Thực hiện thủ tục kiểm soát
Trước hết tiến hành công việc tìm hiểu thông qua phỏng vấn nhân viên kế toán một số câu hỏi như:
- Có sự theo dõi thường xuyên của đơn vị đối với các khoản nợ phải thu không? - Đơn vị có tuân theo các quy định hiện hành trong quá trình lập dự phòng cho
các khoản nợ khó đòi?
- Đơn vị có mở sổ theo dõi chi tiết với các khoản phải thu không? - Việc trích lập dự phòng của đơn vị có được phê duyệt đầy đủ không?...
Sau đó KTV xem xét chính sách thu tiền hàng, thời hạn thanh toán, điều kiện thanh toán, các đảm bảo thanh toán áp dụng đối với từng đối tượng khách hàng như thế nào… Từ đó kiểm toán có những đánh giá sơ bộ về khả năng phát sinh các khoản nợ khó đòi trong doanh nghiệp.
Kiểm tra, thu thập các chính sách, hướng dẫn của khách hàng về phương pháp và căn cứ trích lập dự phòng phải thu khó đòi, sau khi trích lập có sự phê duyệt soát xét không. Ngoài ra KTV kiểm tra xem các khoản thanh toán có theo dõi chi tiết theo từng đối tượng và thời gian thanh toán để xác định các đối tượng là nợ khó đòi hay không?
Thiết kế thử nghiệm kiểm soát bổ sung
Kiểm tra tính hiệu lực (Sự tồn tại): KTV thực hiện kiểm tra chữ ký phê duyệt, kiểm tra tính hiệu lực của các chứng từ liên quan, hoặc thực hiện đối chiếu giữa sổ sách kế toán với các chứng từ về dấu hiệu của KSNB.
Kiểm tra tính đầy đủ: KTV xem xét tính liên tục của các chứng từ liên quan đến các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi nhằm đảm bảo tất cả các khoản dự phòng đều được ghi sổ đầy đủ.
Kiểm tra quyền và nghĩa vụ: Kiểm tra xem việc trích lập dự phòng với các khoản phải thu có thực sự thuộc quyền sở hữu của đơn vị.
Kiểm tra mục tiêu định giá và đo lường: KTV xem xét phương pháp, căn cứ trích lập dự phòng của đơn vị.
Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống KSNB của đơn vị, KTV sẽ thiết kế các thử nghiệm cơ bản. Nếu như hệ thống KSNB của đơn vị hoạt động có hiệu lực thì KTV sẽ giảm bớt các thử nghiệm cơ bản xuống. Việc tăng cường hay giảm bớt các thử nghiệm cơ bản có liên quan đến thời gian kiểm toán và các chi phí liên quan.
Thực hiện các thủ tục phân tích
- Trước hết, KTV cần xem xét các kết quả của các thử nghiệm liên quan đến chính sách bán chịu của khách hàng. Nếu chính sách bán chịu không thay đổi, lúc này sự thay đổi của số dư tài khoản 131 chỉ có thể thay đổi do sự thay đổi của hoạt động kinh doanh và doanh số bán. Còn ngược lại nếu chính sách bán chịu đã thay đổi đáng kể, KTV cần phải thận trọng hơn khi xem xét đánh giá kết quả của những thay đổi này.
- KTV tính tỷ lệ dự phòng nợ phải thu khó đòi trên tổng nợ và so sánh với năm trước, so sánh chi tiết các khoản nợ phân theo nhóm tuổi của năm nay so với năm trước.
- Xem xét các công nợ còn tồn đọng vào cuối năm nhưng vẫn chưa được trả vào các tháng đầu năm sau.
- Xem xét mức biến động của khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi trích lập năm nay so với năm trước, tìm hiểu nguyên nhân biến động (do có thay đổi về lượng hàng bán hay vì nguyên nhân khác).
Sau khi đã so sánh nếu phát hiện ra những chênh lệch KTV cần xác minh để làm rõ nguyên nhân.
Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
- Kiểm tra tính hợp lý đầy đủ của các cơ sở lập dự phòng nợ phải thu khó đòi; điều tra về các khoản bán chịu quá hạn và lớn bất thường.
- Duyệt xét lại các thư xác nhận từ khách hàng, đặc biệt là đối với các khoản công nợ còn đang tranh chấp. Từ đó, KTV tìm các dấu hiệu chỉ dẫn về những khoản nợ không thu hồi được.
- KTV cũng có thể thu thập các bảng kê tuổi nợ các khoản nợ có khả năng không thu hồi được, từ đó tiến hành ước tính dự phòng nợ phải thu khó đòi và so sánh với số của kế toán; trao đổi với kế toán về những chênh lệch lớn (nếu có).
- Xem xét các sự kiện sau ngày kết thúc niên độ để xem việc trích lập các khoản dự phòng có cao hơn so với thực tế không?.