định số 1171/QĐ/UB của Uỷ ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa đã đƣợc Sở kế hoạch và Đầu tƣ Khánh Hòa cấp giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh số 101658 ngày 22 tháng 8 năm 1994.

Trong quá trình phát triển, với mục tiêu thay đổi phƣơng thức quản lý, nâng cao sức cạnh tranh, đa dạng hóa ngành nghề sản xuất kinh doanh, tạo sự năng động trong quản lý điều hành của doanh nghiệp, theo Nghị quyết hội nghị lần thứ 3 của BCH TW Đảng khóa X về sắp xếp đổi mới phát triển và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp Nhà Nƣớc, công ty Thƣơng mại & Đầu tƣ Khánh Hòa – công ty Nhà nƣớc

25 thuộc UBND tỉnh Khánh Hòa chuyển đổi thành công ty TNHH MTV Thƣơng mại

& Đầu tƣ Khánh Hòa theo Quyết định số 1964/QĐ-UBND.

Công ty TNHH MTV Thƣơng mại & Đầu tƣ Khánh Hòa có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 37060000017.

Tên gọi đầy đủ: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Thƣơng Mại và Đầu Tƣ Khánh Hòa

Tên giao dịch quốc tế: Khánh Hòa Trading and Investment Limited Company.

Tên viết tắt bằng tiếng Việt: Công ty Thƣơng mại & Đầu tƣ Khánh Hòa. Vốn điều lệ: 163.685.676.008đ

(Một trăm sáu mƣơi ba tỷ, sáu trăm tám mƣơi lăm triệu, sáu trăm bảy mƣơi sáu nghìn không trăm lẻ tám đồng).

Tên chủ sở hữu: Uỷ Ban nhân dân Tỉnh Khánh Hòa

Trụ sở chính: Số 68 đƣờng Yersin – Nha Trang – Khánh Hòa Mã số thuế: 4200266808

Số điện thoại: 058.3821227

Email: Tic – sudazi@dng.vnn.vn

Hiện nay công ty luôn luôn tìm kiếm đối tác kinh doanh, mở rộng đầu tƣ để ngày càng phát triển và khẳng định vị thế của mình trên thị trƣờng trong nƣớc và quốc tế.

2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ: 2.1.1.2.1 Chức năng: 2.1.1.2.1 Chức năng:

Công ty TNHH MTV Thƣơng Mại và Đầu Tƣ Khánh Hòa sản xuất kinh doanh những ngành nghề nhƣ sau:

Khách sạn

Nhà hàng, ăn uống

Xây dựng công trình dân dụng Kinh doanh bất động sản

Đại lý lữ hành, kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế Vận tải khách du lịch bằng đƣờng bộ

26 Vận tải hành khách ven biển

Vận tải hành khách nội địa Dịch vụ bán vé máy bay Đại lý thu đổi ngoại tệ Mua bán trang thiết bị y tế Mua bán rƣợu, bia

Buôn bán thuốc lá điếu Kinh doanh massage

Hoạt động thể thao vui chơi, giải trí Dịch vụ giặt là

Mua bán nƣớc hoa mỹ phẩm và chế phẩm vệ sinh

2.1.1.2.2 Nhiệm vụ:

Tổ chức kinh doanh từ văn phòng công ty đến các đơn vị trực thuộc, liên kết các cơ sở bên trong để tiếp nhận nguồn hàng ký kết hợp đồng đạt mục tiêu chủ yếu.

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU:

Tình hình tổ chức bộ máy kế toán

Tình hình tổ chức chứng từ kế toán