9. Kết cấu của Luận văn
2.2.2. Các dịch vụ thông tin khoa học tại ISSI
2.2.2.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu
Dịch vụ này bao gồm các hình thức nhƣ
- Đọc tài liệu tại chỗ: Hiện tại phòng đọc của ISSI đƣợc bố trí ở hai nơi là trụ sở 26 Lý Thƣờng Kiệt và số 1 Liễu Giai. Tại hai địa điểm này đều đƣợc trang bị máy tính tra cứu CSDL qua mạng LAN và cả hai nơi đều có hệ thống kho mở đối với sách và báo tạp chí. Tuy nhiên ở số 1 Liễu Giai số lƣợng đầu sách hạn chế, còn đối với báo - tạp chí chỉ phục vụ bạn đọc đối với những ấn phẩm xuất bản năm 2004, hoạt động của kho mở mới mang tính chất mở cơ học, chƣa có sự phân loại rõ ràng đối với từng môn loại do đó bạn đọc chƣa chủ động đƣợc trong việc tìm kiếm tài liệu và phải nhờ đến sự trợ giúp tích cực của cán bộ thủ thƣ.
-Mượn tài liệu về nhà: Trƣớc năm 2005, loại hình dịch vụ này vẫn đƣợc duy trì nhƣng từ năm 2005 độc giả đã không đƣợc mƣợn tài liệu về qua ngày nữa do nhiều yếu tố tác động. Điều này phần nào ảnh hƣởng đến nhu cầu sử dụng tài liệu của độc giả.
Dịch vụ cung cấp bản dịch tài liệu: Dịch vụ này hiện chiếm tỷ lệ nhỏ so với các dịch vụ khác trong Viện do hiện nay hoạt động này chƣa đƣợc tổ chức và chỉ mang tính chất bộc phát từ phía cung cấp dịch vụ.
Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc: Dịch vụ này hiện rất phổ biến tại ISSI, nhu cầu của ngƣời dùng tin ngày một cao đối với việc cung cấp bản sao tài liệu gốc.
2.2.2.2. Dịch vụ hỏi- đáp và tư vấn thông tin
Dịch vụ hỏi – đáp thông tin: Hiện nay, dịch vụ này mới chỉ dừng lại ở việc hƣớng dẫn tra cứu thông tin. Cán bộ thƣ viện tại các phòng phục vụ ngƣời dùng tin là ngƣời trực tiếp trả lời những câu hỏi của ngƣời dùng tin, hƣớng dẫn ngƣời dùng tin trong các tình huống tìm tin với những nội dung
54
liên quan đến cách tìm tin trên máy tính cũng nhƣ trong hệ thống mục lục, hay nhƣ tên một tài liệu cụ thể mà ngƣời dùng tin cần. Ngoài ra những vấn đề khác mà ngƣời dùng tin cũng muốn biết nhƣ các sản phẩm mà thƣ viện đang có, các loại tài liệu cổ mà thƣ viện đang lƣu giữ… Nắm bắt đƣợc nhu cầu đó, ISSI tổ chức các lớp giới thiệu và hƣớng dẫn ngƣời dùng tin sử dụng thƣ viện và cách tra cứu thông tin theo yêu cầu
Dich vụ tư vấn thông tin: ISSI vẫn thực hiện nhiệm vụ tƣ vấn thông tin gián tiếp cho các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nƣớc thông qua các sản phẩm thông tin nhƣ: Tạp chí Thông tin KHXH, Niên giám thông tin KHXH. Tuy nhiên đến nay vẫn chƣa chủ động phát triển hoạt động tƣ vấn thông tin trực tiếp cho các tổ chức, cá nhân mà chỉ tổ chức khi có yêu cầu
2.2.2.3. Dịch vụ tra cứu thông tin- tìm kiếm thư mục
Tìm tin là một quá trình bao gồm những hoạt động nhằm cung cấp cho ngƣời dùng tin những thông tin phù hợp với nhu cầu của họ theo những dấu hiệu đã có. Hiện tại ISSI tổ chức cho bạn đọc tra tìm trên máy đối với tất cả các loại thông tin và các mạng tại phòng Công tác bạn đọc. Qua đó, ngƣời dùng tin có thể sử dụng máy tính để kết nối tìm kiếm thông tin tại CSDL trong hệ thống mạng LAN hoặc kết nối tới các trang thông tin khác qua hệ thống INTERNET. Ngoài ra, ngƣời dùng tin còn đƣợc cán bộ thủ thƣ hƣớng dẫn tra cứu và tìm kiếm thông tin khi có yêu cầu.
2.2.2.4. Dịch vụ trao đổi thông tin
Mặc dù dịch vụ trao đổi thông tin là một công cụ quan trọng nhằm thoả mãn nhu cầu trao đổi thông tin, nhƣng đến nay dịch vụ này chỉ đƣợc ISSI triển khai dƣới hình thức Hội nghị bạn đọc. Qua dịch vụ này, có thể biết đƣợc những ý kiến của ngƣời dùng tin đối với các sản phẩm và dich vụ của Thƣ viện. Qua những trao đổi thông tin giữa ngƣời dùng tin và Viện, có thể nắm bắt đƣợc xu thế của các loại ngƣời dùng tin và những dạng thông tin đƣợc bạn đọc quan tâm nhằm điều chỉnh những thiếu sót cũng nhƣ phát huy những ƣu điểm của cơ quan mình. Trƣớc đây hội nghị đƣợc tổ chức thƣờng niên, nhƣng mấy năm trở lại đây không hoạt động, do công tác tổ chức chƣa tốt.
