9. Kết cấu của Luận văn
2.1.3. Cơ sở vật chất, nguồn lực thông tin khoa học
Cơ sở vật chất: Ngay từ khi thành lập, ISSI đã kế thừa một phần trụ sở của Trƣờng Viễn Đông Bắc cổ Pháp (có trụ sở tại Hà Nội từ năm 1902) tại 26 Lý Thƣờng Kiệt – Hà nội. Trong số đó ISSI còn đƣợc bàn giao lại nhiều vốn sách báo, tƣ liệu khoa học về phƣơng Đông mà không phải thƣ viện nào có đƣợc, hiện còn lƣu giữ tại Thƣ viện Khoa học Xã hội. Kể từ đầu năm 2006, ISSI còn có thêm trụ sở mới tại số 1 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội. Tại đây có các phòng thuộc khối thông tin và phòng Biên tập và trị sự.
Tính đến thời điểm hiện nay (tháng 6 năm 2008), với hệ thống mạng cục bộ gồm 3 máy chủ và đƣờng truyền tốc độ cao ISSI đã phần nào khắc phục đƣợc những khó khăn trong việc tiếp cận với những thông tin từ bên ngoài. Bên cạnh đó, hệ thống máy tính cá nhân cũng từng bƣớc đƣợc tăng dần lên. Trƣớc năm 2000, mỗi phòng làm việc chỉ có một máy tính duy nhất thế hệ cũ, sau đó dần dần từng bƣớc đã bổ sung thêm một số máy cho các phòng thuộc khối thƣ viện do tính chất công việc phải nhập CSDL, phân loại sách. Đến nay, hầu hết mỗi phòng đều có từ 1 - 2 máy tính cá nhân, đƣợc nối mạng ADSL với tốc độ đƣờng truyền đƣợc cải thiện hơn.
Nguồn lực thông tin: Nguồn lực thông tin khoa học bao gồm những xuất bản phầm và những vật mang tin khác nhau, tồn tại dƣới dạng mọi hình thức: tƣ liệu, điện tử, bản giấy, bản microfilm… đƣợc lựa chọn phù hợp với tính chất, loại hình và chức năng nhiệm vụ của các cơ quan thông tin tƣ liệu khoa học và công nghệ.
Có nhiều phƣơng pháp phân loại nguồn thông tin, ở đây tác giả chọn cách phân loại xét theo vật mang tin
Nguồn thông tin của ISSI đƣợc chia thành ba nhóm chính: - Nguồn thông tin trên giấy
44
+ Tài liệu công bố: những tài liệu này do các nhà xuất bản phát hành và thƣờng đƣợc đánh chỉ số ISBN hoặc ISSN, đƣợc phân phối qua các kênh chính thức nhƣ các nhà xuất bản, các công ty, đại lý phát hành…
+ Tài liệu không công bố: đây còn đƣợc coi là tài liệu “xám”, đƣợc đƣa ra từ các cơ quan chính phủ, các viện nghiên cứu, các trƣờng học, các tổ chức thƣơng mại, công nghiệp dƣới dạng in hoặc điện tử, và không kiểm soát đƣợc bởi các nhà xuất bản thƣơng mại.
