9. Kết cấu của Luận văn
3.4.2. Một số đơn vị cơ sở chưa phát huy đúng chức năng
Với kinh nghiệm lâu năm hoạt động trong lĩnh vực thƣ viện, xong do những nguyên nhân khách quan khiến một số đơn vị cơ sở hiện nay chƣa phát huy hết chức năng của mình. Để có đƣợc sản phẩm và dịch vụ tốt thì ngoài những nhân tố nhƣ cơ sở vật chất, nguồn lực thông tin còn có cả nguồn lực con ngƣời và sự chuyên môn hoá ở mỗi khâu sản xuất. Thực tế cho thấy rằng, phòng Bảo quản có nhiệm vụ hết sức quan trọng và nặng nề đó là rút tài liệu phục vụ bạn đọc và cất tài liệu khi bạn đọc hoàn trả, bảo quản kho tàng khỏi sự xâm hại của mối mọt, đảm bảo vệ sinh và phòng ngừa cháy nổ. Với một lƣợng sách khổng lồ nhƣ vậy nên khối lƣợng công việc rất nhiều. Mặc dù hiện
77
nay phòng có 5 cán bộ biên chế, trong đó 2 cán bộ có trình độ thạc sĩ, 1 cán bộ có trình độ đại học và 2 cán bộ có trình độ trung cấp nhƣng cũng không thể đảm đƣơng hết công việc của kho. Qua đợt kiểm kê kho giai đoạn tháng 6 và tháng 7 năm 2007 của Đoàn thanh niên, có không ít thiếu sót đã đƣợc phát hiện tại đây. Điển hình là các kệ sách và sách tại những kho ít phục vụ hay những kho đóng rất bẩn, nhiều nhãn ghi ký hiệu kho bị tung ra rơi vƣơng vãi khắp sàn, có những tài liệu mất hẳn kí hiệu kho, nhiều chồng sách, báo để ngổn ngang không đƣợc sắp xếp gọn gàng, mặc dù cán bộ phòng này đã cố gắng. Nói là vậy xong hàng năm phòng này vẫn tham gia xử lý các tài liệu nhƣ hồi cố kho sách cổ và các đề tài khác liên quan đến xây dựng cơ sở dữ liệu. Trong khi đó, Viện có phòng CSDL nhƣng cán bộ phòng này không đƣợc tham gia trực tiếp xây dựng CSDL. Đây chính là một điều lãng phí trong khâu tổ chức. Và nếu đánh giá một cách khách quan thì cả hai phòng đều chƣa thực hiện đúng và tốt chức năng, nhiệm vụ của phòng mình.
Đối với phòng Báo - tạp chí cũng trong tình trạng tƣơng tự. Phòng này là một dạng kho mở, ngoài nhiệm vụ là phục vụ độc giả các loại báo và tạp chí thì hàng ngày có rất nhiều độc giả có nhu cầu về phô tô tài liệu hoặc đƣợc tƣ vấn… Đôi khi họ phải phục vụ cả những tài liệu đã đƣợc chuyển sang chế độ chuẩn bị đóng tập. Tuy nhiên, giống nhƣ phòng Bảo quản, phòng Báo - tạp chí cũng đƣợc giao một nhiệm vụ thƣờng niên đó là xây dựng cơ sở dữ liệu tạp chí ngoại văn, trƣớc đây công việc này vẫn do phòng CSDL làm nhƣng không hiểu vì một lý do gì mà lại có sự thay đổi nhƣ vậy. Điều này ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng CSDL bởi với 5 cán bộ thì không có cán bộ nào thành thạo tiếng nƣớc ngoài, đặc biệt là tiếng Anh.
Do việc nhập CSDL đã do hai phòng trên đảm nhiệm nên cán bộ phòng này chỉ có nhiệm vụ là duy trì thông tin trên website của Viện và tham gia làm đề tài cùng các phòng khác. Đây là một vấn đề gây bức xúc không chỉ đối với các cán bộ trong phòng mà ngay cả các phòng khác cũng có chung ý kiến
78