3.2.1. Sự cần thiết của giải pháp:
Trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong đó có nhiều nghiệp vụ có cùng tính chất, do đó để nâng cao tính hiệu quả trong công tác tổ chức sổ sách, tiết kiệm thời gian cũng như thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách. Vì vậy, việc công ty tổ chức Sổ nhật ký đặc biệt cho TGNH và tiền mặt là hợp lý hiện nay.
3.2.2. Cách thức thực hiện:
Đối với các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, công ty không chỉ lập nhật ký thu, chi tiền mặt một cách chung chung thôi mà nên lập riêng biệt cho từng hoạt động. Cụ thể, công ty cần lập sổ nhật ký thu tiền mặt cho từng hoạt động kinh doanh, đầu
tư, tài chính; đối với nhật ký chi tiền mặt cũng như vậy, cũng nên lập riêng cho từng hoạt động.
Tương tự, đối với các khoản thu, chi TGNH công ty cũng nên hạch toán vào sổ nhật ký thu, chi TGNH cho từng hoạt động kinh doanh, đầu tư.Điểm khác ở đây là đối với TGNH công ty nên lập theo dõi riêng cho từng ngân hàng, có như vậy việc quản lý TGNH sẽ tốt hơn, rất thuận lợi trong kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ của ngân hàng.
Tóm lại, sổ nhật ký đặc biệt trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty bao gồm:
+ Sổ nhật ký thu tiền mặt – kinh doanh + Sổ nhật ký thu tiền mặt – đầu tư + Sổ nhật ký thu tiền mặt – tài chính + Sổ nhật ký thu TGNH – kinh doanh + Sổ nhật ký thu TGNH – đầu tư + Sổ nhật ký chi TGNH – kinh doanh + Sổ nhật ký chi TGNH – đầu tư
3.2.3. Tính khả thi của đề xuất:
Công ty ngày càng phát triển, quy mô ngày càng mở rộng, nếu công ty sử dụng tin học hóa vào công tác kế toán thì việc tổ chức hệ thống sổ nhật ký đặc biệt là khá đơn giản.
Bên cạnh đó, việc áp dụng hệ thống sổ nhật ký đặc biệt thì công tác hạch toán kế toán tại công ty sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu các khoản thu, chi tiền. Dựa vào sổ nhật ký đặc biệt nhà quản lý có thể quản lý chặt chẽ, theo sát tình hình thu, chi của công ty mình, từ đó có thể đưa ra các quyết định hợp lý hơn trong việc huy động và sử dụng vốn bằng tiền.
Hơn thế nữa, việc áp dụng các sổ nhật ký đặc biệt trong hạch toán kế toán vốn bằng tiền cũng góp phần giúp nhà quản lý kiểm soát nội bộ tốt hơn, giúp kiểm tra, đối chiếu về các khoản TGNH, tiền vay các ngân hàng thông qua sổ phụ ngân hàng, các bản sao kê của ngân hàng.