9. Kết cấu của Luận văn
3.5.2. Công tác Marketing chưa được quan tâm
Marketing là một hoạt động phổ biến trong thế giới thƣơng mại và dƣờng nhƣ các cán bộ quản lý và hoạt động trong lĩnh vực thƣ viện ít quan tâm về nó bởi hoạt động thƣ viện thuộc khu vực phúc lợi xã hội. Do đó, trƣớc khi đƣa ra vấn đề marketing thông tin khoa học, ta cần xem xét một số nét đặc trƣng của tổ chức phi lợi nhuận.Tổ chức phi lợi nhuận là một tổ chức có mục đích hoạt động của nó là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ mà không có ý định hoặc mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận, nhƣng không có nghĩa là không cần nguồn thu nhập. Tuy nhiên, một tổ chức dù là lợi nhuận hay phi lợi nhuận sẽ không thể tồn tại nếu nhƣ không có tiền bạc trang trải chi phí liên quan tới việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của mình. Thu nhập của các tổ chức phi lợi nhuận có đƣợc từ các nguồn nhƣ: thuế, viện trợ, các loại phí và lệ phí cấp phép sử dụng,...Và dù muốn hay không thì các tổ chức phi lợi nhuận cũng phải cạnh tranh với nhau giành lấy các nguồn quỹ từ ngân sách, từ tài trợ, nhân viên và “khách hàng”. Một lợi ích nữa từ hoạt động marketing có ý nghĩa quan trọng
29
Vƣơng Toàn, Hướng tới cùng chia sẻ nguồn lực thông tin khoa học xã hội, Kỷ yếu hội thảo chuyên đề chia sẻ các nguồn lực thông tin, Tp. Hồ Chí Minh, 2001
81
đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực phi lợi nhuận nhƣ ISSI đó là việc nâng cao hiệu quả xã hội của việc khai thác, sử dụng thông tin phục vụ cho sự phát triển bền vững của mỗi cá nhân, cộng đồng…Vì thế marketing chính là phƣơng pháp hữu hiệu để các tổ chức phi lợi nhuận ứng dụng để thực hiện việc thỏa mãn nhu cầu cho khách hàng của mình và tạo đƣợc lợi thế cạnh tranh theo cách của khu vực không lợi nhuận, và ISSI là một trong những tổ chức nhƣ vậy.
Nhƣng thực tế cho thấy, kể từ khi thành lập đến nay, công tác quảng bá sản phẩm và dịch vụ thông tin của ISSI chƣa đƣợc chú trọng đúng mức. Cụ thể là trong các văn bản nhƣ “Quy hoạch tổng thể phát triển Viện KHXH Việt Nam đến năm 2010 và định hƣớng đến năm 2020” và “Định hƣớng kế hoạch hoạt động thông tin thƣ viện 2006- 2010” của ISSI không có một phần nào hay một câu nào đề cập tới việc “giới thiệu”, “quảng bá”, “chiến lƣợc marketing”, “tiếp cận” hay kế hoạch xây thực hiện một tờ rơi giới thiệu về ISSI.… mà chỉ có “đẩy mạnh hoạt động thƣ viện”, “bổ sung nguồn tin”, “mở rộng dịch vụ”… Điều đó khẳng định rằng Viện chƣa mạnh dạn áp dụng phƣơng pháp marketing để phát triển các sản phẩm và dịch vụ của mình. Trong tình hình nhƣ hiện nay, nhu cầu về thông tin của bạn đọc ngày càng lớn nhƣng nhu cầu đến với thƣ viện ngày càng ít và đặc biệt là gần đây tình trạng đọc báo chữ có xu hƣơng giảm, nhu cầu về báo hình, báo tiếng và Internet có xu hƣớng ngày càng phát triển mạnh mẽ. Việc chậm chạp và ít quan tâm tới hoạt động marketing của các cấp lãnh đạo đã ảnh hƣởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của thƣ viện, nhiều tài liệu quý hiếm không công bố rộng rãi, nhiều sản phẩm mới không giới thiệu kịp thời tới ngƣời dùng tin. Chính vì thế, qua cuộc điều tra khảo sát tới 120 độc giả thì có rất nhiều sản phẩm thông tin do Viện thực hiện hoặc lƣu trữ mà không đựoc bạn đọc biết tới, điển hình là: trong số những độc giả đến thƣ viên hàng ngày thì có 4,8% là không đƣợc biết Viện Thông tin có lƣu giữ Luận văn, luận án, 18,8% không biết có thƣ mục Ảnh, 50% không biết Niên giám Thông tin KHXH, 25% không biết có
82
tài liệu điện tử và đến 41,7% không biết đến Website của Viện. Chính những hạn chế này là một trong số những rào cản mà hiện nay ISSI đang vấp phải
Kết luận Chƣơng 3