55
2.2.2.5. Dịch vụ phổ biến thông tin
Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc còn đƣợc gọi là dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề. Trƣớc đây, dịch vụ này của ISSI đƣợc đông đảo bạn đọc quan tâm, đặc biệt là cán bộ quản lý và các cơ quan quản lý.
Bảng 2 . Thống kê hoạt động phổ biến thông tin
2006 2007 ƣớc 2008
Thông báo sách mới (đv/số) 90 90 100
Tin nhanh (đv/số) 143 143 164
Tạp chí(đv/số) 84 84 105
Chuyên đề (đv/số) 13 13 13
Tổng đv thực hiện/năm 38.960 28.710 30.000
Qua bảng số liệu trên cho thấy, hoạt động phổ biến thông tin đƣợc phổ biến miễn phí tới các đối tƣợng là các nhà quản lý và lãnh đạo trong phạm vi Viện Khoa học Xã hội Việt Nam và một số cơ quan của Đảng và Nhà nƣớc. Số lƣợng đơn vị tài liệu này đƣợc phổ biến khá ổn định qua từng năm. Bên cạnh việc phổ biến thông tin miễn phí, phòng Phổ biến tin đã chủ động tìm kiếm những khách hàng mới quan tâm đến lĩnh vực này và có thanh toán theo giá thoả thuận. Cụ thể là năm 2006 đã phổ biến đƣợc 38.960 đơn vị tài liệu, trong đó không thu tiền là 13.503đv, có thu tiền 25.457đv, tƣơng tự nhƣ vậy năm 2007 phổ biến đƣợc 28.710đv trong đó không thu tiền 13.655đv và có thu tiền 15.055. Dự kiến trong cả năm 2008 tổng đơn vị tài liệu phổ biến đƣợc là 30.000 đơn vị.
-Triển lãm sách: Thông thƣờng dich vụ này đƣợc tổ chức hàng năm, đặc biệt là vào những dịp lễ lớn của đất nƣớc hay kỷ niệm thành lập ISSI và đƣợc nhiều bạn đọc quan tâm với những đầu sách cổ, quý hiếm bên cạnh những bộ sách mới đƣợc xuất bản. Nhƣng kể từ năm 2006 dịch vụ này không đƣợc tiến hành và điểu này ảnh hƣởng đến chất lƣợng của dịch vụ và theo khảo sát điều tra, nhiều bạn đọc không biết Thƣ viện có dịch vụ này.
Hội thảo, sinh hoạt khoa học:Mục đích chính của hội nghị là tạo điều kiện cho những ngƣời cùng quan tâm đến một vấn đề nào đó đƣợc trao đổi gặp gỡ hoặc đƣợc nghe một nhà nghiên cứu khoa học xã hội trình bày. Qua
56
nhiều năm tổ chức, lƣợng bạn đọc từ bên ngoài tham gia vào những hội nghị này ngày một ít, đa số là những cán bộ làm việc trong Viện. Tuy nhiên, kể từ 2 năm trở lại đây, không có hội thảo hay sinh hoạt khoa học nào đƣợc tổ chức.
2.2.2.6. Phục vụ thông tin theo chuyên đề
ISSI phục vụ chủ yếu bằng các ấn phẩm thông tin của Viện, trong đó các tài liệu đƣợc xử lý một cách đầy đủ và có hệ thống, bao quát một phạm vi thời gian tƣơng ứng của đề tài khoa học. Thời gian qua ISSI đã thực hiện một số đơn đặt hàng phục vụ các loại sản phẩm thông tin nhƣ: thông tin thƣ mục; tổ chức thực hiện các sƣu tập chuyên đề.
2.2.2.7. Dịch vụ thông tin theo chế độ “Hỏi - Trả lời”
Dịch vụ “Hỏi - Trả lời”: là hình thức phổ biến mang tính chất truyền thống của hoạt động thông tin khoa học. ISSI thực hiện chế độ “Hỏi - Trả lời” thƣờng xuyên hàng ngày. Qua tìm hiểu tại bộ phận bạn đọc, trung bình mỗi ngày có từ 20- 30 phiếu yêu cầu mƣợn tài liệu từ kho tƣ liệu và trong số đó có 5% không trả lời đƣợc yêu cầu với những lý do nhƣ: không có tài liệu trên giá, sai ký hiệu, buộc thành bó không phục vụ đƣợc và rách quá không phục vụ đƣợc. Qua đó cho thấy, khả năng thoả mãn nhu cầu của ngƣời dùng tin bằng phƣơng thức hỏi - trả lời phục thuộc rất nhiều vào bộ máy tra cứu, các ấn phẩm thông tin, các phƣơng tiện kỹ thuật của ISSI.
2.2.2.8. Phục vụ thông tin theo yêu cầu
Với đặc trƣng là cung cấp thông tin mang tính chọn lọc cao, hiện nay dịch vụ này chủ yếu đƣợc phòng Phổ biến tin thực hiện, nhƣng do nhân lực phòng này rất hạn chế với 2 cán bộ nên việc chọn lọc tin và đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin là rất khó khăn. Cho nên việc chủ động tìm hiểu nhu cầu của ngƣời dùng tin và giới thiệu những thông tin mình có chƣa thực hiện đồng bộ. Do đó có 20% trên tổng số 120 phiếu điều tra cho thấy ngƣời dùng tin không biết đến dịch vụ này, còn với những ngƣời đã từng sử dụng thì chỉ có 25% là đánh giá tốt.
2.3. Phân tích kết quả từ “Phiếu đánh giá sản phẩm và dịch vụ thông tin tại ISSI”
57