a. Tài khoản sử dụng:
TK 111: Tiền mặt
TK 311: Vay ngắn hạn
b. Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng tại công ty:
Hợp đồng vay vốn
Phiếu thu
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ cái TK 111, 311
LƯU ĐỒ 2.5: Lưu đồ tăng tiền mặt do vay ngân hàng
Giải thích lưu đồ:
Khi có nhu cầu vay vốn, giám đốc sẽ ra quyết định vay vốn và chỉ đạo cho kế toán thanh toán thực hiện.
Kế toán thanh toán sẽ chuẩn bị hồ sơ vay vốn và một số chứng từ liên quan khác, rồi trình lại cho giám đốc xét duyệt.
Bộ hồ sơ vay vốn sẽ được chuyển đến ngân hàng, khi ngân hàng đồng ý cho vay sẽ tiến hành lập hợp đồng cho vay gồm 2 bản, 1 bản công ty giữ, 1 bản ngân hàng giữ.
Kế toán thanh toán sau khi nhận được chứng từ ngân hàng cho vay sẽ tiến hành lập phiếu thu 3 liên chuyển sang toàn bộ chứng từ sang cho thủ quỹ tiến hành thu tiền, ghi sổ quỹ.Thủ quỹ thu tiền xong sẽ giao 1 liên cho ngân hàng, 1 liên sẽ được lưu tại đây, liên còn lại cùng với chứng từ cho vay sẽ chuyển lại cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán căn cứ vào chứng từ tiến hành vào sổ chi tiết 111, sổ nhật ký thu tiền và lưu toàn bộ chứng từ tại đây.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ gốc được lưu lại cùng với các sổ chi tiết, sổ nhật ký thu tiền tiến hành vào sổ cái tài khoản.
d. Ví dụ minh họa:
Ngày 05/03/2013, công ty quyết định vay một khoản tiền 400.000.000 đ của ngân hàng Đầu tư và phát triển Ninh Thuận. Qua thỏa thuận cũng như trình tự pháp lý, ngân hàng đã đồng ý cho công ty vay với số tiền 400.000.000 đ, trong đó 250.000.000 đ sẽ chuyển vào tài khoản của công ty tại ngân hàng, số còn lại công ty sẽ nhận được tiền mặt. Ngày 15/03/2013, căn cứ hồ sơ vay vốn, Phiếu thu PT 499/03/13, và các chứng từ khác ta định khoản như sau:
NỢ 1111 150.000.000
NỢ 1121.DTPT 250.000.000
CÓ 311.DTPT 400.000.000
Sơ đồ chữ T:
Minh họa số liệu của tài khoản 111 trong quý 1/2013.
1111 311.DTPT
e. Chứng từ, sổ sách kế toán minh họa:
Công ty CP sách-TBTH Ninh Thuận 251A Thống Nhất-Phan Rang-Ninh Thuận
Quyển số: 05 PHIẾU THU Ngày 15 tháng 03 năm 2013 Số: 499/03/13 NỢ: 1111 CÓ: 311 Họ và tên người nộp tiền: Mai Thị Thắm
Địa chỉ: Phòng Kế Toán
Lý do nộp: Nhận tiền vay về nhập quỹ.
Số tiền: 150.000.000 (Viết bằng chữ) Một trăm năm mươi triệu đồng.
Kèm theo: 08 .chứng từ gốc
Ngày 15 tháng 03 năm 2013
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
f. Nhận xét:
Công ty đã tuân thủ nghiêm túc theo quyết định của BTC về cách hạch toán, trình tự luân chuyển chứng từ, ghi chép sổ sách. Công ty tiến hành hạch toán kế toán tăng tiền mặt của các khoản hoàn ứng căn cứ cụ thể vào các chứng từ gốc rõ ràng, hợp pháp như các hợp đồng vay vốn, phiếu thu,….đáp ứng được nhu cầu quản lý của công ty.
Về mặt cung cấp thông tin, trình tự luân chuyển chứng từ của công ty trong việc thu tiền mặt từ vay ngân hàng cần được kiểm tra kĩ lưỡng hơn nữa, công ty nên lập
sổ nhật ký thu tiền đối với các khoản vay sẽ góp phần cho sự hiệu quả cho công việc kiểm soát cũng như cung cấp được thông tin cụ thể cho từng đối tượng tiền mặt.