Hiện tại, ISSI còn lƣu giữ một lƣợng lớn tài liệu xám. Loại tài liệu này đƣợc sƣu tập từ trƣớc năm 1958 do EFEO bàn giao lại.- Trong số các tài liệu này, phải kể tới kho tài liệu OCTO (30.141 biểu ghi) và QTO (9.000 biểu ghi). Theo PGS. TS. Vƣơng Toàn23, đa số tài liệu đƣợc công bố vào các thế kỷ XIX, và đầu thế kỷ XX, cá biệt có tài liệu đƣợc in vào nửa đầu thế kỷ XVII. Đó là công trình của Bori Christoforo viết về những gì hiếm và độc đáo ở xứ Nam Kỳ xƣa. Bên cạnh đó là những bộ sách đƣợc coi là quý hiếm vì tính “độc nhất vô nhị” hay nói đúng hơn là mang những thông tin có giá trị khoa học, vùng với thời gian công bố của chúng. Bên cạnh những kho tài liệu quan trọng và quý hiếm nhƣ OCTO và QTO còn có kho Nhật Bản cổ cũng đƣợc xác định là kho sách quý, với trên 11.000 đơn vị tài liệu trong đó nhiều cuốn đƣợc viết và in ấn công bố cách đây hàng trăm năm, thậm chí trên dƣới nghìn năm nhƣ Zoku Nihon Goki (Nhật Bản hậu kí, Phần tiếp) của Fujihara Yoshifusa, N 12, 10 tập năm Jokan (Trịnh Quán) 11 (869). Với nội dung sách rất phong phú, gồm các công trình khoa học của các học giả nổi tiếng Nhật Bản về nhiều lĩnh vực khoa học. Tuy nhiên, hiện nay không có hệ thống tra tìm sách hữu hiệu ngoài cuốn thƣ mục đƣợc biên soạn và in rônêô năm 1970 – 1971 chỉ phản ảnh đƣợc một phần rất nhỏ số lƣợng sách.
Sau năm 1958, ISSI đã bổ sung thêm đƣợc nhiều tài liệu xám khác nhƣ các bản dịch từ tài liệu nƣớc ngoài, các luận án nghiên cứu khoa học, bản tin Tài liệu phục vụ nghiên cứu…ISSI là một trong số ít thƣ viện chuyên ngành
23
Xem thêm Vƣơng Toàn, Thực trạng giá trị và phương án bảo quản, khai thức kho OCTO và QTO, nhiệm vụ khoa học cấp Viện 2007
45
vào loại lớn nhất Việt Nam với gần 400.000 cuốn sách tiếng Việt và tiếng nƣớc ngoài với nhiều ngôn ngữ khác nhau trên thế giới, trong đó:
33.460 cuốn sách Trung Quốc cổ
10.466 cuốn sách tiếng Nhật cổ
36.747 cuốn sách tiếng Pháp, tiếng Anh… nghiên cứu về kinh tế, văn hoá và xã hội của các nƣớc Viễn Đông đầu thế kỷ 19
Hàng nghìn tập bản thảo viết ta nhƣ Hƣơng ƣớc, Thần tích Thần sắc bằng các loại chữ quốc ngữ, chữ Hán hoặc chữ Nôm
Gần 58.000 ảnh về các di tích lịch sử, sinh hoạt văn hoá, kiến trúc khảo cổ của Việt Nam, Lào và Campuchia
- Nguồn thông tin điện tử (băng từ, CD – ROM, cơ sở dữ liệu trong đĩa mềm, đĩa cứng): Năm 1995 ISSI bắt đầu tổ chức xây dựng các CSDL, đến cuối năm 2000 đã chính thức đƣa ra khai thác phục vụ ngƣời dùng tin và cho đến nay đã bổ sung thêm rất nhiều các CSDL. Các CSDL này đƣợc xây dựng trên phần mềm CSD/ISIS do UNESCO cung cấp miễn phí. Các CSDL dạng thƣ mục của tài liệu tiếng Nga và tiếng Trung Quốc cũng đang đƣợc tiến hành.
Hiện nay, ISSI đang phục vụ bạn đọc 13 CSDL ở phòng Công tác bạn đọc và có khoảng 30 CD-ROM còn chƣa đƣợc làm thủ tục bổ sung chính thức và chƣa đƣa vào khai thác. Đây là các CSDL toàn văn và thƣ mục do các tổ chức quốc tế tặng hoặc do cán bộ của Viện thu thập đƣợc sau các chuyến đi dự hội nghị, hội thảo quốc tế
- Nguồn thông tin khác (phim, ảnh, đĩa hát…): Nguồn tài liệu này chủ yếu do EFEO bàn giao lại, sau năm 1957 ISSI có bổ sung thêm phim, ảnh, bản đồ…