Như phân tích ở thực trạng có thể thấy mặc dù công tác phân tích nhu cầu đào tạo được Khu nghỉ mát thực hiện khá bài bản nhưng trong khâu thực hiện vẫn có nảy sinh nhiều vấn đề, đặc biệt là về việc sắp xếp lịch học, lên chương trình giảng dạy. Sau đây là đề xuất về hoàn thiện công tác lên kế hoạch gồm 5 bước.
Bước 1: Xác định khoảng cách về kết quả thực hiện công việc
Xác định rõ khoảng cách về kết quả thực hiện công việc của mỗi nhân viên sẽ giúp xác định ai hoàn thành tốt công việc, ai không hoàn thành tốt.
Kết quả thực hiện công việc tiêu chuẩn – kết quả thực hiện công việc thực tế
= khoảng cách về kết quả thực hiện công việc
Để xác định khoảng cách trong kết quả thực hiện công việc cần:
- Tìm hiểu kết quả thực hiện công việc mà nhân viên đạt được trong thực tế
- Tìm hiểu tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc (kết quả công việc cần đạt được) - Tiến hành so sánh giữa những tiêu chuẩn về kết quả công việc với những kết quả đạt trong thực tếđể tìm ra khoảng cách.
Những nguồn thông tin để có được thông tin trên bao gồm:
Kết quả thực hiện công việc trong thực tế:
- Bản đánh giá kết quả thực hiện công việc - Trao đổi với nhân viên
- Trao đổi với cấp trên trực tiếp
- Trao đổi với khách hàng có liên quan
Tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc:
- Bản mô tả công việc
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Mục tiêu/ phương hướng hoạt động của công ty - Ý kiến của ban giám đốc/ trưởng bộ phận
Bước 2: Phát hiện nguyên nhân của khoảng cách
Trong môi trường doanh nghiệp, một khuynh hướng khá phổ biến là sau khi biết được kết quả công việc không đạt như mong muốn, chúng ta thường nghĩ ngay đến việc tổ chức những khoá học cho nhân viên nhằm khắc phục khoảng cách này. Tuy nhiên đào tạo không phải là câu trả lời duy nhất cho những vấn đề liên quan đến kết quả công việc bởi vì trong môi trường doanh nghiệp, có nhiều yếu tố tác động đến việc thực hiện công việc của nhân viên. Sẽ thực tế hơn nếu trả lời được câu hỏi “Tại sao có khoảng cách này?” Điều này có nghĩa chúng ta cần phân tích nguyên nhân gây ra khoảng cách để giải quyết nguyên nhân gốc chứ không chỉ dừng ở triệu chứng. Kết quả là chúng ta cũng sẽ xác định được đào tạo có phải là giải pháp để đạt được kết quả công việc như mong muốn hay không.
Bảng 3.1: Một số nguyên nhân của khoảng cách và biểu hiện Loại nguyên nhân Biểu hiện thông thường
Chính sách khen thưởng và đánh giá - Không có sự liên hệ giữa lương thưởng và hiệu quả công việc
- Nhân viên làm việc không tốt nhưng được thăng chức
- Cấp trên lờ đi hay không ghi nhận thành quả công việc.
Việc trao đổi thông tin - Nhân viên không được cung cấp đầy đủ thông tin để thực hiện công việc
- Hệ thống trao đổi thông tin giữa các cấp hay giữa các phòng ban không rõ ràng
Thiết bị và môi trường làm việc - Máy móc cũ, dễ hỏng hóc
- Các bản mẫu phức tạp và khó hiểu
- Nơi làm không đủ ánh sáng, ồn quá mức cho phép
Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp - Cơ cấu báo cáo phức tạp
- Có sự chồng chéo trong chức năng của các phòng ban
Loại nguyên nhân Biểu hiện thông thường (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cá nhân không thấy được sự gắn kết giữa mục tiêu của mình với mục tiêu chung của công ty
- Cá nhân không thích công việc Khả năng của cá nhân so với khối
lượng công việc
- Cá nhân được giao quá nhiều công việc
Kỹ năng và kiến thức của cá nhân - Cá nhân không nhớ cách làm
- Cá nhân không thực hiện được các bước trong quá trình
- Cá nhân không có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc
(Nguồn: Lê Thị Mỹ Linh (2009, theo Nguyễn Vân Điềm và Nguyễn Ngọc Quân, 2004)
Qua thực trạng tại khu nghỉ có thể thấy được phần lớn nguyên nhân nằm ở động cơ làm việc, kỹ năng và kiến thức của cá nhân. Ngoài ra còn có một số nguyên nhân khác liên quan đến chính sách đánh giá và môi trường làm việc.
