a. Tài khoản sử dụng:
TK 1111: Tiền Mặt
TK 511:Doanh thu bán hàng
TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
b. Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng tại công ty:
Phiếu thu Hóa đơn GTGT Đơn đặt hàng Hợp đồng bán hàng Sổ quỹ tiền mặt Sổ cái TK 111, 511,… c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
LƯU ĐỒ 2.3: Lưu đồ kế toán bán hàng thu tiền ngay.
Giải thích lưu đồ:
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận bán hàng tiến hành lập hóa đơn bán hàng gồm 3 liên. Khách hàng thanh toán tiền ngay, 1 liên của hóa đơn sẽ chuyển cho kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu, 1 liên giao cho khách hàng cùng với đơn đặt hàng, liên còn lại được lưu tại đây.
Kế toán thanh toán căn cứ vào hóa đơn tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên, sau đó chuyển toàn bộ chứng từ sang cho thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu sẽ tiến hành thu tiền, vào sổ quỹ, sau đó sẽ lưu lại 1 liên PT, 1 liên trao cho khách hàng khi thu tiền, 1 liên cùng với hóa đơn chuyển lại cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán căn cứ vào chứng từ tiến hành vào sổ chi tiết 111, sổ nhật ký thu tiền và lưu toàn bộ chứng từ tại đây.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ gốc được lưu lại cùng với các sổ chi tiết, sổ nhật ký thu tiền tiến hành vào sổ cái tài khoản.
d. Ví dụ minh họa:
NV1. Ngày 12/01/2013, bán cho trường Dân tộc nội trú Phan Rang theo HĐ GTGT số 000485 vở Khataco 1.000 cuốn giá bán 8.500đ/cuốn, giá trên chưa có 10% thuế GTGT. Đã thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu thu số PT 201/01/13, ta định khoản như sau:
Nợ TK 1111 9.350.000
Có TK 5111 1.000 x 8.500 = 8.500.000
Có TK 3331 850.000
NV2. Ngày23/02/2013, bán cho Công ty CP xây dựng An Nguyên theo HĐ GTGT số 005486 100 ram giấy plut x 92.000 đ/ram, giá trên chưa có 10% thuế GTGT. Đã thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu thu PT 400/02/13, ta định khoản như sau:
Nợ TK 1111 10.120.000
Có TK 5111 100 x 92.000 = 9.200.000
Có TK 3331 920.000
NV3. Ngày30/02/2013, bán cho phòng Giáo Dục huyện Thuận Bắc theo HĐ GTGT số 009488 bảng 5 điều Bác Hồ dạy 40 cái x 125.000 đ/cái, bảng non sông 50 cái x 105.000 đ/cái, giá trên chưa có 5% thuế GTGT. Đã thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu thu PT 489/02/13, ta định khoản như sau:
Nợ TK 1111 10.762.500
Có TK 5111 40 x 125.000 + 50 x 105.000 = 10.250.000
Có TK 3331 512.500
Nợ TK 632 40 x 102.000 + 50 x 94.000 = 8.780.000
NV4. Ngày 02/03/2013, bán cho trường THPT Chu Văn An 1.000 cuốn vở con Nai theo HĐ GTGT số 010459 đơn giá 8.000đ/cuốn, giá trên chưa bao gồm thuế GTGT 10%.Trường đã thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu thu PT 523/03/13, ta định khoản như sau:
Nợ TK 1111 8.800.000
Có TK 5111 1.000 x 8.000 = 8.000.000
Có TK 3331 800.000
Nợ TK 632 1000 x 6.900 = 6.900.000
Có TK 156 6.900.000
NV5. Ngày 21/03/2013, bán cho ĐL Nhuần theo HĐ GTGT số 012489 vở Hồng Hà 500c x 6.000 đ/cuốn , giá trên chưa có 10% thuế GTGT. Đã thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu thu PT 504/03/13, ta định khoản như sau:
Nợ TK 1111 3.300.000 Có TK 5111 500 x 6.000 = 3.000.000 Có TK 3331 300.000 Nợ TK 632 500 x 5.100 = 2.550.000 Có TK 156 2.550.000 Sơ đồ chữ T:
Minh họa số liệu của tài khoản 111 trong quý 1/2013.
1111 5111 33311 38.950.000 42.332.500 3.382.500
e. Chứng từ, sổ sách kế toán minh họa:
HÓA ĐƠN (GTGT)
Ngày 02 tháng 03 năm 2013 Số :010459 Đơn vị bán hàng : CÔNG TY CP SÁCH TBTH NINH THUẬN Mã số thuế:
Địa chỉ: 251A Thống Nhất, TP.Phan Rang-Tháp Chàm, tỉnh Ninh Thuận Điện thoại/fax: (068)3.822.778
Số tài khoản: 61510000147227 tại ngân hàng Đầu tư và phát triển Ninh Thuận Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Liên
Tên đơn vị: Trường THPT Chu Văn An Mã số thuế:
Địa chỉ: Đường 21/8 Tp Phan Rang Tháp Chàm, tỉnh Ninh Thuận Hình thức thanh toán: Tiền mặt Số tài khoản:
STT Tên hàng hoá,
dịch vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5 01 Vở con Nai Cuốn 1.000 8.000 8.000.000 Cộng tiền hàng : 8.000.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 800.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 8.800.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu tám trăm ngàn đồng./.
Người mua hàng Người bán hàng
Công ty CP sách-TBTH Ninh Thuận 251A Thống Nhất-Phan Rang-Ninh Thuận
Quyển số: 05 PHIẾU THU Ngày 02 tháng 03 năm 2013 Số: 523/03/13 NỢ: 1111 CÓ: 511;33311 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Liên
Địa chỉ: Trường THPT Chu Văn An Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng
Số tiền: 8.800.000 (Viết bằng chữ) Tám triệu tám trăm ngàn đồng.
Kèm theo: 04 .chứng từ gốc
Ngày 02 tháng 03 năm 2013
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
f. Nhận xét:
Việc lập các chứng từ, ghi chép, luân chuyển các chứng từ sổ sách đến việc hạch toán, lưu trữ đều thực hiên nghiêm túc theo quy định của BTC cũng như phần nào đã đáp ứng được nhu cầu quản lý của công ty.
Công ty hạch toán kế toán tăng tiền mặt do bán hàng thu ngay căn cứ vào các chứng từ gốc rõ ràng như HĐ GTGT, phiếu thu,….
Về mặt cung cấp thông tin quy trình luân chuyển chứng từ còn thiếu sót khi chưa sử dụng sổ nhật ký thu tiền mặt cho hoạt động kinh doanh nên còn khó khăn cho việc kiểm tra, tổng hợp các khoản thu do bán hàng, chưa cung cấp được thông tin chi tiết cho từng đối tượng tiền mặt.