Trong quá trình phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin của ISSI đã có không ít những rào cản gây ảnh hƣởng tới sự phát triển chung của Viện, điển hình là một số rào cản nhƣ: chính sách phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin khoa học chƣa cụ thể và rõ ràng, thiếu tinh gắn kết với thực tế; Tiêu chuẩn hoá trong hoạt động thông tin còn lạc hậu và nhiều bất cập trong kết cấu hạ tầng cũng nhƣ nhân lực thông tin, ngoài ra công tác quản lý, tổ chức nguồn nhân lực cũng tác động trực tiếp tới chất lƣợng nguồn nhân lực, đặc biệt là khâu tuyển chọn. Thêm vào đó, trình độ ngoại ngữ và tin học của cán bộ trong Viện cũng nhƣ những độc giả đến khai thác tài liệu vẫn còn nhiều hạn chế, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu nên đã phần nào ảnh hƣởng đến chất lƣợng công việc cũng nhƣ khai thác các nguồn tin từ tài liệu nƣớc ngoài. Việc hợp tác và trao đổi thông tin hiện nay cũng còn không ít vƣớng mắc ngay trong Viện KHXH Việt Nam, sự không đồng nhất, tính cá nhân còn tồn tại ở mỗi Viên nên xảy ra hiện tƣợng, “mạnh ai nấy làm” nên đã gây lãng phí và không hiệu quả trong quá trình xử lý thông tin. Và một khâu có tính quyết định trong nền kinh tế thị trƣờng, đó là công cụ Marketing cũng đã không đƣợc thực hiện ở ISSI
83
KẾT LUẬN
Mặc dù thông tin đã đƣợc thừa nhận là hàng hoá vì nó mang các giá trị cơ bản của hàng hoá, song lại có những ý nghĩa xã hội và giá trị nhân văn đặc biệt. Chính vì vậy, thông tin đƣợc coi là một dạng hàng hoá đặc biệt, có những sản phẩm và dịch vụ riêng của mình. Có nhiều yếu tố tác động lên sản phẩm và dịch vụ thông tin: ngƣời dùng tin, tập quán sử dụng thông tin, trình độ nhận thức; nguồn tin cũng tác động khá lớn tới các sản phẩm và dịch vụ thông tin do có những tính chất khác nhau và trữ lƣợng khác nhau bên, đồng thời vật mang tin cũng không nằm ngoài những tác động này. Qua việc tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại 3 cơ quan thông tin cho thấy các cơ quan này đều đã chú trọng tới việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin khoa học, bên cạnh việc nhận đƣợc đầu tƣ tốt về cơ sở hạ tầng, các cơ quan này đều có sự quan tâm tới ngƣời dùng tin bằng những chính sách và hành động cụ thể.
Là một cơ quan đầu ngành về lĩnh vực thông tin KHXH, ISSI luôn nỗ lực để có những sản phẩm và dịch vụ tốt phục vụ ngƣời dùng tin. Với lợi thế là nhiều kho tài liệu quý hiếm, nhƣng trên thực tế nhiều kho tƣ liệu trở thành kho chết và không phục vụ đƣợc do chƣa có các quy định cụ thể. Qua cuộc khảo sát bằng phiếu điều tra và việc nghiên cứu tài liệu, tác giả đã bƣớc đầu nhận diện đƣợc một số rào càn trực tiếp cũng nhƣ gián tiếp cản trở đến sự phát triển của ISSI, điển hình là một số rào cản nhƣ: chính sách phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin khoa học còn chƣa cụ thể, chính sách về tài chính đối với hoạt động thông tin chƣa đƣợc gắn kết hữu cơ với chính sách khoa học; Các tiêu chuẩn quốc gia thuộc hệ thống tiêu chuẩn về thông tin, thƣ viện và xuất bản của Liên Xô nhƣ bảng phân loại BBK, sử dụng mã trƣờng của MARC21 trên nền CDS-ISI của Mỹ, song các tiêu chuẩn quốc tế và nƣớc ngoài này không đƣợc áp dụng một cách thống nhất, không đƣợc chuẩn bị tốt và thiếu gây ảnh hƣởng đến việc trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin, đặc biệt là không hỗ trợ sử dụng Unicode nên gây khó khăn trong việc hiện đại hoá thƣ viện; kết cấu hạ tầng thông tin còn yếu nhƣ đƣờng truyền internet, số
84