Bước 3: Đưa ra các phương án để giải quyết vấn đề
Bước này đòi hỏi người thực hiện đánh giá nhu cầu đào tạo phải đưa ra các phương án giải quyết vấn đề và xác định xem liệu đào có thực sự là biện pháp cần thực hiện. Đầu tiên là đưa ra các phương án khả thi. Nếu nguyên nhân là nhân viên thiếu hụt kiến thức, kỹ năng thì cần thực hiện một hoặc kết hợp các giải pháp sau: cung cấp khóa đào tạo ngoài công việc, tạo điều kiện thực hành, cung cấp ý kiến phản hồi, đơn giản hóa nhiệm vụ, thực hiện hỗ trợ công việc, thực hiện đào tạo trong công việc. Trong một số trường hợp có thể phải thực hiện thuyên chuyển nhân viên hoặc chấm dứt hợp đồng lao động nếu đào tạo vẫn không có hiệu quả.
Nếu nguyên nhân chủ yếu do sự thay đổi trong tổ chức, do thiếu động lực lao động, do tổ chức công việc chưa hợp lý thì giải pháp cho những vấn đề này có thể bao gồm xây dựng kế hoạch chiến lược, tái cơ cấu tổ chức, thực hiện quản lý thực hiện công việc, khuyến khích vật chất và tinh thần, xây dựng nhóm làm việc hiệu quả…
Cần chú ý là rất ít khi chỉ thực hiện giải pháp đào tạo mà có thể giải quyết được các vấn đề về kết quả thực hiện công việc; cần phải thực hiện các biện pháp về tổ chức quản lý nữa mới có thể đạt được mức độ phát triển nguồn nhân lực cần thiết.
Bước 4: Xác định tầm quan trọng và thứ tự ưu tiên cho các nhu cầu đào tạo
Trong trường hợp các biện pháp đào tạo được lựa chọn, nhà quản lý nên xác định thứ tự ưu tiên cho các nhu cầu đào tạo. Trước hết cần tiến hành lập danh mục các nhu cầu (nguyện vọng) đào tạo. Nhu cầu (nguyện vọng) đào tạo có thể tổng hợp trên cơ sở chiến lược phát triển của khu nghỉ mát, kết quả đánh giá thực hiện công việc, kế hoạch phát triển cá nhân… Do nguồn lực trong khu nghỉ mát có hạn, vì vậy khi lập kế hoạch và chuẩn bị cho hoạt động đào tạo, cần cân nhắc nên đáp ứng nhu cầu đào tạo nào trước. Tiêu chí để bạn cân nhắc là mức độ quan trọng và khẩn cấp của nhu cầu đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một nhu cầu đào tạo được xem là quan trọng khi nó có ảnh hưởng lớn hoặc nếu không thực hiện thì gây ra hậu quả đáng kể. Trong khi đó nhu cầu đào tạo khẩn cấp đòi hỏi sự thực hiện ngay lập tức. Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa tính quan trọng và tính khẩn cấp như sau:
III II
IV I
Hình 3.1: Mối quan hệ giữa mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp
Căn cứ vào hình 3.1 có thể phân nhu cầu thành các loại: - Nhu cầu khẩn cấp nhưng không quan trọng (I) - Nhu cầu vừa quan trọng vừa khẩn cấp (II) - Nhu cầu quan trọng nhưng không khẩn cấp (III)
- Nhu cầu không khẩn cấp cũng không quan trọng (IV);
Trong những loại nhu cầu trên, chắc chắn chúng ta sẽ ưu tiên đáp ứng loại nhu cầu vừa quan trọng vừa khẩn cấp trước tiên (các nhu cầu thuộc ô II), sau đó mới đến những loại nhu cầu khác (các nhu cầu thuộc ô I, III). Thường xuyên đánh giá nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch cho những nhu cầu đào tạo quan trọng, không nên để xảy ra tình huống phải thực hiện những đào tạo tuy không quan trọng nhưng lại khẩn cấp.
M ứ c đ ộ quan tr ọ ng Mức độ khẩn cấp Cao Thấp Cao
Nếu ta thường xuyên thực hiện đánh giá nhu cầu đào tạo thì tình trạng khẩn cấp này sẽ giảm xuống.
Bước 5: Quyết định lựa chọn phương án tối ưu
Khi lựa chọn các giải pháp cần tính đến tính hiệu quả của các giải pháp này trên các khía cạnh: chi phí, lợi ích thu được, sự sẵn có của nguồn lực…để lựa chọn giải pháp tốt nhất/hiệu quả kinh tế cao nhất. Sau đó lên báo cáo về kế hoạch đào tạo.
Hiệu quả giải pháp:
Giải pháp này giúp cho Khu nghỉ mát xác định được nguyên nhân cũng của khoảng cách giữa kết quả thực tế và kết quả yêu cầu, từ đó thấy được phần nào thuộc về đào tạo, phần nào thuộc về các yếu tố tác động khác. Sau đó, việc xác định mức độ cấp thiết của đào tạo sẽ giúp sắp xếp lịch học hợp lý hơn, tránh sự chồng chéo, dồn ép ảnh hưởng đến kết quả học tập. Từ việc cân nhắc lựa chọn các phương pháp tối ưu, ưu tiên các nội dung cần học tập, đào tạo sớm sẽ giúp Khu nghỉ mát tiết kiệm được nguồn lực và mang lại hiệu quả thực hiện tốt hơn.