CÔNG TY:
+Nhân tố về triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản trị:
Giám đốc ở trung tâm là ngƣời rất quan tâm đến công việc của cấp dƣới, đề cao tính hiệu quả công việc, kế toán trƣởng luôn quan tâm đến công việc của từng nhân viên, tôn trọng phong cách làm việc của từng nhân viên và nhắc nhở khi cần thiết. Do vậy góp phần tạo không khí làm việc thoải mái nhƣng hiệu quả, giảm thiểu những bức xúc mà có thể là nguyên nhân của các sai phạm.
+Chính sách nhân sự:
Công ty có chính sách khen thƣởng, kỷ luật rõ ràng. Chính sách tuyển dụng nhân viên mới phù hợp với yêu cầu công việc, có trình độ, có năng lực. Trung tâm thuộc công ty nhà nƣớc, mức lƣơng cho nhân viên không cao so với các doanh nghiệp tƣ nhân nên trung tâm thƣờng tổ chức những hoạt động sinh hoạt tập thể nhƣ tổ chức những buổi tiệc nhỏ kỷ niệm sinh nhật của nhân viên, có những chính sách quan tâm đến đời sống của nhân viên, khen thƣởng những nhân viên làm việc lâu năm, có năng lực bằng những chuyến du lịch trong nƣớc và nƣớc ngoài nhằm giữ chân những nhân viên có tài làm việc cho trung tâm.
88
+Nhân tố về tính chính trực và giá trị đạo đức:
Đây là nhân tố ảnh hƣởng rất lớn đến hoạt động kiểm soát của đơn vị vì các hoạt động thu chi tiền mặt diễn ra hàng ngày tại trung tâm, nếu các nhân viên thông đồng với nhau cùng gian lận thì mọi chính sách kiểm soát đều trở nên vô hiệu. Do vậy nhà lãnh đạo phải xây dựng và thực hiện nghiêm chuẩn mực đạo đức trong đơn vị để làm gƣơng cho nhân viên cấp dƣới, làm cho nhân viên cấp dƣới thực hiện theo. Phẩm chất đạo đức là nhân tố quyết định hàng đầu khi tuyển dụng nhân viên tại trung tâm.
+Trình độ của đội ngũ cán bộ, nhân viên:
Tổng nhân viên tại trung tâm là 11 ngƣời thì hầu hết ai cũng có bằng cấp, thấp nhất là trung cấp. Đội ngũ nhân viên trẻ nhiệt tình, có năng lực đảm bảo hoàn thành tốt công việc đƣợc giao.
+Cơ cấu tổ chức:
Bộ máy tổ chức của trung tâm khá gọn nhẹ, công việc của các bộ phận không chồng chéo lên nhau.
89
CHƢƠNG 3:
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI TRUNG TÂM DU LỊCH TICTOURS
90
3.1. BIỆN PHÁP 1: HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU TỪ CUNG CẤP DỊCH VỤ CHO SAIGON TOURIST a) Lý do:
Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ cho đoàn khách đi tàu biển của Saigon Tourist vào Nha Trang, cuối quý trung tâm mới xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu hoa hồng cung cấp dịch vụ một lần. Nếu trƣớc đây lƣợng dịch vụ cung cấp ít, số đợt tàu biển đến rất ít và doanh thu từ hoa hồng này không cao thì việc xuất hóa đơn nhƣ vậy có thể chấp nhận đƣợc. Nhƣng hiện nay, Nha Trang đang phát triển mạnh mẽ về du lịch, lƣợng dịch vụ Saigon Tourist đặt mua ở trung tâm cho khách đi tàu biển gia tăng, do đó doanh thu cũng sẽ gia tăng. Do vậy trung tâm nên lập hóa đơn ghi nhận doanh thu cho từng đợt tàu đến.
b) Nội dung biện pháp:
Hàng năm, trung tâm sẽ ký kết hợp đồng với Saigon Tourist, cung cấp dịch vụ cho những đoàn khách nƣớc ngoài của Saigon Tourist đi du ngoạn bằng tàu biển tới Nha Trang. Hợp đồng thƣờng lập vào đầu năm, ký cho từng năm. Hợp dồng đƣợc lập thành bốn bản, chuyển cho giám đốc trung tâm ký. Hai bản chuyển cho Saigon Tourist, một bản phòng kế toán lƣu trữ, một bản phòng kinh doanh lữ hành giữ.