lƣợng máy móc tra cứu ít chƣa đáp ứng đủ nhu cầu bạn đọc; ngoài ra công tác quản lý, tổ chức nguồn nhân lực cũng tác động trực tiếp tới chất lƣợng nguồn nhân lực, đặc biệt là khâu tuyển chọn và sắp xếp bố trí công việc cho một phòng ban. Thêm vào đó trình độ ngoại ngữ và tin học của bản thân những ngƣời làm ra sản phẩm và những ngƣời khai thác tƣ liêu phần nào ảnh hƣởng đến chất lƣợng công việc cũng nhƣ khai thác các nguồn tin từ tài liệu nƣớc ngoài. Vấn đề hợp tác và trao đổi thông tin hiện nay cũng còn không ít vƣớng mắc ngay trong Viện KHXH Việt Nam, thiếu sự điều phối từ một tổ chức, thiếu vắng sự thống nhất trong hoạt động thƣ viện, tính cá thể còn tồn tại ở mỗi Viện nên xảy ra hiện tƣợng “mạnh ai nấy làm”, gây lãng phí và không hiệu quả trong quá trình xử lý thông tin. Hoạt động Marketing không đƣợc các cấp lãnh đạo quan tâm, điều này thể hiện ở nhiều khâu trọng yếu nhƣ: không có kế hoạch quảng bá hình ảnh của Viện bằng những sản phẩm và dịch vụ đã có và sắp cho ra đời; chƣa đặt độc giả lên vị trí cao nhất trong việc cung cấp thông tin cũng nhƣ chƣa biết tìm hiểu nhu cầu và khơi gợi nhu cầu sử dụng từ phía ngƣời dùng tin.
85
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ
Qua tìm hiểu thực trạng và phân tích những vấn đề liên quan cũng nhƣ nhận diện những rào cản ảnh hƣởng tới việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin khoa học tại ISSD, tác giả xin mạnh dạn đƣa ra một số khuyến nghị mang tính gợi ý, hy vọng phần nào sẽ giúp ISSI hoạt dộng ngày một hiệu quả và thu hút đƣợc nhiều ngƣời dùng tin hơn trong thời gian tới.
Về phía Viện Khoa học Xã hội Việt Nam
Đối với các chính sách phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin khoa học: Cần có các chính sách cụ thể nhằm phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin khoa học cũng nhƣ xác định rõ cơ chế hỗ trợ phù hợp với mục tiêu, tính chất của các sản phẩm và dịch vụ của các loại cơ quan thông tin. Hiện nay trong các văn bản pháp quy có liên quan mà cụ thể là trong mục tiêu và nhiệm vụ đƣợc thể hiện trong “Quy hoạch tổng thể phát triển Viện Khoa học Xã hội Việt Nam đến năm 2010 và định hƣớng đến năm 2020” không đề cập tới chính sách phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin khoa học. Vì vậy cần có sự định hƣớng ƣu tiên và đặc biệt là những cơ chế đi kèm nhằm hỗ trợ phù hợp cho hoạt động thông tin. Đối với chính sách về tài chính trong hoạt động thông tin khoa học cần gắn kết chặt chẽ với chính sách khoa học để sản phẩm và dịch vụ thông tin đạt đƣợc tác nhất định. Do tính chất thông tin có những đặc điểm riêng biệt của nó nên đối với từng loại hình thông tin mà nhận đƣợc sự quan tâm theo những cách khác nhau. Đối với thông tin đại chúng, đây là loại thông tin thu hút đƣợc phần lớn ngƣời sử dụng tin trong dân chúng, loại thông tin này không đòi hỏi những yếu tố cần thiết nhƣ thông tin khoa học (đã phân tích ở chƣơng 1) do đó, cần có sự quan tâm đặc biệt tới công tác thông tin khoa học. Với những cơ quan này, thật khó để tự trang trải đƣợc kinh phí, phần lớn những sản phẩm và dịch vụ tạo ra trên tinh thần phục vụ cộng đồng, phổ biến và cung cấp thông tin khoa học. Cụ thể là mức chi tiêu đối với chuyên đề loại 1 trong nghiên cứu về lĩnh vực KHXH và nhân văn, cần tăng mức phân bổ dự toán tối đa thay vì hiện nay là 8.000.000đồng đối với chuyên đề loại 1 và 12.000.000 đồng với chuyên đề loại 2. Bên cạnh đó cần có những
86
chính sách cụ thể nhằm khuyến khích các sản phẩm thông tin chuyên đề làm theo đơn đặt hàng để các sản phẩm thật sự có giá trị và ý nghĩa đối với ngƣời dùng tin. Chính vì vậy, Viện Khoa học Xã hội Việt Nam cần có những đề xuất đối với cơ quan chuyên trách trong việc hỗ trợ cho các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ cho các lĩnh vực về chính trị, chiến lƣợc, chính sách, quản lý nhà nƣớc, nghiên cứu cơ bản trong thời gian tới. Đối với các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin khác cần có cơ chế hỗ trợ một phần hoặc đơn vị đó tự trang trải kinh phí.
