Nội dung của quản lý các khoản phải thu là phải vừa tăng doanh số bán hàng mà không để bị chiếm dụng vốn quá nhiều. Trong mấy năm qua, doanh nghiệp đã chưa có những chính sách thu hồi vốn một cách có hiệu quả. Hiện tại, ở Công ty Cổ phần Toyota Thăng Long công tác quản lý các khoản phải thu còn đơn giản, chưa được chặt chẽ. Công ty cần xây dựng chính sách tín dụng thương mại thông qua phân tích năng lực khách hàng, trích lập phòng rủi ro cho các khoản phải thu.
- Chính sách tín dụng thương mại
Trong chương II ta thấy khoản mục phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng số vốn lưu động của Công ty, điều này phản ánh tầm quan trọng của chính sách tín dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty cần xây dựng bảng phân tích năng lực tín dụng của những khách hàng mà mình thường xuyên giao dịch hoặc những khách hàng tương lai sẽ giao dịch. Trên cơ sở đó đánh giá, phân loại xếp hạng tín dụng cho từng nhóm khách hàng để kiểm soát hạn mức tín dụng thương mại trong phạm vi hợp lý và nhanh chóng thu hồi khi cần thiết, đến hạn. Đối với từng khoản tín dụng được đề nghị cần được tính toán chặt chẽ giá cả để đảm bảo giá trị 73
nhận được tương xứng với tình trạng vốn bị ứ đọng đồng thời cũng phù hợp năng lực, nhu cầu của khách hàng.
Trên thực tế, các doanh nghiệp đều có hoạt động mua bán chịu và Công ty Cổ
phần Toyota Thăng Long cũng không ngoại lệ. Công ty đã áp dụng chính sách đưa ra thời hạn bán chịu với thời gian nợ là 30 ngày. Không chỉ có thời hạn trả nợ mà chính sách tín dụng thương mại của công ty cũng đề cập đến thời hạn trả để hưởng chiết khấu. Nếu khách hàng mua hàng và trả tiền trong vòng 10 ngày kể từ ngày mua hàng thì công ty cho hưởng chiết khấu 2% trên tổng giá trị hóa đơn mua hàng. Nếu khách hàng không trả tiền trong vòng 10 ngày đầu thì không được hưởng chiết khấu và sau 30 ngày là thời hạn thanh toán cho phép phải hoàn trả tiền mua hàng cho công ty. Đây là một trong những chính sách được công ty áp dụng với mong muốn làm tăng doanh thu, mở rộng quy mô sản xuất, tăng giá bán, và tạo dựng nhiều mối quan hệ gắn bó với những khách hàng tiềm năng. Nhưng di kèm với chính sách thương mại tín dụng này là những khoản chi phí phát sinh theo như: chi phí cơ hội của khoản phải thu, chiết khấu thanh toán, chi phí thu tiền, nợ xấu không thu được. Vì vậy, công ty nên phân tích và so sánh kỹ giữa chi phí phát sinh với lợi ích mang lại của chính sách tín dụng thương mại này.
Khi thực hiện chính sách tín dụng thương mại này, công ty cần cân nhắc tới chi phí phát sinh theo thời gian tín dụng mà công ty cung cấp cho khách hàng. Như vậy,
công ty sẽ xuất hiện thêm các khoản phải thu khác cho nên công ty cần bố trí người theo dõi chắt chẽ các khoản phải thu này nhằm đảm bảo các khoản nợ được thu đúng hạn, không bị thất thoát.
- Trích lập phòng rủi ro cho các khoản phải thu
Thông thường khách hàng vẫn sẽ thanh toán đầu đủ các khoản nợ với công ty nhưng vẫn có những tủi ro không thể lường trước được trong khả năng thanh toán. Cho nên, có thể công ty sẽ có một vài khoản nợ mà không thể thu hồi được. Hiện nay, ở công ty thì công tác trích lập phòng các khoản phải thu khó đòi không diễn ra thường xuyên, nên không thể kiểm soát được hết các khoản nợ. Trong tương lai, công ty nên trích lập dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi để kiểm soát các rủi ro. Công ty nên dự kiến được mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tính ra tuổi nợ của các khoản nợ đã, đang và sẽ sắp đến thời hạn và tiền hành công tác trích lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các là các chứng từ có liên quan đến những khoản nợ khó đòi đó. Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán thì công ty có mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. 74
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
- Tăng cường công tác thu hồi nợ
Trong công tác thu hồi nợ, công ty cần lên kế hoạch, xây dựng một quy trình thu hồi nợ sao cho đạt hiêu quả cao nhất. Là một công ty chuyên về kinh doanh ô tô, khách hàng của công ty có thể là các cá nhân, nhưng cũng có thể là các tập thể lớn vì vậy để đảm bảo cho việc thu hồi nợ công ty cần phải đưa ra những chính sách riêng đối với từng khách hàng. Công tác này tuy không phải là quá khó khăn nhưng cần phải có những chính sách phù hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng đồng thời cần phải có những qui định về thời gian, phương thức thanh toán, khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn nhằm thu hồi nợ nhanh như sử dụng hình thức triết khấu cho khách hàng trả nợ trước thời hạn…. Ngoài ra, đối với những khoản nợ hiện có của công ty thì cần phải có những sắp xếp theo thời gian trả nợ để quản lý và biết rõ những khoản nợ nào sắp đến hạn.
Để xây dựng được thông tin về khoản nợ, bộ phận kế toán của công ty cần có
thông tin chi tiết về các khoản: khách nợ, ngày mua hàng, hạn thanh toán, số tiền nợ, điện thoại khách hàng... để có thể thông báo nhắc nợ, đối chiếu công nợ nhanh nhất. Muốn thế, DN nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm, thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp quản lý tốt các khoản phải thu, mà còn giúp công ty giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng. Đối với những khách hàng lớn là công ty có mạng lưới bán hàng rộng, khoản phải thu lớn, công tác quản lý công nợ trở nên phức tạp và khó khăn hơn. Công ty có thể đầu tư phần mềm quản lý công nợ, giúp việc theo dõi khoản nợ nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và giảm bớt nhân sự trong công tác quản lý công nợ.