Trong năm khi có những đợt khách tới, Trung tâm sẽ tiến hành đặt mua các dịch vụ theo yêu cầu của Saigon Tourist. Sau mỗi đợt tàu biển tới, phòng lữ hành sẽ lập bảng liệt kê tổng chi phí đã thực hiện khi tiến hành mua các dịch vụ theo yêu cầu của Saigon Tourist . Sau đó phòng kinh doanh lữ hành sẽ chuyển bảng kê chi phí này cho giám đốc trung tâm ký duyệt rồi gửi cho Saigon Tourist. Saigon Tourist sẽ tiến hành xác nhận bảng kê chi phí, đóng dấu vào và chuyển lại cho phía trung tâm.
Kế toán căn cứ vào bảng kê chi phí này, tiến hành lập hóa đơn ghi nhận doanh thu hoa hồng từ cung cấp dịch vụ cho từng đợt tàu đến. Hóa đơn GTGT đƣợc lập thành ba liên, chuyển cho giám đốc trung tâm ký duyệt. Một liên đƣa cho Saigon Tourist, một liên lƣu trong cuốn, liên còn lại lƣu trong bộ chứng từ đặt tại phòng kế toán.
Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT tiến hành nhập liệu vào hệ thống, định khoản. Hệ thống sẽ tự kết chuyển vào các sổ liên quan nhƣ 5113,33311,131 chi tiết cho Saigon Tourist.
91 PKD Lữ hành P.Kế toán Giám đốc Bắt đầu Saigon Tourist Đặt mua dịch vụ Thỏa thuận, ký kết hợp đồng hợp 4 Thực hiện mua các dịch vụ theo như Saigon Tourist yêu cầu
Liệt kê lại tổng chi phí đã mua các dịch vụ Bảng kê chi phí Bảng kê chi phí Đã ký Kiểm tra Ký duyệt Saigon Tourist Bảng kê chi phí Đã được Saigon Tourist chấp thuận Xuất HĐGTGT 3 2 1 HĐGTGT Kí duyệt 3 2 1 HĐGTGT đã duyệt Khách hàng Nhập dữ liệu Lập các sổ liên quan Các sổ liên quan CSDL 3 HĐGTGT 1 đã duyệt N Kết thúc Bảng kê chi phí Đã ký 2
SƠ ĐỒ 2.13 : LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ ĐỐI VỚI DOANH THU TỪ CUNG CẤP DỊCH VỤ CHO SAIGON TOURIST
1 3 2 1 Hợp đồng Kiểm tra Ký duyệt 4 3 2 1 Hợp đồng đã ký 2 Hợp đồng đã ký Saigon Tourist 1 2 1 Hợp đồng đã ký N 1 Hợp đồng đã ký N
92
c) Hiệu quả mang lại:
Nếu hóa đơn đƣợc ghi cho mỗi đợt tour sẽ đảm bảo cho doanh thu ghi nhận đúng thời điểm, dễ kiểm tra các chứng từ làm cơ sở ghi hóa đơn, giảm bớt sự bỏ sót vì vào thời điểm cuối năm kế toán rất bận rộn.
