Cơ cấu tổ chức bộ máy có vai trò rất quan trọng đối với mỗi hoạt động của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long được xây dựng theo mô hình cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến chức năng. Mô hình này là mô hình phù hợp với hoạt động kinh doanh, với cơ cấu này giám đốc và các phòng ban có thể trực tiếp trao đổi với nhau, tạo ra sự nhịp nhàng trong công việc, sự trao đổi thông tin được nhanh chóng. Các phòng chuyên môn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo chức năng, nhiệm vụ được giao để phục vụ cho mục tiêu hiệu quả kinh doanh của Công ty. Mô hình này được thể hiện thông qua sơ đồ 2.1 dưới đây:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Toyota Thăng Long
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG XƯỞNG PHÒNG PHÒNG
KẾ HÀNH BẢO KINH KHÁCH TOÁN CHÍNH HÀNH DOANH HÀNG TÀI NHÂN CHÍNH SỰ ( Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự) 32
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ Công ty quy định. Đặc biệt các cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo.
- Hội đồng quản trị (HĐQT): là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc điều hành và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết ĐHĐCĐ quy định.
- Ban kiểm soát: là cơ quan trực thuộc ĐHĐCĐ, do ĐHĐCĐ bầu ra. Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và Ban Tổng Giám đốc.
- Ban tổng giám đốc: điều hành quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
- Phòng Kế toán – Tài chính: có chức năng trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác hạch toán kê toán theo đúng niên độ kế toán thống kê và chế độ quản lý tài chính của Nhà nước. Cung cấp thông tin chính xác và kịp thời để Giám đốc có các quyết định về hoạt động kinh doanh và sản xuất của Công ty, cung cấp thông tin về tình hình tài chính, doanh thu, lợi nhuận…
- Phòng Hành chính – Nhân sự: có nhiệm vụ nắm vững tình hình nhân lực như trình độ, năng lực của cán bộ, tuyển chọn lao động, làm các thủ tục liên quan đến chế độ của công nhân viên trong Công ty để tham mưu cho Tổng Giám đốc trong công tác sắp xếp, bố trí nguồn nhân lực nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Xưởng bảo hành: thực hiện chức năng bảo dưỡng, bảo trì và sửa chữa ôtô do Công ty bán ra và những ôtô mà khách hàng có nhu cầu sửa chữa, tư vấn cho khách hàng về những thông số kỹ thuật của xe, cách sử dụng để khách hàng yên tâm khi sử dụng xe.
33
- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh, tham mưu và giúp Ban Giám đốc trong việc ký kết các Hợp đồng kinh tế mua bán theo đúng các thủ tục quy định của Công ty. Tổ chức công tác tiếp thị mở rộng thị trường hoạt động.
- Phòng khách hàng: chính là cầu nối gắn kết Công ty với khách hàng. Tại đây khách hàng có thể nhận được sự tư vấn toàn diện bởi các nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp về ôtô, dịch vụ sau bán hàng, thường xuyên nhắc nhở khách hàng bảo trì, bảo dưỡng xe và các chính sách của Công ty.