Nên có quy chế đáp ứng các dịch vụ rõ ràng, công khai đảm bảo công bằng về quyền lợi của ngƣời dùng tin. Phân chia cụ thể và phân loại đối tƣợng ngƣời dùng tin đƣợc sử dụng kho tƣ liệu nào. Không chỉ công khai nhằm đảm bảo quyền lợi của ngƣời dùng tin mà cần phải công khai những lợi ích mà ngƣời phục vụ đƣợc hƣởng.
Về tiêu chuẩn hoá trong hoạt động thông tin: theo nhiều chuyên gia trong hoạt động tiêu chuẩn thì việc lập hệ thống tài liệu quy phạm pháp luật thống nhất, đồng bộ và khả thi cho hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và hoạt động quy chuẩn kỹ thuật bao gồm Luật, các nghị định của Chính phủ, các thông tƣ hƣớng dẫn là cần thiết. Từ đó xây dựng và hoàn thiện hệ thống các tài liệu kỹ thuật - nghiệp vụ về tiêu chuẩn hoá để hỗ trợ cho việc thực thi các văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn. Cụ thể là trong hoạt động thông tin – tƣ liệu, để xác định các đối tƣợng của lĩnh vực thông tin tƣ liệu cần phải xây dựng tiêu chuẩn quốc gia (TCVN), do hiện nay thông tin tƣ liệu có rất nhiều đối tƣợng chung đã đƣợc tiêu chuẩn hoá bởi các tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn nƣớc ngoài. Chúng ta chỉ nên xây dựng TCVN cho các đối tƣợng đặc thù của hoạt động thông tin tƣ liệu Việt Nam vì những đối tƣợng này liên quan đến ngôn ngữ tiếng Việt; tên cơ quan, tổ chức Việt Nam; đặc thù tổ chức hoạt động thông tin tƣ liệu Việt Nam. Tuy nhiên, cần tiến hành song song việc xây dựng tiêu chuẩn quốc gia với việc chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn nƣớc ngoài thành tiêu chuẩn quốc gia. Ngoài ra, cần tăng cƣờng tuyên truyền, phổ biến để nâng cao nhận thức
87
về vai trò của tiêu chuẩn và ý thức áp dụng tiêu chuẩn trong hoạt động của hệ thống thông tin KH&CN quốc gia. Mở các lớp đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ về tiêu chuẩn cho cán bộ thông tin tƣ liệu nhằm tuyên truyền phổ biến về tiêu chuẩn đồng thời hƣớng dẫn sử dụng các tiêu chuẩn cần áp dụng30
. Đối với các sản phẩm thông tin, do Viện làm ra cần có những tiêu chí cụ thể, rõ ràng để đánh giá đúng mức về chất lƣợng, cũng nhƣ để ngƣời làm thông tin có cơ sở để thực hiện.
Về phía Viện Thông tin KHXH
Đối với vấn đề quản lý và phân công công việc: Ban lãnh đạo cần có sự phân công công việc cụ thể đối với các phòng làm việc chuyên trách, từ đó có căn cứ để đánh giá công việc của từng cá nhân và từng phòng. Đặc biệt không khuyến khích cán bộ làm việc bên ngoài, những việc không thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng mình khi chƣa đảm bảo hoàn tất nhiệm vụ trong phòng. Ví dụ nhƣ phòng Bảo quản cần tập trung nhân sự và tài chính cho hoạt động bảo quản tài liệu, kho tàng, tranh thủ những thời điểm không có độc giả để sắp xếp gọn gàng tài liệu, những tài liệu bị bong nhãn hoặc mở nhãn cần đƣợc ghi chép cẩn thận để có kế hoạch bổ sung nhãn hoặc dán lại nhãn. Đối với những tài liệu quá bụi do là kho đóng không phục vụ, ngƣời quản lý cấp phòng cần phân chia công việc cụ thể cho từng ngƣời để làm vệ sinh thƣờng xuyên. Việc làm vệ sinh ở đây không đơn thuần là chỉ hút bụi và lau kệ sách,