3.2 BIỆN PHÁP 2: HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG THU TIỀN: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
a) Lý do:
Việc thu chi tiền mặt diễn ra thƣờng xuyên trong ngày nhƣng một số nhân viên phòng vé, kể cả thủ quỹ không biết cách phát hiện tiền giả dẫn đến sau này khi tiến hành thanh toán tiền lại cho khách , khách phát hiện tiền giả thì không biết quy trách nhiệm cho ai.
b) Nội dung biện pháp:
Cho nhân viên học một khóa huấn luyện về cách phát hiện tiền giả. Có thể liên hệ với một số ngân hàng nơi trung tâm có tài khoản , hay tiến hành giao dịch để có thể có một vài buổi học về cách phát hiện tiền giả và một số vấn đề liên quan đến tiền mặt.
c) Hiệu quả mang lại:
Biện pháp rất đơn giản những lại đem lại hiệu quả cao. Nhân viên nâng cao hiểu biết về cách phát hiện tiền giả nhƣ vậy sẽ tránh đƣợc việc thu vào tiền giả.
93
KẾT LUẬN
Hệ thống kiểm soát nội bộ luôn đóng một vai trò rất quan trong trong sự phát triển của doanh nghiệp. Trung tâm du lịch TICTOURS hoạt động dƣới sự chỉ đạo chung của công ty TNHH MTV Thƣơng mại và Đầu tƣ Khánh Hòa đã thể hiện đƣợc sự độc lập trong hoạt động của mình với một hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu là khá tốt. Tuy nhiên trong quá trình phát triển, trung tâm cần hoàn thiện mình hơn nữa để có thể phòng tránh và hạn chế những rủi ro có thể gặp phải trong hoạt động cung cấp dịch vụ, thu tiền nói riêng và trong toàn bộ các hoạt động của đơn vị nói chung.
Trong quá trình thực tập, đƣợc sự giúp đỡ tận tình của thầy Nguyễn Thành Cƣờng, các thầy cô trong khoa kế toán tài chính và các anh chị, cô chú ở quý công ty đã giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài “Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại trung tâm du lịch TICTOURS” . Qua đó, em hy vọng sẽ đóng góp đƣợc một phần nào đó dù là nhỏ bé nhất trong hoạt động kiểm soát của trung tâm.
Với kiến thức và kinh nghiệm còn nhiều hạn chế nên sẽ không thể tránh khỏi những sai sót nhất định trong luận văn.Một lần nữa em xin chân thành cảm thầy Nguyễn Thành Cƣờng, các thầy cô trong khoa kế toán và quý công ty đặc biệt là các chị ở phòng kế toán ở trung tâm du lịch TICTOURS.
Nha Trang ngày 30 tháng 06 năm 2011. Sinh viên thực hiện
94
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán phần 1, Bộ môn kiểm toán- Khoa Kế toán tài chính – Đại học Nha Trang.
2. Bộ môn kiểm toán- Khoa Kế toán kiểm toán – Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh, Kiểm Toán, Nhà xuất bản Lao Động – Xã Hội 2007.
3. Các sổ sách báo cáo thống kê của công ty TNHH MTV Thƣơng mại & Đầu tƣ Khánh Hòa năm 2009-2010.
PHỤ LỤC
Mẫu (Form) N14/M
ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP, BỔ SUNG, SỬA ĐỔI THỊ THỰC, GIA HẠN TẠM TRÚ (1) Application for visa renewal, replacement or modification, length of stay extension (dùng cho ngƣời nƣớc ngoài đang tạm trú tại Việt Nam) To be completed by foreign non-permanent residents in Viet Nam 1- Ngƣời làm đơn /Details of the applicant: Họ tên (chữ in hoa): ...Giới tính: Nam • Nữ • Full name (in block letters) Sex Male Female Sinh ngày ...tháng ...năm ...Quốc tịch: ... ….
Date of birth (day, month, year) Nationality Hộ chiếu số: ...có giá trị đến ngày .../.../... Nghề nghiệp: ...
Passport number Expiry date (day, month, year) Occupation Ngày nhập cảnh Việt Nam:... Mục đích nhập cảnh: ...
Date of latest entry Purpose of entry Địa chỉ tạm trú ở Việt Nam: ...
Current residential address in Viet Nam Điện thoại liên hệ /Contact telephone number ...
2- Cơ quan/ tổ chức hoặc thân nhân ở Việt Nam mời, bảo lãnh: Details of the receiving, sponsoring agency/employer or guarantor in Viet Nam - Cơ quan, tổ chức: tên /Name of the receiving, sponsoring agency/employer ...
Địa chỉ /Address ...
Điện thoại liên hệ /Contact telephone number ...
- Thân nhân: họ tên ... Ngày sinh: ...
Date of birth (day, month, year)
Giấy chứng minh nhân dân/ hộ chiếu/ thẻ thƣờng trú số: ... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Identify card/ Passport/ Permanent Residence Card number
Cấp ngày: ...cơ quan cấp: ...
Date of issue Issuing authority
Quan hệ với ngƣời làm đơn /Relationship to the applicant ... Địa chỉ thƣờng trú/ tạm trú tại Việt Nam: ...
Permanent/ temporary residential address in Viet Nam
Điện thoại liên hệ /Contact telephone number ...
3- Nội dung đề nghị:
- Cấp thị thực: một lần • nhiều lần • có giá trị đến ngày: .../.../...
Entries requested Single Multiple Validity to (day, month, year)
- Bổ sung, sửa đổi thị thực / Visa modified as: ...
- Gia hạn tạm trú đến ngày: .../.../...
Length of stay extended to the date (day, month, year)
- Lý do /Reasons for the request: ...
4- Những điều cần trình bày thêm/Additional explanations: ...
...
..., ngày...tháng...năm... Place and date (day, month, year) of the application
Xác nhận (2) /Certified by (ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu)
Signature, fullname, title and seal
Ngƣời bảo lãnh
/The sponsor (ký, ghi rõ họ tên)
Signature and fullname
Ngƣời đề nghị
/The applicant (ký, ghi rõ họ tên)
BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN
Tài khoản Tên tài khoản Tk mẹ Cấp Tên TK ngân
hàng
111 Tiền mặt 1
1111 Tiền mặt tại quỹ 111 2
1112 Tiền mặt tại quỹ USD 111 2
112 Tiền gửi ngân hàng 1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1121 Tiền Việt Nam 112 2
11211 Tiền Việt Nam tại Ngân hàng công thƣơng 1121 3 VietTinBank 11212 Tiền Việt Nam tại Ngân hàng ngoại thƣơng 1121 3 Ngoại thƣơng 11213 Tiền Việt Nam tại Ngân hàng DT & PT KH 1121 3 Đầu tƣ & PT 11214 Tiền Việt Nam tại Ngân hàng Quốc tế CN
NT
1121 3 Quốc tế CN NT
11215 Tiền Việt Nam tại Ngân hàng á Châu 1121 3 ACB
1122 Tiền ngoại tệ USD 112 2 VCB
11221 Tiền ngoại tệ USD tại Ngân hàng ngoại thƣơng
1122 3 VCB 11222 Tiền ngoại tệ USD tại Ngân hàng DT & PT 1122 3 BIDV 11223 Tiền ngoại tệ USD tại Ngân hàng Techcom
Bank
1122 3 techcombank 11224 Tiền ngoại tệ USD tại Ngân hàng Quốc tế
CN NT
1122 3 VIB 11225 Tiền ngoại tệ USD tại Ngân hàng á Châu ACB
113 Tiền đang chuyển 1122 3
1131 Tiền Việt Nam 113 2
1132 Ngoại tệ USD 113 2
121 Đầu tƣ chứng khoán ngắn hạn 1
1211 Cổ phiếu 121 2
1212 Trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu 121 2
1213 Tiền gửi kì hạn dƣới 3 tháng 121 2
12132 Tiền gửi kì hạn dƣới 3 tháng - USD 1213 3
128 Đầu tƣ ngắn hạn khác 1
1281 Tiền gửi có kì hạn 128 2
12811 Tiền gửi có kì hạn - VND 1281 3
12812 Tiền gửi có kì hạn - USD 1281 3
1288 Đầu tƣ ngắn hạn khác 128 2
129 Dự phòng giảm giá đầu tƣ ngắn hạn 1
131 Phải thu của khách hàng 1
1311 Phải thu của khách hàng – ngắn hạn 131 2 1312 Phải thu của khách hàng – dài hạn 131 2
131201 Phải thu dài hạn XDCB 1312 3
131202 Ngƣời mua ứng trƣớc 1312 3 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
133 Thuế giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ 1
1331 Thuế VAT đƣợc khấu trừ của hàng hóa dịch vụ
133 2 1332 Thuế VAT đƣợc khấu trừ của TSCĐ 133 2
136 Phải thu nội bộ 1
1361 Vốn kinh doanh của các đơn vị trực thuộc 136 2
13611 Vốn cấp nội bộ ngắn hạn 1361 3
13612 Vốn cấp nội bộ dài hạn 1361 3
1368 Phải thu nội bộ khác 136 2
13681 Phải thu nội bộ khác ngắn hạn 1368 3
13682 Phải thu nội bộ dài hạn 1368 3
138 Phải thu khác 1
1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 138 2
1385 Phải thu về cổ phần hóa 138 2
1388 Phải thu khác 138 2
13881 Phải thu khác ngắn hạn 1388 3
13882 Phải thu khac dai han 1388 3
1391 Dự phòng phải thu khó đòi ngắn hạn 139 2 1392 Dự phòng phải thu khó đòi dài hạn 139 2
141 Tạm ứng 1 1411 Tạm ứng - VND 141 2 1412 Tạm ứng - USD 141 2 142 Chi phí trả trƣớc ngắn hạn 1 1421 Chi phí trả trƣớc 142 2 1422 Chi phí chờ kết chuyển 142 2 144 Cầm cố, ký cƣợc, ký quỹ bảo hành 1 1441 Cầm cố, ký cƣợc, ký quỹ bảo lãnh 144 2 14411 Cầm cố, ký cƣợc, ký quỹ bảo lãnh VND 1441 3 14412 Cầm cố, ký cƣợc, ký quỹ bảo lãnh USD 1441 3
151 Hàng mua đang đi trên đƣờng 1
152 Nguyên, nhiên liệu 1
1521 Nguyên vật liệu chính 152 2
1522 Nguyên vật liệu phụ 152 2
1523 Nhiên liệu 152 2
1524 Phụ tùng thay thế 152 2
1525 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản 152 2
1526 Phế liệu thu hồi 152 2
153 Công cụ, dụng cụ 1
1531 Công cụ, dụng cụ 153 2
1532 Bao bì luân chuyển 153 2
1533 Đồ dùng cho thuê 153 2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 1
1541 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 154 2
155 Thành phẩm 1
156 Hàng hóa 1
157 Hàng gửi đi bán 1
159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1
161 Chi sự nghiệp 1
1611 Chi sự nghiệp năm trƣớc 161 2
1612 Chi sự nghiệp năm nay 161 2
211 Tài sản cố định hữu hình 1
2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 211 2
2112 Máy móc, thiết bị 211 2
2113 Phƣơng tiện vận tải, truyền dẫn 211 2
2114 Thiết bị, dụng cu quản lý 211 2
2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm
211 2
2118 Tài sản cố định khác 211 2
21181 Tài sản cố định khác 2118 3
212 Tài sản cố định thuê tài chính 1
2121 Máy móc, thiết bị 212 2
2122 Phƣơng tiện vận tải, truyền dẫn 212 2
2123 Thiết bị, dụng cụ quản lý 212 2
2128 Tài sản cố định thuê tài chính khác 212 2
213 TSCĐ vô hình 1 2131 Quyền sử dụng đất 213 2 2132 Quyền phát hành 213 2 2133 Bản quyền, bằng sáng chế 213 2